关于Word软件操作中常见问题的分析与处理

徐珂

摘 要：在现代办公和教育教学中，Word软件都是必备办公软件之一，具有十分普遍的使用性。本文首先从自动功能、向导功能和帮助功能分析了Word软件的功能及特点，并在此基础上分别阐述了初学者和常用者在Word软件操作中常见的问题和处理方法，以强化用户对Word软件的有效使用。

关键词：Word软件；操作问题；处理方法

中图分类号：TP31 文献标识码：A

1 引言（Introduction）

以计算机主导的科技时代，推动了现代文明的发展，极大的改善了现代人的诸多方面。尤其是计算机应用软件的强大功能，极大的改善了人们的生活与工作方式。当前，全世界已进入无纸化自动办公时代，Word软件已成为使用十分普遍的计算机软件[1]。计算机Word软件具有强大的自动功能、向导功能以及帮助功能。在进行Word软件的操作过程中，对于初学者而言，由于对Word软件的功能比较生疏，所以遇到的问题相对比较基础。对于常用者而言，由于某些因素的原因，在Word操作中，容易遇到文档高级设置等方面的问题。对此，本文就相关的问题及处理方法做了如下具体阐述。

2 Word软件的功能及特点分析（Analysis of thefunction and features of word software）

Word软件作为文字处理器的应用程序，具有十分广泛的实用性。这在很大程度上得益于Word软件具有多样化的功能，以及人性化的特点。具体而言，Word软件的主要功能及特点，主要体现在以下几个方面：

（一）自动功能。为方便用户端的使用，Word软件设置有强大的自动功能，无论是在编辑、录入等方面，都提高了使用者的操作效率。所以，基于软件的自动功能，Word软件具有十分广泛的应用价值。

（二）向导功能。在软件设计中，为方便操作中的使用，其提供有丰富的模版，以便于在文档的操作中快捷的建立相应的格式。同时，Word软件具有【自定义】模版，这就在很大程度上为用户提供了特殊的需求服务。

（三）帮助功能。帮助功能是Word软件的最大亮点之一。在丰富的操作功能中，无论是初学者还是常用者，在遇到操作问题时，都可以得到较好的帮助，以便于问题的及时解决。

所以，Word多样化的功能，给用户带来了较大的便捷。但同时，由于Word软件的功能多，会给操作者带来诸多的问题。对于初学者而言，对功能不熟悉、了解不全面，进而出现操作问题。对于常用者来说，在Word软件的高级使用中，不够熟练，对若干功能不太熟悉，以至于出现操作上的问题[1]。

3 初学者在Word软件操作中的常见问题及处理（Common problems and treatment in word software operation for beginners）

Word软件具有强大的文字处理功能，并且随着软件的不断更新，其功能也更加多样化。初学者在Word软件的操作中，由于对软件各功能相对比较生疏，掌握程度不够，以至于操作中容易出现一些简单的常见问题。

（一）文档的保存问题。初学者在进行文档保存时，出现这样的提示框：文档是“只读形式”。对于这一问题的出现，是由于Word文档修改之后，其无法保存至只读文档之中[2]。所以，对于这一问题，在对Word修改文档进行保存时，则需要重新命名，以新的名称对其进行保存。这是因为，在进行文档的保存过程中，由于同名文档是不能同时保存至一个文件夹中的。对此，可采取这样的操作：首先，选择“文件→另存为”。其次，在如图1所示的文件名（M）一框之中，输入新的文件名（“.doc”不能删除），再点击其右边的“保存”即可。

（二）文字录入问题。在进行文字录入时，出现插入的新文字将原有文字“挤掉”覆盖了。这一问题的出现，其实很简单，就是在键盘输入的时候，不小心触碰到了Insert键。这样一来，文字录入的形式就改变了，成为文档的“改写”。所以，这一问题的处理也就非常简单，再按下Insert键，被改变的文档改写功能就可以取消。

