老师业务档案网络化管理探析

韩黎霞

[摘 要]老师业务档案管理应该是一个老师教学、科研和相关的工作学术成就的展示，学术评价信息的收集、整理、加工、存储、识别的过程，其中潜在的最重要的变化是，档案的利用已经取代了档案馆馆藏档案成为最终的目标管理。这一理论的突破，使计算机和网络广泛应用于档案管理现代化的信息技术手段，已成为学校档案管理发展的必然趋势。

[关键词]业务档案；网络化管理；分析

一、老师业务档案管理中存在的问题

近年来，随着学校人事制度改革，人员流动频繁，老师档案动态性进一步加大，需要反映相关信息增多。手工管理模式已难以满足要求，对老师业务档案的收集、管理和使用带来了很多问题。

（一）管理体制不规范

老师业务档案是学校档案管理的一个重要组成部分，由学校统一管理。但是一些老师业务档案管理是根据归属不同的职能部门来管理，即人事档案归人事部门管理，教学档案归教学部门管理，科研档案贵科研部门管理，这不仅容易造成老师业务档案资料零散、不完整、不系统、甚至丢失，当提取，利用老师业务档案资料时，必须分别对不同的部门咨询、提取，老师业务信息的提取和利用带来很大的麻烦，直接影响工作效率，给使用造成麻烦。同时，分散管理的状况，使教师业务档案载体、排列，编目等规格不规范、不统一，影响归档质量，成为管理的“短板”。

（二）管理制度的不完善

老师业务档案是学校加强师资队伍建设、教学评价能力和学术水平的重要内容，而且是老师年度考核、晋升、选择的重要依据，还是衡量一所学校教学质量和学术水平的重要标尺。目前，由于老师档案管理制度的不完善，管理机制不完善，造成广大老师和管理人员的档案意识薄弱，甚至一些档案资料被作为自己独特的成果，不愿向学校移交，给档案采集带来困难，更有可能造成不可估量的损失。

（三）管理手段较为落后

老师业务档案信息内容涉及面广，科学研究和学术含量高，需要建立一个快速、高效现代化的管理模式与其相适应。然而，目前大多数老师业务档案管理还停留在手工或半手工操作状态，所以老师业务档案信息的收集、整理、归档，技术严重滞后，影响使用、编研和开放。

二、措施

为了改变老师业务档案的现状，充分发挥档案的作用，使我们的教育教学能够科学合理的发展，提升教学改革的推进速度和质量。我们应采取积极有效的措施，规范化建设老师业务档案。

（一）加强教师业务档案管理意识

一方面，必须由学校具体领导负责，部门选派负责人和专职管理人员对老师业务档案进行专门化管理。另一方面，对教师和教学、科研单位宣传教师业务档案的重要性，提高教师业务档案的全面认识，了解档案的管理，让每个人都能积极协助管理。

（二）做好材料收集和编制管理

数据采集是档案管理的基础工作，是收集的资料向档案转化的重要一步。这是一个固定的工作。管理者应通过各种手段真实、完整、及时、全面地将存入档案材料进行收集、定义、分类，按照管理机构的档案分类、编目、登记、统计和必要的处理。同时，在整理过程中，总结出更多的规律性、实用性和科学性的结论，发挥老师业务档案的功能及价值，提高老师业务档案管理的社会地位。

（三）建立健全档案管理机制

档案管理人员应该根据老师档案的内容、特点、目的等方面采用合理的档案分类方法、整理形式及应用手段对档案材料进行编目；同时应选择有效的管理及调控手段，制定档案查阅及维护制度，使得管理工作能够做到有章可循、有法可依，建立健全档案整体的管理机制。

（四）注重培养及提高老师业务档案管理人员专业能力及水平

老师业务档案管理工作者不仅要全面了解所在学校的基本情况、特点及教学管理方式、目的，还要具有一定的档案专业知识，熟悉档案管理各项业务工作的原则和方法；因此各学校应加强老师业务档案管理人员的培训教育工作，同时给予他们相互交流思想、经验的平台，提高他们钻研档案专业知识及编研教师业务档案的能力。

（五）积极采用信息化管理手段

现代信息技术优越性及发展普及速度，决定了信息化管理是老师业务档案建设管理的必需手段。计算机对档案材料进行的简单信息整理、数据统计、运算及储存，管理软件及网络技术对教师业务档案进行的专业管理和使用，给教师业务档案的管理工作带来极大的方便。因此，充分运用计算机和网络等现代信息技术手段，发挥计算机存储量大、查询速度快的特点，建立起符合学校基本教师业务档案信息的管理系统，对全校师资及教师个人实行全方位、多角度的综合管理巳成为老师业务档案管理工作发展的必然趋势。

三、老师业务网络化管理的重要

（一）为学校师资队伍管理的定量化和科学化创造了条件

其真实地记录、反映了老师的完整业绩情况，在职称评定、岗位聘任、评优评奖、各项评估中都有了可靠的依据和对教师情况动态的、相对完整的反映，有利于进行科学管理，保证客观全面评价教师，减少评价主体的主观性，进而避免评价者因为掌握信息不完全或偶然从非正式渠道接受错误信息而引起的评价偏差。

（二）有利于促成一种择优激励机制下的良性竞争

在客观、公正、延续记录的前提下，网络化的老师业务档案管理，更利于随时随地进行相同条件下的同学科老师之间的比较，有利于优秀人才的脱颖而出以及学术队伍的汰弱留强，从而促成一种择优激励机制下的良性竞争。

（三）有利于建立更为科学的用人新机制

网络化管理教师业务档案，可以为新的用人机制提供详细、全面的教师个人工作业绩和学术水平情况，以及基础理论的深度和广度以及专业理论知识的应用能力。

（四）有利于人力资源管理过程的优化

在相关人群中让老师的业务资料进行公示和公开，有利于尽早发现学术道德失范的现象，加强学术监督，重树老师社会信用。

参考文献：

[1]李崧.谈高校教师业务档案的网络化管理[J].中国成人教育，2005（08）.

[2]何国林，詹若挺，李小翚，荣莉.教师业务档案网络化管理系统的构建[J].中国中医药现代远程教育，2006（06）.