新形势下如何提高村级档案管理工作

李刚

村级档案管理工作作为农业农村档案工作的基础，反映了农村的真实面貌，是基层党委、政府制定农业和农村思路，促进社会主义新农村建设全面与可持续发展的信息资源，是农民群众维护自身权益的重要凭证。做好村级档案管理工作，对于促进新农村政治、物质、精神文明建设和社会稳定，建设“和谐农村”，加强农村基层组织建设，规范村务管理等方面具有特别重要的意义。因此，如何扎实抓好村级档案管理工作成为了农村基层行政管理迫切需要解决的问题。

一、村级档案管理工作存在的问题

（一）领导重视不够，档案管理意识淡薄。大多村领导主要精力都放在“抓经济，搞建设，树政绩”上，整天忙于中心工作或民心工程，对与档案相关的法律法规和业务知识学习甚少，了解不深。许多村干部档案意识相当薄弱，很少注重档案的规整、保存和利用，没有把档案工作纳入中心工作计划和领导的议事日程，年初无计划，平常无检查，年终不落实。导致档案管理人员也无心工作，管理意识淡薄，形成干好、干坏一个样的扭曲工作态度。

（二）档案管理体制、制度不健全，资料保管不善。很多村级档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的农村虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，造成农村档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了档案的真实性和利用价值。同时，由于村级档案保管设备简陋、条件达不到要求，保护措施不到位，许多农村历史久远的一部分档案资料已经被虫蛀或发生霉变腐烂。这些损失是无法估量的。

（三）档案保管环境条件差，硬件投入不足。农村档案事业是政府投入的公益事业，档案事业的发展必须靠政府的投入。从近几年村级档案管理工作的发展来看，尽管农村经济有了较大发展，各方面条件有了较大改善，但对于档案管理所需的硬件却投入不多。较多农村没有添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，有些农村虽有存放档案的橱柜，但多为老式的木质柜，根本不具备档案保管的“八防”设施。造成投入不足的原因是多方面的，一是村级领导不重视，没有或少列档案经费于年初乡镇工作财政预算，硬件投入得不到长远、有效的保证和支持。二是档案工作考核机制不完善，硬性的档案管理考核目标制度不健全，一定程度上造成乡镇对档案工作不关心、投入少。

二、提高村级档案管理水平的措施

（一）健全机构，完善体制，制定档案工作制度。一是要建立健全村级档案管理网络，将村级档案管理纳入乡年度工作目标考核，实施统一领导，确定条块负责的管理模式。成立以乡分管领导、党政办、行政综合档案室干部等为成员的档案工作考核领导小组。同时，统筹安排，精心组织，配备政治可靠、文化素质好、责任心强的年轻干部为专职或兼职档案员，落实岗位责任制。二是建立村级档案管理工作整理归档、档案保管、保密、利用等制度。严格依照市、区实施国家档案局8号令的具体要求和办法，制定村级文件材料归档范围、分类大纲及保管期限表等档案工作业务规范，并狠抓执行和落实，不断健全和完善乡镇档案管理体制，形成多方位、多角度的科学管理模式和机制。

（二）加强档案法律法规宣传，进一步提高村级领导干部管档意识。采取切实有力措施，利用乡、村干部会广泛宣传档案工作及其它涉农工作的法律法规，学习党和国家关于农业农村档案工作会议精神，不断增强村级领导干部的档案意识，提高对开展村级建档的重要性、必要性的认识。让他们对村级档案工作性质、任务、职责范围、重要程度做到充分了解，以引起对档案管理的重视。

（三）加大村级领导干部的档案工作基础业务知识培训，进一步提高档案人员的业务水平。多采取以会代训、集中学习等形式，常邀档案业务指导部门的专业人员到场指导授课，操作示范，着力提高干部的档案业务工作能力。另外，除定期举办一些业务知识培训外，还应创造机会请专业资深档案员对管档干部、分管领导进行单独辅导，以干代训，现场操作讲解档案的接收、整理、保管、提供利用等档案基本知识，使他们具备档案管理工作的能力。再者，区、乡档案部门应经常性组织村级档案员相互沟通交流档案工作情况，并适时组织参观先进村档案室的活动，现场解答有关具体问题，达到互相学习、交流的目的，以点带面，推动全盘。同时，建立健全档案工作培训学习长效考核机制，巩固和提升村级档案管理工作基础和人员素质。

（四）加大经费投入，规范文件整理，改善档案保管条件。乡人民政府应提高认识、统筹安排，在财政收入中建立预算资金，保障村级档案工作日常经费支出，购买和添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，逐步增加硬件设施投入，改善村级档案保管保护条件，确保村级档案的完整与安全。同时，要把反映村级工作历史面貌、村级行政管理、建设与发展等有关农业农村工作的各类文件材料、表、册、记录等收集齐全、完整，确保村级档案管理工作有力、有序的开展。文件材料一律做到标准化、科学化、规范化，严格按照村级档案管理的制度和要求，规范档案文件的填写、整理、归档和保存。

（五）建立健全村级档案文件检索系统，促进电子文档的形成和完善。电子检索系统的发展应用，能让档案查找工作更加简便和快捷，从而提高行政办事效率。但电子档案的建立和完善是一个长期的过程，必须做到科学严谨、专业细致。一是应由乡档案工作领导小组牵头，邀请区档案局协助建立、完善和维护档案检索系统。二是建立乡、村档案文件检索系统网络共享。从而，方便各级行政部门掌握乡村档案历史资料和动态档案，更好的为领导决策提供信息服务和参考数据。三是建立学习检索系统的长效机制。提升乡村档案管理人员查找、维护电子档案的专业操作技能，确保电子档案信息真、资料全、查找快、维护好。面对日趋激烈的信息化社会，乡村档案管理必须走电子信息化道路，这也是档案工作迈向“常态”、走向进步的必然要求。