（三）剪切问题。把“剪贴板”中的内容插入到文档中时，Word总是自动为其添加空格。其实，这一问题的产生，是由于Word软件具有“智能剪贴”的功能，除了会出现“空格”之外，该功能还可以在删除文字时自动删除多余的空格。Word这种“智能剪贴”功能对于英文编辑具有较大的便利性，但对于中文编辑就显得“画蛇添足”，给初学者带来一定的困惑[2]。所以，对于这一情况，可以使用“智能剪贴”功能进行取消。具体的操作方法是：在【工具】菜单上，单击【选项】命令，单击【编辑】选项卡，选中【智能剪切和粘贴】复选框，单击【设置】按钮，清除【粘贴时调整段落间隔】复选框，如图2所示。

（四）网页文字的复制问题。在Word操作中，经常需要从网页中复制一些内容。但问题也随之而来了，经常出现如下的几种情况：

（1）在进行纯文字的网页内容复制时，可直接利用Word软件中的“粘贴”功能。并且，由于Word在粘贴时具有智能功能，此时会出现 这样一个按钮，点击它，会出现下拉菜单，点击其中的【匹配目标格式】，所复制的网页内容便会与文档中的格式相匹配。

（2）在进行“图文混排”网页内容的复制时，复制到Word后，复制内容中的图文会以嵌入型的方式出现。所以，需要对图文的方式进行重新设置，选择“四周型”的方式。当然，在【行间距】的设置时需要特别注意，一旦将其设置为固定值选项，如图3所示，所复制的文字就会被图所覆盖。

（3）在进行“表格文本”的网页内容复制时，我们可采取如下的操作方法：首先，将鼠标移至表格的任何位置。其次，发出这样的命令：表格—转换—表格转换成文本。最后，在点击对话框中的确定即可。

4 常用者在Word操作中的常见问题及处理方法（Common problems and treatment in the word operating in the common people）endprint

Word软件是无纸化办公的重要软件，常用者对Word软件的常用功能及问题比较熟悉，但在使用中也经常遇到这样或那样的棘手问题，影响工作的有效开展。具体而言，常用者在Word软件操作中，常见的问题主要表现在以下几个方面：

（一）Word文件由于突然断电而导致丢失。这一问题在操作中经常出现，让人非常的气恼。所以，Word文档丢失的预防及恢复可以采取如下的操作方法：

（1）Word文件的恢复。由于某些因素导致电脑关机，这就容易造成Word文件受损或丢失，对于这一问题的解决，方法有很多。在此，介绍一种简单易操作的方法：第一步，打开Word文档，依次在菜单栏单击【文件】—【另存为】。第二步，在【另存为】窗口单击【保存类型】，并在其下拉列表中选择【RTF格式（*.rtf）】，单击【保存】按钮。第三步，打开转换好的RTF文件，接着同样再单击【文件】菜单中的【另存为】。第四步，在【保存类型】列表中选择【Word文档（*.doc）】，单击【保存】按钮[3]。

（2）为防范Word文件丢失，需要采取相应的办法。其中，“让文档自动备份”，这一方法比较人性化。具体操作步骤为：第一步，单击【工具】菜单中的【选项】命令。第二步，选择【保存】，并选择【保留备份】复选框。第三步，点击【确定】按钮。经过这样的设置，就可以对Word文件做到自动备份，进而有效的防止由于某些因素造成的Word文件出现丢失等问题。

（二）Word文档加密。很多情况下，需要对Word文档进行加密处理。但是如何做到文档加密呢？下面就打开密码、修改密码、文档保护，三种保护方式进行具体阐述，以便大家区分。

（1）在对文件进行保存时，可以对其做出如下的设置：【打开密码】和【修改密码】，如图4所示。也就是说，一旦进行【打开密码】的设置操作，在对Word打开时，都会弹出对话框，要求输入正确的密码就可以看到文档的具体内容。

（2）修改权限密码。很多情况下，Word文档可以让人看，但不能被随意修改。这时设置【修改权限密码】便可以实现。也就是说，没有密码，是无法对文档内容进行修改的。

（3）Word文档保护。在对Word文档进行保护之后，虽然不需要密码便可对文档进行代开[3]。但是，不允许对其内容进行修改。具体而言有三种保护方式：一是不允许对文档的文字进行添加、删除，不能更改文档的格式。二是关于修订的，允许修订，但是原作者有权选择是否接受他人的修订。三是保护窗体，不允许对Word文档的文字内容进行修改。

