加强高校档案管理 努力实现档案管理现代化

史兰亭

摘 要：随着信息技术的高速发展，信息爆炸时代已经到来，现代化的手段在满足了人们对信息收集、整理以及保管方面要求的同时，对高校档案管理工作也提出了新要求、新挑战。高校的档案资料是影响高校发展的重要资源之一，其管理水平的先进与否直接关系到档案管理工作的各个环节，档案管理的价值已经得到越来越多高校管理者的认可。为了满足信息化时代对高校信息资源共享和使用率最大化的要求，高校必须借助先进的新技术手段，实现高校档案工作的管理现代化。

关键词：高校 档案管理 现代化

一、实现高校档案管理现代化的重要意义

1.高校档案管理现代化是为了适应高校自身发展的需要

早在2008年9月，由中华人民共和国教育部、国家档案局颁令施行的《高等学校档案管理办法》就曾对高校档案管理进行了明确的定义。简单地讲，高等学校档案是指高等学校在从事招生、教学、科研、管理等活动期间，直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。这就足以说明高校档案的来源众多，且内容极为丰富，从关乎学生的学习、就业到高校的变革、发展，都用档案的形式记录在册，可见档案管理工作的重要性。

从高校设立之初，档案管理工作就伴随而生。甚至可以说，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，它记录着学校自身的办学历史，记录着高校发展的大事件，更记录着学校的各项教育活动。进入21世纪之后，随着学校各项工作的积极开展，高校档案的数量几乎每日都在成几何倍数增长，这主要表现为不仅档案的内容日趋丰富，档案管理工作的手段也在日新月异地与时代接轨。最为明显的是高校档案管理正在走向“图书、信息、档案管理一体化”的趋势，并且也会随着科技的进步变得更加明显。在这种情况之下，传统的档案管理手段、方式方法已经远远的滞后于高校飞速发展的需要，无法满足广大师生对当前信息资源共享及信息一体化的要求。因此，加强高校档案管理，努力实现档案管理现代化是高校自身迫在眉睫的需要，对推动高校其他各项事务发展也有着非常重要的意义。

2.高校档案管理现代化也满足了社会信息化发展的需要

诚然，21世纪是一个“信息爆炸”的时代，高校作为支撑社会进步的中流砥柱，很大程度上就如同是一个浓缩的小社会。现代化的生活与工作方式正在悄然影响着高校的各个方面，这是因为电子化、信息化的发展使得获取信息更为便捷。但面对每天如潮水般铺天盖地涌来的各类信息，高校更加有必要迅速有效地对各类信息进行自动化、信息化、现代化管理，为广大师生提供开放式的网络化管理，提供便捷的信息化服务。

高校档案管理的现代化不仅是时代和科技的呼唤，也是整个社会对高校寄予的一种厚望。现代化的管理方式是一架引领高校档案工作迈向更高层次的阶梯，能够让档案管理工作摆脱繁忙而庞大的信息压力，有条不紊地解决档案管理中的各种难题。社会的飞速进步，对信息管理、档案管理提出了新的要求。所以，现代化档案管理可以提高信息资源的利用效率，减少重复劳动，使档案工作与时俱进，更好地为广大人民服务。

二、实现高校档案管理现代化的措施和手段

1.更新现代化档案管理的思想观念

观念总是约束和指引行为的前提保证，做好任何一项工作，首先要树立正确的思想观念，对于高校档案管理工作也不例外。因此，拥有现代化档案管理的思想观念，是实现档案管理现代化的先决条件。如果没有树立这种正确的工作理念和思想观念，那么即使拥有世界一流的档案保护和管理设施，也是无法解决现有档案管理工作上的问题，更不要谈实现档案管理现代化了。而培养先进的档案管理观念在高校则是轻而易举的，这是因为它不仅是一个文化重地，同时也为各种先进理念的传播提供了良好的环境，这种优良的氛围也会使这种先进的理念迅速得以应用与实践。毫无疑问，在推进高校档案管理现代化的过程中，高校档案管理正在尝试着与现代化、信息化接轨，而这些都受到了现代化管理思想的影响，能够保证档案管理工作从一种思想意识转变为现实。

2.更新现代化档案管理的软硬件设施

正所谓工欲善其事必先利其器，拥有一整套配备齐全的软硬件基础设施，是高校实现档案管理现代化的基础条件。科学技术日新月异的发展，以及电子化、信息化时代的到来，为现代化档案管理提供了新技术、新工具。但是，如何运用这些先进的科学技术，并将这些新技术进行推广、实践，都需要相应的软硬件作为辅助工具和手段。如今，随着高校办学条件的改善，许多高校对档案管理部门的投入已经较从前增加了很多，但档案部门的大部分管理工作仍然停留在档案的日常管理及维护上，许多工作还是人工完成，没有运用现代化电子手段。

因此，在这样的高校档案管理背景下，要不断加大对档案管理的投入，集中精力更新软硬件设施。首先，配备一批适合档案实体管理的设备，起到档案管理中防盗、防火、防潮等必要作用。条件允许的情况下，可以考虑建设功能齐全、操作便利的综合档案管理馆，有专业的库房，配备新型档案管理的各种装置，如自动调节控制空气湿度与环境温度，自动检测火灾火源，自动报警及消除火源，自动净化空气中的尘埃，有效实现珍贵档案的去污、去酸，做好保护工作。其次，对自建的数据库进行改革，改变其规模类型小、功能单一、标准化程度低的弱点，不断提高高校自身数据库的利用率，积极向北大、清华等知名高等学府的档案网站学习，依托教育网、校园网等平台，努力实现资源共享，并根据自身规模及工作实际开发出一套实用的管理软件。

3.加快高校现代化档案队伍建设

21世纪的竞争，是人才的竞争。人才也是当代社会最宝贵的资源和财富。先进的科学技术，更加需要能够合理使用、正确操作的人才。在科学发展观的指导下，要牢牢树立以人为本的理念，培养一批年轻肯干、钻研进取的档案管理人才，鼓励他们积极开展自我学习与自我批评，要积极主动，不怕苦不怕累，善于收集与积累各类素材。高校要对这些档案管理人员开展定期或不定期的专业培训，培训内容以计算机、网络信息等知识为重点，学习电子档案的接收和保管，提高档案管理人员的档案管理意识、管理水平，更新他们的思想观念，应对信息技术的飞速发展对档案工作提出的新难题与新挑战，并建立档案人才管理与档案设备管理的一整套制度，以制度为基础进行考核，根据考核结果调配薪资待遇，使档案管理这项工作有条不紊地展开。

总之，加强高校档案管理，努力实现档案管理现代化是高校自身适应时代与社会高速发展的必然选择，也是时代发展对高校提出的必然要求。这就需要推动高校档案现代化的进程，一方面，高校本身要转变思想观念，投入足够的资金来更新软硬件设施，加强档案管理专业化人才队伍的建设；另一方面，国家以及有关教育部门也要给予更多的支持，加强宏观调控，双方共同推进档案管理现代化的进程，才能保证我国高校档案管理在现代化手段的帮助下实现跨越式发展。

参考文献：

[1]王建宇.高校档案管理信息化存在的问题及对策[J].重庆电子工程职业学院学报，2013(1).

[2]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯， 2011(5).

（作者单位：山东理工职业学院）