WORD“邮件合并”功能在制作学生体质报告单中的应用

袁保才

摘要：传统用手填写学生的体质报告单方法，大大增加了体育教师的工作量。同时每年上报《国家学生体质健康标准》数据库，教师输入到Exgel模板的数据也不能被充分利用，浪费了教师的劳动。本文以实践为依据，通过利用word“邮件合并”功能，利用国家数据库上报软件导出的Excel成绩数据作为数据源，制作学生体质报告单，能起到事半功倍的效果，可以大大减少教师的工作量。

关键词：邮件合并；体质报告单；应用

中图分类号：G623.8 文献标识码：A 文章编号：1005-2410（2014）02-0037-02

本人利用从国家数据库软件评分后导出的Excel成绩文档作为数据源，通过word“邮件合并”功能电脑制作《报告单》，可以起到事半功倍的效果。现将具体的操作过程，通过图文的形式，呈现给大家，以期能对广大同仁有所帮助。

一、“邮件合并”的概念

“邮件合并”将一个列表中各种信息和一个主文档（格式化信函）合并创建大量的邮件。就是在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。目前的Word版本有了“邮件合并向导”窗格，使得“邮件合并”更容易操作。本文通过《报告单》的实际操作步骤，介绍了“邮件合并”功能在《报告单》中的具体操作方法，大家可以依照本文制作自己的《报告单》。

二、“邮件合并”的具体过程

1.创建主文档

主文档是固定不变的主体内容。本文中是指《报告单》中的姓名、班级、学号、成绩、运动处方等给每个学生必填的主体内容。由于各年级男、女生的各项目等级标准不同，因此利用“邮件合并”功能时，各年级男、女生的等级成绩范围，要根据自己所教授的相应年级的学生，分性别分进行制作“主文档”，图1为高二年级男生的体质报告单主文档。

在制作“主文档”时，还要考虑好给学生的《报告单》，是每人一张打印纸，还是每人半张大小的打印纸。如果是打算给每个学生一张打印纸大小的《报告单》，这里就可以忽略了，但这样比较浪费纸张。现今社会以环保为前提，是个节约型社会，为了节省纸张，可以制作成两个人一张打印纸张，然后从中间裁开分给每个学生半张打印纸大小的《报告单》。这里，在设置表格时一定要保证《报告单》表格占到一半页面的范围，占不到可用“分段符”来补足，这会为后面的操作节省时间。

2.准备数据源

数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容，数据源可以是表格的形式，也可以是Word、Excel、Access中的记录表。本文中的数据源是从国家数据库上报软件中导出的评分后的Excel电子表格中的各项成绩数据（可以保存为“导出成绩“）。其中包含“班级”“学号”“姓名”等34个字段的数据信息。

依据《报告单》模板的需要，在此只保留“班级”“学号”“姓名”“耐力项目成绩”“耐力项目等级”“柔韧力量类项目成绩”“柔韧力量类项目等级”“速度灵巧类项目成绩”“速度灵巧类项目等级”“测试总分”“总分等级”11个字段即可。由于本表格中没有“运动处方”字段，因此在表格的后面添加一列“运动处方”字段，把每个学生的运动处方输入到此列。然后对Excel数据表格中的“班级”字段进行简单处理，运用“填充”功能，将“班级”列填充成“高二（1）”等与学生班级相对应的样式即可。最后将Excel文档依据年级和性别保存六个文档（如高一男生、高一女生、高二男生、高二女生、高三男生、高三女生等形式）。

3.将数据源中的数据合并到“主文档”

建立好主文档和数据源后，将数据源中的相应字段添加到“主文档”的固定内容中。此操作过程通过“邮件合并向导”进行。

三、《报告单》详细制作步骤

制作好“报告单（主文档）”和“导出成绩（数据源）”后，就可以把数据源合并到主文档中。具体操作步骤如下；

第1步：打开创建的《报告单》word文档（主文档）。

第2步：从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”-“邮件合并”，在word窗口右侧出现“邮件合并向导”任务窗格。

