浅谈医院党员管理电子档案系统的研发

李肇和+谭敏+周卓源

[摘 要]党员管理电子档案系统是对党员进行管理的一种新模式。传统的党员档案管理工作是由党务人员手工操作完成，劳动强度大，耗费时间长，琐碎繁杂，工作效率较低。由于受传统归档模式的影响，不方便查阅和检索，难以充分发挥党员档案的作用。我院实施党员管理电子档案系统以来，改变了信息的承载介质，通过计算机对党员的各项档案资料进行系统的归档处理，不仅使党员档案管理更有条理性，而且大大提高了档案的利用率。

[关键词]党员管理；电子档案系统

随着科学技术的信息化发展，电子档案管理系统被应用到广泛的领域。传统的纸质档案也逐步走向电子化管理。然而，在党务工作中，利用电子档案系统来管理党员，是党员档案管理的一次创新，作为一名从事多年党务工作的人员，本人认为利用电子档案系统来管理党员是一项开拓性的工作，也是一门崭新课题。现就电子档案管理系统在党员管理工作中的成因和作用，谈一谈笔者的看法。

一、党员电子档案系统的成因和现状

（一）党员电子档案系统的成因

加强党的建设，“党要管党，从严治党”这是我党管理党员的方针。目前，我国有八千五百万名党员。在这支庞大的队伍中，如何加强党员管理，确保党员的先进性、革命性、纯洁性，这是摆在各级党组织面前的一项任重而道远的政治任务。因此，要做好基层党员的管理的工作，把好第一道关，保证党员的数量和质量，这样才能促进整个党组织的良好发展。作为基层党组织，在开展每年新入职党员的信息采集、党费的收取、每个支部党员的发展和转正、党员的活动和学习、党员的评议等工作时必然会产生相关的档案资料，这些档案资料的有效保存为日后党员的流动、党员干部的提拔和任命、向上级有关部门报送相关数据情况等工作提供了重要的原始依据，而且做好党员档案管理工作可以有效地把握党员的素质，掌握好党员的发展动向，规划好党组织的长远发展。基层党员的队伍是庞大的，然而党员的相关档案信息基本都是靠党务工作者手工采集并完成最后的整理归档工作。要完成成千上百名党员的档案管理工作，可想而知工作量有多么的大，而且基本都是靠手工，效率通常也不高，再者这样形成的档案都是以党员个人而存在，存放在一个个的档案袋中，不能形成全方位的信息对比和使用，如此一来，那些宝贵的档案资料就形如“废纸”。因此，使用电子档案系统来规范党员档案管理，显得尤为重要，也是我们运用电子档案系统管理党员的成因。

（二）党员电子档案系统的现状

我院是一所二级甲等综合医院，有着近百年历史，现有党员257名党员，约占全院人数的25%。随着党员人数不断增多，队伍不断壮大，党员的档案资料也随之递增。再停留在传统的管理模式上，势必跟不上党员发展的脚步，更跟不上医院发展的脚步，只有创新党员管理的模式，才能使医院党建工作更上一个新台阶。

医院党员档案管理存在的主要问题是对党员档案管理重视程度不够。由于部分领导思想上认识不足，认为医院是企业性质管理的事业单位，工作重心应放在如何发展医疗业务，如何增收创收上，把党建工作作为医疗工作的附带部分，不予以重视，长期以来存在“重业务，轻党建”的思想。个别领导没有充分认识党员档案的重要性，认为党员档案可有可无，因为其不产生任何经济效益，在管理方面不需要投入太多，所以党员的档案管理长期处于被忽视的地位。由于领导的重视不足，缺少相应的人力和物力支持，党员档案电子化管理的进程很缓慢。

医院党员档案管理的另一个问题主要是党务工作者综合素质不高。首先，由于不够熟悉党员管理业务，造成党员档案收集不及时，经常出现漏收、少收等情况，这样就造成党员档案资料缺损，不全面，给相关统计工作的开展带来很多不便。另外，因为缺乏系统的档案管理的相关培训和教育，相关工作人员在进行归档工作时，只是机械地将资料收入相应的档案袋中，并没有很强档案管理意识和相关的管理技能。这也为实现党员档案电子化管理带来一定的难度，因为只有管理者具备较好的档案管理素养，才能充分发挥主观能动性，发掘传统档案的价值和潜能，并具有档案管理的创新理念，才能为党员档案电子化管理的实现和发展创造更好的前景。

