互联网时代中档案卷宗利用的思考

章雅薇

摘 要：当前档案卷宗工作进入到了一个新的领域中，特别是随着互联网出现而呈现了开放性、高效性和多样性的新特点。在新的形势下《全国档案信息化建设实施纲要》（2010年）指出档案管理工作要紧随信息化的步伐，实现新的突破。本文主要结合互联网时代中档案卷宗利用发的现状，指出了其在多方面取得的成效和不足，并就相关的应对策略展开了分析和探讨。

关键词：档案；互联网网；信息；利用

1 互联网对档案卷宗利用的意义

1.1 有助于开拓档案卷宗的管理观念

改革开放以来，随着思想观念的不断解放，我们国家在档案卷宗的管理中的理念也不断革新，总体上适应了时代的发展要求。档案卷宗管理的主要目的是满足一个组织和社会科研、查阅、发展的需要，但在传统模式下的档案卷宗管理往往是缺乏统一的标准，很多单位都有各自的管理模式，很少能够了解到外部的有效信息。而在互联网时代，随着档案保存、传输的多样，档案人员登上互联网就可以最直观的看到各种有效信息，了解最便捷的档案卷宗利用方式，相互交流心得等。互联网时代使得很多单位组织都已经树立了开放的服务理念，不仅仅让档案的编研服务于组织的发展，同时更与社会相互联系，满足档案管理的社会需求，档案编研具有社会化，充分体现开放性的特点，为社会发展提供有效的信息，真正实现其价值。

1.2 有助于提升档案工作者的综合素养

在过去档案卷宗管理经常被视为是冷门和养老的人职业，所以很多的档案管理人员素质都不是很高，专门从事学习管理的人少之又少，很多人即使参与了各种培训还是概念模糊、定义不清楚，或是找不到专门的人员进行教育，或是始终抱着传统的理念与方法固守不前，这些都不利于档案管理者的综合素养的提升。

但是在网络时代这些都不再是问题，在新的编研的形势下，档案管理人员也可以借助网络与时俱进，成为具有档案和计算机双重技能的人员，精通网页制作，懂得了以自身企业档案需求的专项性，进行分类编程；同时整个过程还能够帮助档案编研者提升编辑能力和审美能力，现代化管理手段也成为档案编研人才需要掌握的技能之一。在工作中，档案卷宗的管理人员也会保持自身的创新精神，正确理解档案卷宗信息，对信息进行合理的采摘、编辑，科学筛选相关信息，并对信息进行系统的整理。在日益激烈的信息社会，编研工作者能够抓住单位和社会上对档案信息的现实需要，同时还能够挖掘广大用户潜在的信息需求，保持自身的前瞻性以抓住瞬息万变的信息资源。网络有助于档案卷宗管理人员在掌握文献编撰学、目录学的同时，也开始积极的拓展自己的专业知识面，以适应档案管理高深度，宽广度的要求。

1.3 改变传统档案管理模式，有助于提升档案卷宗的服务利用水平

在信息化发展的今天，互联网使得档案卷宗的管理逐渐向数字档案编研的方向发展，在互联网的帮助下很多单位组织纷纷建立档案信息数据库，改变传统的纸质档案馆藏，实现数字化，实现档案信息的组织化，最大限度的满足用户的信息要求。同时积极加强档案基础资源建设，建立档案目录中心，建立数据管理系统，满足用户信息查询，方便用户随时、快捷的进行档案查找。为了适应组织的信息化建设，可以选择部分与组织业务紧密相连的知识进行数字化处理，建立相关的数据库，并为其提供全文检索，为各类人员检索提供便利。还可以专门组织建立档案网站，将网站定位于“立足档案，面向社会”，使网站既成为档案宣传的场所，又是档案工作者进行学习的场所。在网站中设置导航台，方便用户进行信息查阅充分利用图像、声音、图片等多种形式，开展网上档案展览，提高档案展览质量，向外界介绍档案编研成果，让用户得到最新的动态信息，这些都有助于提升档案卷宗的服务利用水平。

1.4 实现档案存档介质和内容的多元化管理

当今社会信息迅猛发展，人们对于档案信息也提出了多样化的要求，所以到了互联网时代之后，档案卷宗的利用管理开始与信息技术紧密的结合起来了，文件多以电子的形式存在，便利的信息技术条件为档案卷宗的利用管理发展提供了机遇。传统的档案编研中主要使用人工的方式，纸质资料居多，而多媒体时代之后编研内容更加精彩，形式更加多样，可以利用计算机技术，实现文字、声音、图像的有效组合。将计算机运用于档案编研，能够提高文字的编辑速度，减少了人工录入的劳动强度，满足了用户对档案信息及时、快捷的要求。实现网络编研也更加方便人们对信息资料的查阅，实现了人们对档案信息个性化的要求。很多单位纷纷以科技的力量努力提升自身的服务质量，比如在高校中档案编研充分利用校内网，搜索与本校有关的信息，丰富了档案信息资源的共享，利用网络来实现档案编研，使编研内容更加丰富，编研的成果更加多样。网络上经常会发布一些政府颁布的法律、政策，有很多企业发展需要的政策信息，不断的淘汰革新以前的信息，不断的提升档案卷宗的质量。还有的组织通过网络收集能够迅速的实现资料的更新，同时一些组织建立网络平台，档案部门利用网络实现信息对外公布，提高档案卷宗的管理工作在社会上的关注力，实现服务的社会化，主动为社会提供服务，而很多接收到信息的个人和组织也可以积极的反馈意见，纠正错误，提供素材，丰富档案内容，有效的实现了档案卷宗质量的提升。