第3步：选择文档类型，此处默认选择：“信函”，单击“下一步：正在启动文档”（图2）。

第4步：选择开始文档。因为当前文档是主文档，选择：“使用当前文档”，即默认选择。单击“下一步：选取收件人”。

第5步：选择收件人。此处直接单击“使用现有列表”区的“浏览”链接（图3），打开“选取数据源”对话框。

第6步：在打开的对话框中找到“高二男生导出成绩”数据源文件（前面准备好的Excel数据），选中“打开”。在弹出“选择表格”对话框中，选中要打开的“表格”（sheetl），单击“确定”（图4）。

第7步：弹出“邮件合并收件人”对话框，单击“确定”按钮（图5），返回Word编辑窗口，单击“下一步：撰写信函”。

第8步：撰写信函。此步骤是将“导出成绩”数据源中的字段准确的插入到《报告单》主文档中，是“邮件合并”制作过程的核心环节。

将光标定位在《报告单》主文档中的“姓名”后的下划线中间，单击“其它项目”链接，打开“插入合并域”对话框，选中“数据库域”，在“域（F）：”包含数据源表格中所有字段。选中“姓名”，单击“插入”按钮，“导出成绩”数据源中“姓名”字段合并到《报告单》主文档中（图6）。

关闭“插入合并域”对话框，将光标定位到“班级”后下划线的中间位置，用上述方法把“导出成绩”数据源中的“班级”字段合并到《报告单》主文档中（图7）。

依据上述方法，依次将“学号”“耐力项目成绩”“耐力项目等级”“柔韧力量类项目成绩”“柔韧力量类项目等级”“速度灵巧类项目成绩”“速度灵巧类项目等级”“测试总分”“总分等级”和“运动处方”字段合并到《报告单》主文档中。从“导出成绩”数据源中插入的字段被“《》”符号括起来，和文档中的普通内容有所区别（图8）。

第9步：为了实现环保、节约纸张，一张打印纸打印两名学生的《报告单》，要在报告单表格的下方加一个“分段符”，利用“工具栏”中的“插入word域”插入“下一记录”就可以实现（图9），然后全选“复制”上面完成的《报告单》，“粘贴”在剩下的半张空白纸上，单击“下一步：预览信函”。

第10步：预览信函。《报告单》主文档中带有“《》”符号的字段，变成“导出成绩”中信息的具体内容，点击任务窗格中的“《”或“》”可以浏览其它《报告单》内容，单击“下一步：完成合并”（图10）。

第11步：完成合并。点击“完成合并”中的“打印”链接，可以批量打印所有学生的《报告单》。也可以选择“完成合并”中的“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中选择“全部”（图11），生成一个包含所有学生《报告单》的新文档，最后选择打印。

现在已经完成了所有男生的《报告单》，接下来用同样的方法制作女生的《报告单》。

四、结语

如果要求教师签名，还可以用上面添加“运动处方”的方法，在“导出成绩”（数据源）中添加一列教师签名，把你富有个性的、美丽的签名也可以一并打印上去。

将上报国家数据库软件导出的Excel成绩数据作为数据源，利用word“邮件合并”功能制作《报告单》能大大减少体育教师的工作量，对填写《报告单》能起到事半功倍的效果，并且百分百的正确无误，同时呈现出的《报告单》干净整洁，非常美观。

参考文献：

[1]人力资源和社会保障部人事考试中心组织编写.全国专业技术人员计算机应用能力考试用书一Word2003中文字处理[M].北京：中国人事出版社、中国劳动社会保障出版社联合出版，2010.

[2]罗庆丰.运用“邮件合并”提高办公效率[J].天极办公软件，天极网，2004（05）

[3]无锡市滨湖区教育局.关于做好《学生体质健康报告单》发放工作的通知[E].2012，12.endprint