二、研发党员管理电子档案系统的参考依据

肇庆市卫生局是率先在全国开展医德医风考评归档管理的单位，得到卫生部的认可。2007年12月7日卫生部印发了《关于建立医德医风考评制度的指导意见（试行）的通知》（卫办发【2007】296号），向全国推广广东省肇庆市卫生系统的做法。我院按照肇庆市卫生局文件精神，于1994年实施医德医风归档考评并研发了医德医风考评归档管理电子系统。20多年来，通过不断实践，总结经验，形成了一整套完整的管理体系，实现了档案的电子化管理。有鉴于此，我们以医德医风考评归档管理电子系统为范本，根据医德医风考评归档管理电子系统模板结构，应用到党员管理上，研发出了医院党员管理电子档案系统，实现了党员档案电子化管理。

三、党员管理电子档案系统的管理内容

（一）党组织机构

党组织机构主要包括：党委名称（含组织机构图）、党委班子成员（党委书记、副书记、委员、主任、副主任）、辖下支部名称（支部书记、支委、人数）。

（二）文件

文件主要包括：上级文件（卫生部、广东省卫生厅、肇庆市卫生局、高要市卫生局等文件）、本级文件（医院党委的下发文件）。

（三）管理制度

党内法律法规、上级党委制定制度、医院制定的相关制度。如：《中国共产党党员纪律处分条例》、《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则》等。

（四）党员信息

主要包括：所在党支部、党员照片、姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、出生地、入党时间、转正时间、参加工作时间、现任职务、个人身份、学历、毕业院校、学位、职称等。

（五）提拔、任用的党员干部

主要包括：姓名、性别、所在支部、科室职务、任职时间和党员干部人数及其占全院党员人数的百分比。

（六）发展党员工作

主要包括：所在支部、推荐积极分子、拟定发展对象、谈话考察情况、党委会研究决定（设通过、不通过）、政审情况、预备期、转正情况、转正后跟踪管理情况。

（七）入党积极分子

主要包括：所属支部、姓名、性别、籍贯、出生年月、参加工作时间、文化程度、一线情况、入党申请时间、确定积极分子时间、培训情况。

（八）党费收缴

主要包括：年度、收到党费、上交党费、各支部上交党费、支部负责人。

（九）调入（出）或死亡情况

主要包括：姓名、性别、支部、调入（出）或死亡时间、调入（出）单位。

（十）党员学习、活动情况

主要包括：年度、地点、参加人员、签到情况、拟定学习或活动主题、学习或活动情况记录。

（十一）民主生活会、民主评议党员

民主生活会内容包括：年度、主题、支部、时间、人数、内容、成效。

民主评议党员内容包括：年度、评议表、支部、姓名、评议结果、统计

（十二）党代表工作室

主要内容包括：工作制度、党代表工作室人员组成、接访时间、内容、处理结果、反馈意见。

四、党员管理电子档案系统采用的研究方法以及技术路线

（一）系统采用的研究方法

现时在计算机软件方面的行业里，用于开发的语言的工具较多，但实际上主要分为结构化的程序设计语言和面向对象的程序设计语言两大类。

在面向对象程序设计语言出现之前，结构化程序设计方法是程序设计的一个主流，结构化程序设计又称为面向过程的程序设计。在面向过程程序设计中，问题被看作一系列需要完成的任务，函数（在此泛指例程、函数、过程）用于完成这些任务，解决问题的焦点集中于函数，其中函数是面向过程的，即它关注如何根据规定的条件完成指定的任务。在多函数程序中，许多重要的数据被放置在全局数据区，这样它们可以被所有的函数访问。每个函数都可以具有它们自己的局部数据。这种结构很容易造成全局数据在无意中被其他函数改动，因而程序的正确性不易保证。

面向对象的程序设计，其出发点之一就是弥补面向过程程序设计中的这些缺点，对象是程序的基本元素，它将数据和操作紧密地连结在一起，并保护数据不会被外界的函数意外地改变。

在面向对象的程序设计语言里，计算机程序的编写是由单个能够起到子程序作用的单元或对象组合而成，编写过程中将程序和数据封装起来作为一个对象，并为每个对象赋予对应的属性，使对象成为一个功能独立的个体，并在界面上以图形方式显示出来。由于程序在编写过程中按功能划分成了一个个功能对象体，每个对象体负责特定功能，修改时只需对某个功能改动即可，对系统内其他无关的对象不会产生任何影响，在增加某个功能时，只需添加相应的对象来实现指定的操作即可，无须对其他对象作任何修改。