2 互联网时代中档案卷宗利用的现状与不足

在这个时代背景下，随着互联网技术的不断发展，档案信息数量剧增、形式各异，如果还是按照传统的方式进行整理归档、保管收藏，显然是低效的，在随后的管理和利用中也会存在着很多的不便。而当下现代化的技术手段收集、处理信息，能够及时、准确系统的提供档案信息服务，利用新的信息存储载体传递渠道及信息处理方式就显得非常必要。但是对于很多的企业或者单位来说，无论是开发利用、保存管理、交流宣传上还都有不足。

首先，从档案的开发手段上看，很多人认为网络时代档案卷宗的利用就是制作成电子版的档案，在开发中还主要依赖于手工操作，新技术含量还很低，缺乏一些高科技的处理。一方面可能本身档案部门提供的档案信息仍然分散、零乱、缺乏系统性，要再进行详细的梳理还需要下很大的功夫。而且一些电子档案封存了之后仅仅是作为一种封存方式而存在的，并没有意识到将来可能存在的价值，重保管而不重开发，没有很好的与提供利用有机结合起来。大部分的档案往往只是内部使用，缺乏与外在的关联，没有把档案通过网络形式向社会传播，要知道在当下的时代环境里档案信息进入社会信息系统是一个必然的选择，一方面是保存，另一方面更是为了创新。endprint

其次，编研来源上“内”多“外”少。所谓“内”指馆藏资源，一些单位的档案卷宗在其起步阶段均立足于本馆。所谓“外”指馆藏档案之外的社会信息资源，特别是互联网时代的一些网络资源非常重要的，不仅仅内容多，而且更新快。发掘馆藏档案之外的各种资源，对其进行加工、整理、编辑也是档案管理部门的重要职责。一些单位的馆藏档案史料的基础是依托悠久的历史和传统的人文精神，对自身进行挖掘可以丰富自身的体系。但是只关注自身，缺乏自身之外的现实社会需求方面的佳品是通病，更不用说以编研作品去关注社会上普通受众对政策、知识查考的需求和娱乐休闲生活的需求。如果过度依赖自身的馆藏，必将使档案卷宗资源成果只能停留在文献汇编、资料选辑的低级形态，必然无法体现档案特色、发挥档案优势，又偏离了大众探究知识的信息需求，偏离了网络时代的开放性需求。同时也很容易阻碍档案卷宗作品的社会现实效用，制约了档案的开发。随着社会化交流的加快，在档案卷宗的管理利用中必然需要广泛的社会信息资源来补充。

再次，编研方式上强“编”弱“研”。“编”指对档案的一次文献的进行“原封不动”的整理，“研”指对档案卷宗等进行二次或三次文献的加工，很明显第一次的更容易实行。当下很多档案卷宗利用工作取得了显著的成就，涌现了许多高质量的作品、甚至精品，这些都是进行仔细编研的结果。如果只是对档案原始文献、原始数据的简单罗列或汇总，重“编”轻“研”的现象较为突出，学术性、知识性价值的研究性作品，却鲜有问世，特别是一些科技类档案材料未能得到充分开发和利用，没有产生应有的经济效益，这些与档案人员意识薄弱、素质不高、经费少等有关。在网络时代各种档案信息浩如烟海，同时有价值的资源不一定非常多，这就特别需要进行有效的筛选甄别，要知道并不是所有的档案卷宗都是有用的需要保存的。很多人潜意识中总是觉得档案卷宗都是一些比较古旧的东西，事实上当下的资料只有经过历史的尘封才有可能获得价值，在当时未必有多少效用。这也导致了很多人认为网络时代，各种资料随处可取，并一定有保存的价值而放弃了关注，不用心收集，档案卷宗的利用中时代特色不明显、现实针对性不强。这与档案人员因循守旧、自立门户，不愿意去下大力气切入社会热点、切入前沿有关。

最后，档案卷宗管理目的上重“评”轻“用”的现象也突出。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，重“评”轻“用”是无法将效果发挥到最大的。在互联网时代，人们对信息的需求发生了很大的变化，在网络上对各种档案卷宗资源进行调取的时候会发现异常繁多，比如要找与国民经济和社会发展密切相关的经济、科技信息档案资料，如果只是简单的进行收集，保存为电子信息资料，等待着别人的调用，这样的服务模式还没有完全摆脱看摊守业、等客上门的单一被动局面，不能满足网络环境下利用者的需要。许多档案馆都把档案卷宗管理工作作为考核档案工作优劣的重要指标，缺乏网络时代的管理方式，比如电子档案的安全性问题关注的比较少。传统管理模式下，过度的务虚，而缺少务实的工作，重视政治性、政策性，忽视趣味性、可读性，纯粹地为档案考评、而非档案利用进行档案编研，忙于应付检查、评估，使当官管理工作简单化、任务化，削弱了档案经济效益和社会效益整体功能的发挥。