（三）对于经常使用Word办公软件的人而言，对于Word软件的【页眉页脚】功能肯定不陌生。但是，经常会遇到这样的问题：在进行Word页眉设置之后，在其下面添加有“一条横线”。那么，该如何清楚横线呢？具体可以采取如下的方法进行处理，而且操作简单、不繁琐。第一步，进入页脚编辑模式，并对页眉的文字进行“全选”操作。第二步，进行如图5所示的操作，即将样式切换为正文的模式。经过上述的操作之后，所添加的横线便会消失，而且页眉的文字也可以进行有效地编辑。

（四）在使用公式编辑器插入公式之后，发现行距比之前变大了。如果只是进行行距段落的调整，这个问题还是解决不了[4]。所以，对于这个问题的解决，可以采用如下处理方法：首先，做出这样的菜单命令：点击【文件】选择其中的【页面设置】选项。其次，弹出如图6所示的提示框。点击其中的【无网络】，再单击【确定】即可。这种处理方法是“全部一次调整”，避免了局部调整的麻烦。同时，这种处理方法无需对公式本身做出任何的操作，只需要基于上述步骤，就可以实现对全文档的行距调整，非常之方便。

5 结论（Conclusion）

综上所述，Word软件在操作使用中，无论是初学者还是常用者，都会遇到这样或那样的问题。本文针对若干常见的问题及处理方法进行阐述。当然，在实际的操作使用中，肯定还会遇到其他的问题。鉴于文章篇幅的原因，就针对一些突出问题进行阐述。希望通过本文的阐述，能够给Word用户提供一些帮助，提高软件的使用效率。

参考文献（References）

[1] 王晓芳，陈文旭.Word实用技巧[J].农村青少年科学探究，2008，（04）：112-114.

[2] 李保华，柴靖.Word2003文档处理实用教程[M].北京：清华大学出版社，2009：61-62.

[3] 李振洲，陈妮娜.Word文档乱码问题及解决[J]，内将科技，2013，（02）：22-24.

[4] 纵奇志.Word和Excel软件的实用技巧谈[J].山西广播电视大学学报，2012，（06）：32-34.

作者简介：

徐 珂（1979-），女，硕士，讲师.研究领域：计算机应用.endprint

Word软件是无纸化办公的重要软件，常用者对Word软件的常用功能及问题比较熟悉，但在使用中也经常遇到这样或那样的棘手问题，影响工作的有效开展。具体而言，常用者在Word软件操作中，常见的问题主要表现在以下几个方面：

（一）Word文件由于突然断电而导致丢失。这一问题在操作中经常出现，让人非常的气恼。所以，Word文档丢失的预防及恢复可以采取如下的操作方法：

（1）Word文件的恢复。由于某些因素导致电脑关机，这就容易造成Word文件受损或丢失，对于这一问题的解决，方法有很多。在此，介绍一种简单易操作的方法：第一步，打开Word文档，依次在菜单栏单击【文件】—【另存为】。第二步，在【另存为】窗口单击【保存类型】，并在其下拉列表中选择【RTF格式（*.rtf）】，单击【保存】按钮。第三步，打开转换好的RTF文件，接着同样再单击【文件】菜单中的【另存为】。第四步，在【保存类型】列表中选择【Word文档（*.doc）】，单击【保存】按钮[3]。

（2）为防范Word文件丢失，需要采取相应的办法。其中，“让文档自动备份”，这一方法比较人性化。具体操作步骤为：第一步，单击【工具】菜单中的【选项】命令。第二步，选择【保存】，并选择【保留备份】复选框。第三步，点击【确定】按钮。经过这样的设置，就可以对Word文件做到自动备份，进而有效的防止由于某些因素造成的Word文件出现丢失等问题。

