关于职业学校档案管理中相关问题的探讨

尹英范

[摘 要]近年来，在社会和经济的快速发展带动下，市场上对技术型人才有了更大的需求，因此职业教育得到蓬勃发展起来。职业学校针对专业技术性的高中，培养专业的技术性人才，所以学生在市场就业时具有更强的竞争力。随着职业学校生源数量的增加，对其档案管理工作提出了更高的要求。文中针对当前职业学校档案管理工作中存在的问题进行了分析，并进一步对提高职业学校档案管理水平的具体措施进行了阐述。

[关键词]职业学校；档案管理；问题；对策

随着职业教育的兴起，职业学校需要加强档案管理工作，提升学校教学质量和管理水平，使学校的教育教学管理工作更加规范化、制度化，为学校各方面建筑工作的开展奠定坚实的基础。

一、职业学校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作缺乏重视

档案工作在社会上普遍存在着重视度不够的问题，这与人们档案意识薄弱具有较大的关系。在职业学校中，学校的领导和职员也将更多的精力放在教学上，而对档案管理工作较为忽视，意识不到档案工作对于学校各项建设工作的重要性。而且在档案管理工作中，没有明文的法规文件作为指导，使档案管理工作很难达到规范化和科学化。

（二）档案管理工作的经费投入不足

目前很大一部分职业学校在档案管理工作中存在着经费严重不足的情况，档案管理设施陈旧，设备不齐全。档案室不具体基本的档案保管要求，无法满足通风、防潮、防火等诸多档案保管的标准条件，导致所保管的档案存在着破损、发霉、虫蛀等情况。同时由于保管设备严重不足，所以档案存在着随处乱入的现象，给档案的安全埋下了严重的隐患。部分学校甚至没有专用的档案室，利用木箱来对档案进行存放，不仅不利于档案管理工作的开展，而且也使档案的使用效果大打折扣。

（三）管理工作体制不合理

通常情况下职业学校的教育档案管理工作都是由上级档案局来负责，但档案局作为行政事业单位，对学校的档案管理工作只是履行宏观指导的职责，但由于行业内每个单位都具有各自的特点，所以对于档案管理的科学指导和监督职能无法得到有效的发挥。

（四）档案管理人员素质较低

职业学校的档案管理工作往往是与人力资源合二为一的，不仅没有专门的制度和规划，而且也缺乏专业的档案管理工作。职业学校的档案管理人员往往是兼职人员，不仅没有经过系统的专业知识教育，而且忙于其他工作，对于档案管理工作较为忽视，导致管理工作仅仅是对档案的保管。

（五）缺乏有效的档案资料收集体系

由于职业学校从上到下对档案都缺乏足够的认识，更不注重档案资料的收集工作，不仅各部分没有专人进行档案资料的收集，而且档案部门与各科室在工作中也很少进行沟通，各类活动档案人员很少参与，这样就导致收集工作无人进行管理，导致档案材料收集存在着较大的难度。

二、提高职业学校档案管理水平的具体对策

（一）加强宣传，提高全体员工档案的意识

档案意识是做好档案工作的基础，因此，首先要得到学校领导的高度重视，加大宣传力度。组织好《档案法》学习与宣传活动。通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。

（二）建立健全档案管理网络和管理制度

要把学校档案工作做好，要有健全的管理机构和管理网络。学校应该成立档案工作小组，组长应该由校级领导担任，各科室的领导和综合档案室的管理员应该是组员，同时各科室还要设立一名兼职档案管理员。这样就从组织上保证档案工作的顺利开展。有了管理网络，还要有健全的档案管理工作制度，这样才能保证档案工作逐步实现规范化管理。建立文件材料整理归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度等并监督实施，组织和协调学校各科室兼职档案员做好档案管理工作。

（三）加强对档案管理人员整体素质的培养

学校档案管理水平的高低是学校教学质量和管理能力的重要体现，所以作为学校档案管理人员，不仅需要具有较高的职业素养，而且还要熟练掌握档案专业知识，及时对自身知识结构进行更新，掌握最先进的档案管理方法和手段来提高档案管理水平。学校应该为档案管理人员提供培训和再教育的机会，利用多种形式来提高档案管理人员专业技能的提升，请专业人员对其进行定期培养，实际指导，积极参加上级管理部门组织的培训和再教育学习，提升档案管理人员的职业素质，提升其责任心和使命感，从而使其能够据实立档。同时档案管理人员可以从各校档案工作的共性与特殊性出发，广泛开展经验交流、学术研究和业务培训，改变以往职业教育学校档案工作任其发展、各自为政的状况。

（四）做好档案的收集和整理工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理。综合档案室的档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源。各科室的管理员特别要注重日常工作中及各项活动中各类材料的收集和整理，确保档案材料的完整性。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。做好档案的编目、检索、编研工作，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供档案。

三、结束语

加强档案管理工作，可以有效的促进职业教育学校的健康发展，使外界能够对学校进地正确的评估，实现对教师和学生的考核，为学校教学改革提供科学的信息依据，使学校领导在学校各项建筑工作的开展中能够正确的进行决策，实现学校的科学管理，确保教学质量的提升。

参考文献：

[1]韩鸿立.关于做好档案管理工作的思考[J].经营管理者.2010（21）.

[2]李鹏云.数字化校园建设背景下中职学校档案管理工作的几点建议[J].大众科技.2012（05）.