浅谈单位荣誉档案的管理

李文博

单位荣誉档案是信息管理和资料收集的重要组成部分，是单位各项工作中所取得的优异成绩得到上级、同级领导或部门的称赞、表彰或奖励所获得的奖章、奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书等各种形式的文件及实物。它记载每个历史时期、阶段单位各个领域所取得的成绩，再现当时全体工作者的奋力拼搏情形，是单位档案的重要组成部分，真实反映单位的历史足迹。

一、荣誉档案管理工作中存在的问题

（一）荣誉档案种类繁多，收全率欠缺

从载体上看，有纸张、胶片、磁带、光盘、金属、木制、玻璃等；从记录的方法看，有印刷、摄影、录像，雕刻等实物，决定了荣誉档案在种类上的多元化，由于载体材料和形式的多样性，无疑加大了荣誉档案收集工作的难度，因此就各单位目前的情况看，荣誉档案在收集上还不全面，有遗漏之处。

（二）荣誉档案归档意识不强

荣誉档案在移交上意识淡薄，只重视报奖结果，轻视申报荣誉文件材料的积累，部分负责人认为本处（科、室）取得的荣誉成果自己保存使用方便，不愿或不主动按时上交应当归档的文件材料，对荣誉档案的社会价值认识不够，没有意识到荣誉档案是连接单位管理工作的一个承前启后的环节，影响荣誉档案的有效管理。

二、加强荣誉档案管理的主要措施

（一）加强宣传提高认识，转变观念强化管理。首先，强化荣誉档案的归档意识，认真贯彻档案法实施办法的相关管理要求，强化单位各部门负责人的荣誉材料归档意识，使“要我交档案”向“我要交档案”转变；第二，加强荣誉档案收集完整率，档案管理人员要转变被动等待归档的观念， 主动走出去收集应归档的文件材料，从数量上要保证材料的齐全，使应该保存的档案不能残缺不全，在质量上要维护档案的有机联系和历史的真迹，对不全的依据档案接收标准督促有关人员及时补办缺少部分， 解决荣誉档案归档不全的问题；第三，强化管理人员的服务意识积极主动开展工作，树立档案资源共享的服务理念， 使荣誉档案管理由静变动，由死变活，使全体职工了解单位各岗位取得的优异成绩，充分发挥其应有的效能。

（二）加强管理、制定办法、保证质量。一是进一步强化制度管理，认真学习和领会档案管理的有关文件、法律法规精神，做好荣誉档案管理的制度建设，加强收集、保管、借阅制度建设，确保各科荣誉档案及时、完整归档和安全、有效利用；二是实施标准管理，从资料收集、整理到最后归档、输入微机，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量；三是大力推行现代化管理，依据单位局域网平台，及时更新局域网的荣誉档案信息，让利用者通过网络利用档案，实现局域网内荣誉档案信息的资源共享。

（三）夯实基础、丰富内涵。把单位在进行各环节工作中获得的荣誉，上级党、政、工、团、妇委会等组织开展各项竞赛活动获奖、兄弟单位、群众、团体赠送的锦旗、牌匾等其各种载体的收集、整理、归档等工作纳入单位档案管理程序中， 不断丰富开发荣誉档案的内容，使之渗透到荣誉档案文件材料形成的各个环节，保证荣誉档案完整、准确、系统，加强荣誉档案归档材料的补充和完善工作，特别是对荣誉申报阶段、表彰阶段形成的文件材料的收集，同时主动与相关处（科、室）联系积极提供有价值的荣誉技术档案信息，提高开发和利用率。

三、实现单位荣誉档案管理利用工作创新的途径

（一）管理模式、理念的创新

单位荣誉档案要逐步由档案实体保管模式向信息管理模式过渡，顺应网络技术发展的新形势，加大开发荣誉档案信息资源力度，通过把不同载体的荣誉档案分别编制成有据可考的目录等形式为手段进行宣传，从而把死档案变成活信息，方便各项工作的查阅，实现局域网内档案信息资源的交流与共享。

（二）管理方式、方法的创新

随着现代化设备、技术的不断发展，要改变传统的纸质档案的管理方式，利用现代信息技术，实现荣誉档案数字化、网络化、信息化与智能化，为利用者提供高效、优质、快速的服务，及时更新局域网的档案信息，通过构建网上档案服务平台，实现档案实体和档案信息分离，根据档案载体的不同，编制牌匾、证书、奖状、科研、集体和个人获奖目录，从开放集体荣誉档案入手，在保证数据安全前提下实行统一管理资源共享，实现计算机的检索、查询和网上传输，变实物为虚拟电子档案室，把荣誉档案的信息源功能渗透到单位管理工作中，从而提高档案的规范化和现代化。

（三）搭建提供利用平台，实现服务方式的创新

首先改变以往重管理轻服务的管理模式，及时掌握各种获奖信息，把工作重点从荣誉档案实体管理转移到服务管理上来，充分利用荣誉档案资源，多角度、多层次拓展服务领域，为单位各项工作服务。第二主动服务，变被动接收各科室荣誉档案归档为主动上门接收，时刻关注局域网信息，随时收集荣誉档案材料，为档案利用者提供图、文、音一体化的信息服务。三是深入各部门了解各自对荣誉档案信息要求，提供主动服务。利用信息技术，拓展建立荣誉管理系统，搭建开放互动的管理平台，实现荣誉建设的动态管理，推进荣誉建设持续改进，促进医院更大的发展。

（四）注重档案管理人员业务素质和技能水平提高

要实现档案管理工作的可持续发展，应不断提高档案管理者的综合素质。加强档案管理工作人员对档案管理基础知识、档案法的学习，努力提高理论知识和档案意识。通过岗位培训学习，提高档案人员的综合素质和业务技能，增强档案管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，熟练运用多媒体技术，熟悉各种信息系统软件和网络工具，增强信息获取、鉴定和加工提炼能力，并做好荣誉档案信息资源的深层次开发，使荣誉档案管理由封闭型向开放型转变，从而充分发挥单位荣誉档案的重要作用，把单位各项工作推上新台阶。

（作者单位：秦皇岛市妇幼保健院）endprint