部分中小学各类档案管理工作的调查与思考

杜玉明

[摘 要]本人从事教育工作多年，在平时的观察中，发现部分中小学档案管理存在着一些纰漏。觉得学校档案管理也是学校工作的重要组成部分，客观分析中小学档案管理中存在的问题及影响，深刻认识中小学档案管理规范化建设的重要意义，切实加强中小学档案的管理工作。

[关键词]学校；档案；调查；问题；思考

学校档案不仅记录学生在此阶段所接受的教育学习活动和社会活动中具有保存、参考、利用价值的文字、声像等原始载体材料，而且还有学校各部门的教研工作、学校历年来的教学成果、教师集体或个人学术研究成果等，都是历史的、真实的、有效的凭据。所以加强中小学校各类档案管理工作不仅能确保学校管理与建设、改革与发展，增强学校综合办学能力，促进标准化学校建设工作，而且能为学校优

一、着力观察研究，分析中小学档案管理存在的问题

近几年结合“两基”工作验收督查，就云南省部分地区中小学档案管理工作进行了调查研究中发现的一些问题，综合起来主要表现在以下几个方面：

1、教师档案意识不强，领导重视程度不够

长期以来，在中小学教育过程中还是认识不到档案管理在学校建设中的重要性和必要性，使得学校档案管理严重滞后于其它各项工作，学校领导大多对学生档案不够重视，总认为学生档案在学校工作中无足轻重，学生只要学习上出类拔萃，分数令人满意就行。所以必然就会出现学生档案工作没安排、没要求的纰漏。而广大教师档案意识也较为淡薄，误认为资料收集、归档是档案管理人员的事，往往把它排斥在个人工作之外，忽视学生档案管理对学校工作的促进作用，对学生的学籍管理和基本情况，也只仅限于自己任教期间，一旦自己换岗或离开，就统统丢弃，有时学校想找点班级资料都成问题，查找不到也询问不到，而领导对此做法也只是睁只眼闭只眼。

2、档案人员业务水平不高，档案管理分工不明

一般中小学的档案管理人员是教师兼职或临时配备的，没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的分类、归档、整理、保管、利用等业务不了解，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是被动的将材料放入档案盒，有的资料干脆就随便堆放在一边，没有及时整理归档，临到用时才慌慌忙忙胡乱翻找，而且把学校行政内务、上级下发文件文案、教师集体或个人档案、学生类别档案统统归于一处，毫无头绪，根本就谈不上什么档案的规范化管理。

3、档案资料收集不完整，利用率较低

由于受多种因素制约，大多数学校只重视学生的考分和社会效应，对档案管理方面的认识不足，学校领导班子大多也只是注重抓眼前教学工作而忽略了对学校长远发展有利的档案管理工作，造成学校档案信息资源开发不足，档案利用率不高的局面。中小学校在档案资料收集管理上普遍存在的主要问题有：一是档案资料收集不全，学生档案资料杂乱无章，尤其对优秀课堂教学、课题研究成果等有保存价值的材料没有归档；磁盘、光盘、照片、实物贫乏。二是档案室只负责把自认为有用的材料加以整理保存而忽略其他，从而造成找资料、调信息难度较大。有时想找点学生的成长记录或获奖资料，还得到处打电话、捎口信让学生从家里带来（而有的学生已经毕业）。三是缺少必要的监管机制，造成资料收集不及时、随意归档、缺失散失等现象，甚至有些学校因工作人员工作调动，使之原本残缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶凉”。这些问题直接影响了学校档案管理的系统性、完整性、连续性和规范性，使得档案的价值大打折扣，根本就谈不上有效利用。

二、增强时代感，改进中小学校档案管理工作的思考

1、加强领导，增强档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，学校领导要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容来抓。学校档案管理工作是教育部门的一项长期任务。中小学校要将其作为一项重要工作列入议事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使这项工作成为全体教职工的自觉行动，而且还要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使之成为中小学校常规管理与建设的一项重要任务。

2、加强档案人员培训，提高管理技能，健全档案管理制度

各中小学不管规模大小，均应提高专、兼职档案管理人员的业务水平，选拔德才兼备、责任心强的同志负责档案管理工作。要有计划地安排档案管理员参加档案管理部门举办的有关培训班，逐步做到中小学校档案管理人员专业化、固定化。另外要专门设立档案室，对学校文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案进行分别设橱，确保档案材料保管安全、管理规范、利用方便。

综上所述，在学校档案管理工作中挑战与机遇并存，在新形势下的档案管理工作必须紧紧联系时代发展要求，不断更新思想观念，努力探索档案现代管理模式，建立档案管理工作长效机制，力求体现档案管理与时俱进，做到档案管理方法的科学化，管理手段的高效化，档案工作标准化，这样有助于帮助我们树立正确的档案价值观，使档案价值得以充分发挥，我们的教育事业才会不断兴旺发达。

参考文献：

[1]朱继荣《对高校学生档案管理的思考（J）山西广播电视大学学报2009（6）

[2]《档案工作岗位培训教程》（上）云南民族出版社2013年4月

[3]《档案工作标准汇编》云南省档案局2013年3月