如何有效做好电子档案的管理工作

于涛

[摘 要]计算机应用技术的普及，使工作效率以及工作质量有了极大提高，而电子档案的出现，使得档案管理工作进入了一个崭新的时代，传统的纸张记录模式，不但费时费力，材料信息还不便于保存备份，由于档案工作的内容丰富，信息繁多，因此，一旦出现丢失或者破损，资料就很难被恢复和使用。电子档案能够有效的解决这些问题。

[关键词]电子档案；管理；保密

一、引言

电子文档是科技发展的产物，现代化企业中，办公自动化的实现，使得电子文档的应用更加频繁，也促进了电子文档的发展。档案管理工作中，电子文档的应用，是档案工作进入办公自动化时代的体现，这是档案管理事业的一个新起点，因此，做好新时期的档案管理工作，不管是对社会，还是对企业，个人都具有非常重要的意义。电子档案管理，是应用计算机网络技术，实现对资料的采集，记录以及分享。它在提高了档案管理工作的工作质量，还促进了我国档案事业的进一步发展。文章分析了电子档案管理的优势和缺点，从中得到了提高档案管理工作的方法。希望可以为人们提供一些参考和帮助。

二、电子档案管理的优势

对一个事物产生兴趣的前提，是了解它的优势和特点。电子档案管理，作为新时期社会建设中重要的工作内容。其强大的存储能力以及时效性，是人们广泛关注它的关键。电子档案还能实现资料的统一整理，存储以及调取。对于各种资料信息能够快速的分门别类。对其经行整理，编辑和存储。

1、在归档时间上具有及时性。电子档案可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过备份或传输给档案管理部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。

2、归档方式的准确性。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

3、在管理方式上具有科学性。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可查找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

4、在查询利用方式上具有安全性。由于电子档案的存储介质具备了存储密度大、容纳信息多、记录速度快、传播速度快等特点，使得电子档案有效地节约占用空间；由于计算机技术在档案管理工作中的作用得以充分发挥，档案管理员可以通过简单的操作进行查询和利用，从传统的档案管理工作中解放出来，从而有效地提高工作效率。

三、电子档案的不足

1、电子档案的安全性易受到黑客和病毒的破坏电子档案在存储、传输、查阅等过程中容易被计算机病毒和黑客的攻击，导致电子档案信息的泄露和破坏。所以做好电子档案的安全工作不是一件容易的事情。

2、电子档案对档案管理人员要求比较高随着计算机技术和网络技术的普及，档案管理人员不仅要具有一定的计算机操作水平，还要具有专业的档案管理知识，更要有较强的工作责任心。因此，电子档案对档案管理工作者的业务能力和业务知识提出了更高的要求，要求档案工作者要不断的学习，适应新时期档案管理工作的需要。

3、电子档案的原始性不易判断确认在计算机上文件很容易被复制和修改，档案的真实性容易失真，有时真假难辨。同时，电子档案内容的完整性很难保障，编辑时容易造成丢失。

4、电子档案的可读性问题

随着计算机和信息技术的不断发展，新技术在不断的应用于社会实践中，可能导致电子档案的可读性受到影响。

四、做好电子档案管理的措施

1、建章立制，严格按照档案管理的规章制度，设置不同的权限，利用技术手段保护好档案的真实性、完整性、价值性等。档案管理人员应按照电子档案管理办法和标准来规范电子档案的管理工作，实行文件管理和电子档案管理统一领导和规划。制定统一的、科学的、合理的电子文档归档制度。各部门、各单位按照不同的权限等级级别对电子文档进行收集、归档、查阅、传输和打印，确保文档的真实性、完整性和价值性。

2、加强档案管理人员的学习和培训。每一个档案管理者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应具有熟练的计算机使用和操作水平。加强对档案管理人员政治素质的培养，让他们充分认识档案管理工作的重要性，有力地提高他们的工作责任心。

3、严格控制电子档案的修改、转换，保证电子档案的真实和完整。可以通过将电子文档设置为只读文件或对文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保文档的安全性。

4、加强电子档案的安全管理。一是在办公自动化系统内外设置隔离，通过路由器、防火墙等将内外网隔离。二是对使用权限进行审核，对利用权限进行认定，向系统注册登记。三是通过对电子文档进行备份，以确保文档的安全。

5、要不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施。要注重电子档案管理软件的研究和开发，建立电子档案网页网站，加强电子档案管理的学习、交流和提高。总之，要加大档案管理信息化建设，使档案管理逐步数字化，不仅要注重电子档案管理中的硬件建设，同时也要注重软件建设，从而使档案更好的为社会经济建设服务，促进人类社会更好更快地发展。

五、结束语

在计算机技术极度普及的情况下，各项工作领域早已实现了办公自动化，这是时代发展的必然结果。电子文档，是办公自动化中一个很重要的因素。也是办公自动化实现的标志。电子文档在档案管理事业中的应用，使得档案管理工作的内容和模式有了新的变革。计算机信息储存代替了传统的纸张储存，这从很多方面为档案管理工作者提供了方便，使其工作效率有了很大幅度的提高。并且，电子文档不容易出错，可以及时备份整理。其存储的空间也非常巨大。因此，有效做好电子档案的管理工作，是新时期赋予档案管理工作者的要求。也是人类进步和经济发展的必要条件。

参考文献：

[1]徐志红.浅谈如何做好电子档案管理工作，城市建设理论研究，2013.04