在软件开发工具方面，常见的面向对象设计语言有：JAVA、dotNet、C/C++/C#、JSP、ASP、PHP等等，其中PHP、JAVA和dotNET已经成为了未来五年内程序员必须掌握的工具，这三种语言都在系统开发领域占有一席之地。

在本项目研发中，作者采用目前最流行的JAVA进行编写。作为一种程序设计语言，它简单、面向对象、不依赖于机器的结构、具有可移植性、安全性，并且提供了并发的机制、具有很高的性能；其次，Java提供了丰富的类库，使程序设计者可以很方便地建立自己的系统。例如在党员信息模块中需要增加党员、修改党员信息或者删除某个党员信息，由于Java具有强大的继承功能，只需要事先定义了党员的属性：姓名、所在部门、入党时间等等即可任意调用该信息，实现了代码的复用，免去重复编写代码之忧。另外，Java还提供与目前流行的大型数据库连接的接口，也可通过ODBC单机数据库相连，通过数据窗口可以方便对数据库过行各种操作，处理各种数据流，无需另外编写复杂的SQL语句，使之开发的产品功能强大，界面直观友好。

（二）系统采用的技术路线

党员管理电子档案系统的开发目标是为管理党籍党务工作者提供方便快捷、安全的操作来处理纷繁的党员管理事务，为此系统的界面设计主要采用菜单访问方式，其中包括了十二个功能：组织机构、相关文件、党务制度、党员信息、提拔任用、发展党员、积极分子、党费收缴、调入（出）或死亡、学习活动、民主生活会、党代表工作。

操作时候只需要点击相应的菜单图标即可进入功能模块，然后进行相应的数据操作，例如党组织机构的设定、党员信息的录入等，操作快捷全键盘化，支持系统数据导出至外部进行加工处理，同时完全支持excel、dbf、access数据格式的上传导入，大大方便了信息录入等相关工作的开展。

在数据存储方面，系统采用SQL2000。SQLServer2000是一种高性能的关系型数据库管理系统，在SQLServer7.0的基础上大大扩展了系统的性能、可靠性和易用性，逐渐成为OLTP（在线事务进程）、数据仓库和E商务应用最好的数据库平台。SQLServer2000的主要特点体现在以下几个方面：

1.简便的操作方式。SQLServer2000界面友好、操作简单，同时包含一整套的管理和开发工具，企业管理器就是其中的图形化集成管理工具，用户不用记住各种命令和SQL语句就可以完成各种常规操作。

2.以Client/Server为设计结构。SQLServer2000按Client/Server结构（客户/服务器）设计而成，Client/Server结构将任务合理地分配到服务器与客户端，减少了网络拥挤，提高了整体性能。

3.支持多个不同的开发平台。数据库开发人员可以使用任意一种开发平台编写应用程序来访问SQLServer。

4.索引视图功能。视图是伴随着关系型数据库管理系统出现的，每个SQLServer新版本对视图的支持都有不同程度的提高，在SQLServer2000中允许在视图上创建索引（即索引视图），这大大提高了需要频繁进行连接、查询的程序的性能。

本系统需要保存的数据信息主要为党员的资料，需要在数据库中建立多个表，并在各个表中创建主键和外键，设定各种参数属性、字段类型长度等相关信息，使界面需要调用数据时候能够迅速检索出相对应的正确信息，对系统的准确性、稳定性提供了有力的保障。

五、党员管理电子档案系统的成效

在使用党员管理电子档案系统后，将党员的相关资料录入到系统中，日后查询和使用时直接在系统中调取相关信息即可，提高了档案查阅便捷性，改变了过去那种时常需要在众多纸质档案中翻查资料的大海捞针式的工作方式，减轻了工作负担，提高了工作效率，保证了工作质量。同时，电子化管理节省了大量的纸张，更解放了很多以前存储纸质档案的空间。最重要是实施党员档案电子化管理后，使党员的各项信息形成一个个模块，可以单独查询某项信息也可以进行信息的集成和编辑，通过一个个相关联的模块，使党员的各种信息有机的联系起来，可以纵向查询某个党员的所有信息，更可以进行所有信息的横向对比，这就使整个管理从点扩展到面。此外，通过党员电子档案管理系统可以清晰明了地看到党员管理工作的所有部分，使党员的管理工作有了更加清晰的脉络和更加科学合理的档案运行模式，各项工作向着高效有序的方向发展，这不仅仅是能提高党员管理的工作效能，更是进一步加强党组织建设的一项成功的举措。