3 互联网时代中档案卷宗利用的策略思考

虽然网络时代档案卷宗利用存在着一些版权使用的问题，但是其取得的成就也是使人欣慰的，我们也应该看到人们对档案文献信息需求也在不断变化，档案卷宗的利用必须进行适当的调整，从而稳步提高互联网时代中档案卷宗利用的精确性、实效性和特色。

首先要加强资源建设，拓宽编研素材。在夯实档案资源体系、完善档案馆藏结构的基础上而应拓宽思路，将加强馆藏档案资源建设当做档案编研工作的头等大事，特别善于利用网络来丰富自身的健身。通过丰富材料内容，加强馆藏档案征集和整理工作，档案卷宗利用中一方面要依赖于馆藏，但又要不拘泥于馆藏，放眼当今网络时代，只有这样才能够拓宽编研素材范围，部分的打破档案实体保管的界限，使档案馆、博物馆、图书馆、史料部门等能合作建立档案图书信息资料库，如上海交大与东方电视台合作的《交大有些老房子》就是受益于资料搜集范围的拓展和多媒体技术的应用，通过网络等查阅了7000多卷档案文献才获得成功，同时也减少了人员的往来和费用。

其次要探求利用的行空间，开放新思路。随着数字化时代的到来，档案卷宗的管理工作的形式不能只拘泥于文件汇编、书籍出版等传统形式，改革传统体制，尝试实地采访、合作利用、网络传输等，利用现代信息技术实现档案网上传播。档案卷宗的管理工作必须打破馆藏的物理概念，在内部各部门之间、档案馆与外单位之间开展档案管理工作的经验交流和协作配合，以协作的精神、开放的姿态，树立合作开发的理念，最大限度实现档案资源共享，及时捕捉有关内容的最新研究方向与进展动态。网络具有即时性、多媒性、交互性、海量传播等特点，可以积极的利用网络资源，新形势下网络应该参与到档案管理过程的始终，档案的选题、材料的查找，信息的加工，信息反馈等都离不开网络并使活化为档案卷宗信息，通过网络及时地传播出去，从而扩大档案信息资源的受众面。

再次，档案卷宗的管理工作应为内部和外部的资料保存、信息服务、管理等中心工作提供有价值的信息服务，同时也可以拓宽视野，关注社会现实，捕捉社会热点信息、并使之切入相关的档案信息，通过经常性的跟踪、观察社会的档案需求，及时捕捉社会生活中的热门话题、热点事件和敏感问题，做好专题的科学预测和客观论证。档案作品如果没有宣传就无法推向社会、实现其使用价值，为此档案卷宗的管理工作要重视自我宣传，必须着眼于自身文化的亮点，必须走市场化道路，实现的潜在效益，实现信息的全社会共享。

最后，在网络时代把握好档案卷宗的使用是非常重要的，但是其面临的档案信息安全问题也是很重要的。不论传统档案还是电子档案，在网络时代中都不可能有一劳永逸的安全，保护档案信息安全问题是一个需要特别重视的问题。即使最为复杂的保密技术也不一定能够保证绝对安全，反而可能产生新的漏洞。做好互联网时代中档案卷宗的利用需要掌握好以下几个方面的问题。首先，要从档案管理和利用者入手，档案信息安全不是光靠设备就能够解决的，更重要的是人的安全，靠管理人员的配合，要求系统管理者有很强的责任心和技术水平。档案管理者要提高这方面的认识，提升技术管理水平。其次要建立一个合理而健全的管理机制与制度，档案信息安全必须有配套的做法，加强基本的密码认证的机制，重要的内容进行重点保护，最好不要直接连上网络。一些重要档案资料还需要做一个备份，以便于丢失的时候可以较快的恢复，让损失减至最轻微。最后，要重视审计鉴定的重要性，经常性的进行督促检查，检查内部的隐患，完善内部管控，防止一些重要的资料泄露。

总之，随着网络时代的到来，档案卷宗的利用突破了传统，在资料整理、业务管理以及社会需求方面发挥了更大的作用。面对这种新形式，档案卷宗的利用中更要准确把握网络带来的新的发展机遇，充分利用网络资源，在内容、服务、手段、人才培养进行创新，认清新形势，调整旧观念，实现与时俱进，探索信息时代档案卷宗利用的新思路。

参考文献

[1]吴开平，蔡娜.网络档案信息资源的收集保存策略[J].档案与建设，2007，（8）.

[2]李群.重视新时期的档案信息资源的开发和利用[J].南京档案，2009，（3）.endprint