（二）Word文档加密。很多情况下，需要对Word文档进行加密处理。但是如何做到文档加密呢？下面就打开密码、修改密码、文档保护，三种保护方式进行具体阐述，以便大家区分。

（1）在对文件进行保存时，可以对其做出如下的设置：【打开密码】和【修改密码】，如图4所示。也就是说，一旦进行【打开密码】的设置操作，在对Word打开时，都会弹出对话框，要求输入正确的密码就可以看到文档的具体内容。

（2）修改权限密码。很多情况下，Word文档可以让人看，但不能被随意修改。这时设置【修改权限密码】便可以实现。也就是说，没有密码，是无法对文档内容进行修改的。

（3）Word文档保护。在对Word文档进行保护之后，虽然不需要密码便可对文档进行代开[3]。但是，不允许对其内容进行修改。具体而言有三种保护方式：一是不允许对文档的文字进行添加、删除，不能更改文档的格式。二是关于修订的，允许修订，但是原作者有权选择是否接受他人的修订。三是保护窗体，不允许对Word文档的文字内容进行修改。

（三）对于经常使用Word办公软件的人而言，对于Word软件的【页眉页脚】功能肯定不陌生。但是，经常会遇到这样的问题：在进行Word页眉设置之后，在其下面添加有“一条横线”。那么，该如何清楚横线呢？具体可以采取如下的方法进行处理，而且操作简单、不繁琐。第一步，进入页脚编辑模式，并对页眉的文字进行“全选”操作。第二步，进行如图5所示的操作，即将样式切换为正文的模式。经过上述的操作之后，所添加的横线便会消失，而且页眉的文字也可以进行有效地编辑。

（四）在使用公式编辑器插入公式之后，发现行距比之前变大了。如果只是进行行距段落的调整，这个问题还是解决不了[4]。所以，对于这个问题的解决，可以采用如下处理方法：首先，做出这样的菜单命令：点击【文件】选择其中的【页面设置】选项。其次，弹出如图6所示的提示框。点击其中的【无网络】，再单击【确定】即可。这种处理方法是“全部一次调整”，避免了局部调整的麻烦。同时，这种处理方法无需对公式本身做出任何的操作，只需要基于上述步骤，就可以实现对全文档的行距调整，非常之方便。

5 结论（Conclusion）

综上所述，Word软件在操作使用中，无论是初学者还是常用者，都会遇到这样或那样的问题。本文针对若干常见的问题及处理方法进行阐述。当然，在实际的操作使用中，肯定还会遇到其他的问题。鉴于文章篇幅的原因，就针对一些突出问题进行阐述。希望通过本文的阐述，能够给Word用户提供一些帮助，提高软件的使用效率。

参考文献（References）

[1] 王晓芳，陈文旭.Word实用技巧[J].农村青少年科学探究，2008，（04）：112-114.

[2] 李保华，柴靖.Word2003文档处理实用教程[M].北京：清华大学出版社，2009：61-62.

[3] 李振洲，陈妮娜.Word文档乱码问题及解决[J]，内将科技，2013，（02）：22-24.

[4] 纵奇志.Word和Excel软件的实用技巧谈[J].山西广播电视大学学报，2012，（06）：32-34.

作者简介：

徐 珂（1979-），女，硕士，讲师.研究领域：计算机应用.endprint

Word软件是无纸化办公的重要软件，常用者对Word软件的常用功能及问题比较熟悉，但在使用中也经常遇到这样或那样的棘手问题，影响工作的有效开展。具体而言，常用者在Word软件操作中，常见的问题主要表现在以下几个方面：

（一）Word文件由于突然断电而导致丢失。这一问题在操作中经常出现，让人非常的气恼。所以，Word文档丢失的预防及恢复可以采取如下的操作方法：

（1）Word文件的恢复。由于某些因素导致电脑关机，这就容易造成Word文件受损或丢失，对于这一问题的解决，方法有很多。在此，介绍一种简单易操作的方法：第一步，打开Word文档，依次在菜单栏单击【文件】—【另存为】。第二步，在【另存为】窗口单击【保存类型】，并在其下拉列表中选择【RTF格式（*.rtf）】，单击【保存】按钮。第三步，打开转换好的RTF文件，接着同样再单击【文件】菜单中的【另存为】。第四步，在【保存类型】列表中选择【Word文档（*.doc）】，单击【保存】按钮[3]。

