探索和分析铝业企业基于ERP的采购内部控制

李志锋

摘 要：随着信息技术的不断发展，企业资源规划（ERP）逐渐成为企业内部采购控制的主要手段，对企业面对不同环境进行调整有着重大意义。本文着重分析了铝业企业基于ERP的采购内部控制，说明了内部控制结构和基本关键点，并提出了科学合理的采购内部控制信息化的步骤和流程，以供广大读者参考。

关键词：铝业企业 ERP 采购内部控制

中图分类号：G641 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）08（c）-0150-01

随着国际竞争的加大，需要企业进一步优化管理，采购是企业极为重要的环节，对整个企业的健康持续发展具有很大的基础作用。ERP是目前国际上比较流行的企业管理办法，对企业的采购内部控制有着很大作用，同样对铝业企业也是如此，所以研究铝业企业基于ERP的采购内部控制有着很大的理论意义和实践意义，下文将首先介绍ERP的基本理论。

1 ERP基本理论阐述

1.1 ERP的定义

ERP就是企业资源计划，就是对企业的所以资源进行一定的计划、控制和管理行为。ERP可以帮助企业掌握内部和外部环境，对企业资源进行优化配置，提供更多有用的信息，达到提供整个企业管理水平和增强企业竞争力的目标[1]。

总体来说，铝业企业ERP的主要特点包括：第一，ERP已经设定好了采购流程，只需企业嵌入即可；第二，ERP在系统设置和数据获取上存在多种选择，极大地满足不同群体的需要；第三，ERP是对各部门的数据进行检查，可以降低整个流程的时间；第四，ERP采用单点数据输入，减少重复输入工作的进行，提高整个工作的效率；第五，ERP整个系统都在不断升级，并不断提供高层次的知识，对企业的创新有巨大作用。

1.2 铝业企业ERP的采购内部控制界定

内部控制主要包括人事控制、财务控制、生产控制、材料采购控制盒质量控制等方面，其中采购内部控制主要是对整个采购过程中的主要因素进行控制，包括物品供应的数量、时间等方面，ERP为采购内部控制提供了一种极为有效的方案措施。

铝业企业ERP采购内部控制就是在ERP系统下进行采购活动，主要包括下达计划、执行采购、验收货物、采购入库等环节，通过ERP系统对各个环节进行监督，实现对企业采购的科学管理，达到节省开支的目的[2]。

2 铝业企业导入ERP成功失败因素分析

2.1 铝业企业导入ERP的背景

首先是因为采购金额越来越大，占整个企业总支出的比例也越来越大，对成本控制就是对整个企业利润的掌握，对整个企业的资金顺利运转有着很大作用。

其次是铝业企业的原材料都是比较昂贵的，加上采购的过程时间比较长，这就需要在采购的过程中对采购原燃料的质量、时间进行一定的控制。

最后是因为全球化的加速，我国铝业企业要想在国际市场上保持不败之地就必须转变采购内部控制模式，引入科学有效的采购方式，ERP就是非常适合我国铝业企业采购内部控制的有效模式。

2.2 铝业企业ERP上线的成功因素

首先因为我国铝业企业都国有企业，这样就需要有高层管理者的支持，制定好科学可行的企业方针规划，为企业成功奠定基础。

其次因为ERP系统对专业要求比较高，这样就要求企业要具备专业素质过关的专案人员，同时还要加大对各方面人员的培训，保证ERP系统顺利展开。

最后因为ERP系统起步时间比较晚，我国企业的员工对ERP系统了解很少，这样就需要公司的领导与员工做到沟通工作，保证员工乐于接受ERP系统，提高员工工作的积极性。

2.3 铝业企业ERP运作中的困难

同样可能因为客观和主观的原因，在实际工作中，ERP系统会出现各种问题，主要包括：第一，铝业企业采购流程不合理，企业不具备快速适应ERP系统的能力，缺乏比较先进的管理理念；第二，企业缺乏ERP经验丰富的员工和团队，无法对ERP引起足够的重视；第三，ERP系统过分强调财务管理，而对采购内部控制的规定很少；第四，企业缺乏关于ERP的采购管理制度，流程比较混乱，无法正常实施ERP系统；第五，企业员工由于对ERP的采购内部控制不熟悉，导致缺乏参与意识，在采购控制上ERP很难执行[3]。

3 铝业企业采购内部控制

3.1 铝业企业采购内部控制结构

铝业企业采购内部控制关键点和控制目标、措施主要包括：对于审批关键点，控制目标为保证经济业务在授权下进行，控制措施是供应部门提出采购计划，主管计划的负责人批准采购计划并签章；对于签约关键点，控制目标为保证供货在约定的条件下执行，控制措施为采购人员根据授权按计划签订合同，大额、大宗材料采购的重要合同要经内部审核部门审核；对于登记关键点，控制目标为保证及时正确的处理托收承付事项，控制措施为财务部门收到供应商从银行转来的托收凭证后，立即进行了登记，并及时转送采购部门，以备承付是核实等方面。

3.2 ERP采购内部控制信息化的步骤和流程

对于ERP采购信息化的步骤：首先应该确定好企业的目标，明确ERP的功能。其次要根据企业情况制定应用软件方案，方案的选择要根据具体目标而确定。最后确定具体的数据库软件、系统软件和硬件设备，企业的ERP系统要采用分布式数据库系统软件。

ERP信息化采购的程序主要包括：第一步需要铝业企业制定相关的采购计划，提出原燃料的名称；第二步要确定企业预定的采购商品，并把相关申请交给负责人审批；第三步要根据采购的原燃料选择合适的供应商，把采购的原燃料自动发给供应商，也可以通过采购网选择正确的供应商；第四步就是在确定了供应商之后，把订单通过Email的方式传输给供应商下订单；第五步就是对下的订单进行跟踪，确保供应商是按照订单上的流程进行操作；第六步在确定受到原燃料后进行电子支付，充分利用分布式数据库系统，达到数据库和网络的综合利用。

4 结论

通过以上分析可以看出，运用ERP系统进行采购内部控制是铝业企业适应全球化经济和信息化时代的必然要求，铝业企业要想成功运用ERP进行采购内部控制必须有高层管理者的支持、对员工进行培训、向员工传授ERP系统功能，同时还要制定正确的步骤和流程，只有这样才能正确运用ERP系统进行采购内部控制，才能更好地为企业创造价值。

参考文献

[1] 杨一鸣，黄思涵.制造型企业ERP系统实施成功的关键点分析[J].信息化建设，2010，1（8）：20-21.

[2] 郑天进.企业ERP项目应用过程中需注意的若干事项[J].新会计，2010，11（21）：22-23.

[3] 吕虹云.我国企业实施ERP成功的关键因素分析[J].现代商业，2010，1（11）：39-40.endprint