（2）为防范Word文件丢失，需要采取相应的办法。其中，“让文档自动备份”，这一方法比较人性化。具体操作步骤为：第一步，单击【工具】菜单中的【选项】命令。第二步，选择【保存】，并选择【保留备份】复选框。第三步，点击【确定】按钮。经过这样的设置，就可以对Word文件做到自动备份，进而有效的防止由于某些因素造成的Word文件出现丢失等问题。

（二）Word文档加密。很多情况下，需要对Word文档进行加密处理。但是如何做到文档加密呢？下面就打开密码、修改密码、文档保护，三种保护方式进行具体阐述，以便大家区分。

（1）在对文件进行保存时，可以对其做出如下的设置：【打开密码】和【修改密码】，如图4所示。也就是说，一旦进行【打开密码】的设置操作，在对Word打开时，都会弹出对话框，要求输入正确的密码就可以看到文档的具体内容。

（2）修改权限密码。很多情况下，Word文档可以让人看，但不能被随意修改。这时设置【修改权限密码】便可以实现。也就是说，没有密码，是无法对文档内容进行修改的。

（3）Word文档保护。在对Word文档进行保护之后，虽然不需要密码便可对文档进行代开[3]。但是，不允许对其内容进行修改。具体而言有三种保护方式：一是不允许对文档的文字进行添加、删除，不能更改文档的格式。二是关于修订的，允许修订，但是原作者有权选择是否接受他人的修订。三是保护窗体，不允许对Word文档的文字内容进行修改。

（三）对于经常使用Word办公软件的人而言，对于Word软件的【页眉页脚】功能肯定不陌生。但是，经常会遇到这样的问题：在进行Word页眉设置之后，在其下面添加有“一条横线”。那么，该如何清楚横线呢？具体可以采取如下的方法进行处理，而且操作简单、不繁琐。第一步，进入页脚编辑模式，并对页眉的文字进行“全选”操作。第二步，进行如图5所示的操作，即将样式切换为正文的模式。经过上述的操作之后，所添加的横线便会消失，而且页眉的文字也可以进行有效地编辑。

（四）在使用公式编辑器插入公式之后，发现行距比之前变大了。如果只是进行行距段落的调整，这个问题还是解决不了[4]。所以，对于这个问题的解决，可以采用如下处理方法：首先，做出这样的菜单命令：点击【文件】选择其中的【页面设置】选项。其次，弹出如图6所示的提示框。点击其中的【无网络】，再单击【确定】即可。这种处理方法是“全部一次调整”，避免了局部调整的麻烦。同时，这种处理方法无需对公式本身做出任何的操作，只需要基于上述步骤，就可以实现对全文档的行距调整，非常之方便。

5 结论（Conclusion）

综上所述，Word软件在操作使用中，无论是初学者还是常用者，都会遇到这样或那样的问题。本文针对若干常见的问题及处理方法进行阐述。当然，在实际的操作使用中，肯定还会遇到其他的问题。鉴于文章篇幅的原因，就针对一些突出问题进行阐述。希望通过本文的阐述，能够给Word用户提供一些帮助，提高软件的使用效率。

参考文献（References）

[1] 王晓芳，陈文旭.Word实用技巧[J].农村青少年科学探究，2008，（04）：112-114.

[2] 李保华，柴靖.Word2003文档处理实用教程[M].北京：清华大学出版社，2009：61-62.

[3] 李振洲，陈妮娜.Word文档乱码问题及解决[J]，内将科技，2013，（02）：22-24.

[4] 纵奇志.Word和Excel软件的实用技巧谈[J].山西广播电视大学学报，2012，（06）：32-34.

作者简介：

徐 珂（1979-），女，硕士，讲师.研究领域：计算机应用.endprint