高校学生档案信息化管理的探讨

景晓惠

摘 要：随着高等教育的飞速发展，学生档案应加快信息化管理以适应社会和高等教育发展的需要。加快高校档案信息化管理是当今高校档案管理的必然要求，高等学校要强化档案信息化管理的意识，积极开展档案数据库建设，以实现档案的信息化管理。

关键词：学生档案；信息化管理；档案信息化

高等学校学生档案是大学生在校期间学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔"任用"考核的重要依据，也是每个学生人事档案形成的基础，是国家人事档案的重要组成部分。由此可见高等学校学生档案管理的重要性，如何结合信息化技术来加强高校学生档案管理，这是档案管理工作者值得思考的问题。

档案，作为个人经历的信息载体，在当今社会已越来越受到人们的重视。而大学是个人档案形成的最重要时期之一，高校学生档案记载着大学生在校期间学习、表现、能力等信息，是反映学生在校期间学习状况、日常表现、思想动态等情况的最重要资料，是学生综合素质

的体现，是大学生毕业之后用人单位审核的重要参考和组织选拔、任用、考核的重要依据。因此，在新形势下，提高高校学生档案管理的水平，促进学生档案管理的现代化发展，实现高效、便捷的管理模式，对于高校教育体制改革和就业制度改革来说都有着十分重要的意义。

1 基础设施建设存在的问题

目前我国高校学生档案管理的基本现状目前，我国大部分高校学生档案管理基本上处在传统、原始、手工操作且以纸质档案为主的管理模式中。 电子档案归档及档案数字化在一些高校还是空白，在有些高校也只是刚刚起步。具体表现为：

1.1 学生档案管理方式落后，电子化进程缓慢

随着我国高等教育向大众化教育的转型，高校扩招导致学生人数骤增，给高校学生档案管理工作带来了很大的难度。高校学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点。目前很多高校还停留在原有落后的手工纸质操作管理模式， 难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要， 要想解决这些问题单靠简单地增加工作人员是不现实的，必须借助现代化的工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。

1.2 专业人员匮乏，档案的现代化信息管理技术有待提高

面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，他们一般缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规和业务规范等全面的档案管理知识，进而难以实现学生档案的科学化管理。档案管理只是满足于装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的单一阶段。这种传统的工作方式耗时长、工作量大、工作效率低下、管理成本极高，不适应学生档案管理便捷的要求。随着高校学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现现代化、网络化、数字化。但目前电子化的进程只是在一些重点高校启动使用，大部分高校电子化进程进展还很缓慢。

1.3 数据库建设不够完善

数据库系统是现代计算机系统的重要组成部分，是计算机的主要应用工具之一。作为一种数据处理与管理技术，它能解决档案信息的海量存储与检索问题，因此它是档案管理信息化的重要软件支持。目前，学生档案数据库建设数据不完整，这就使得各职能部门不能及时交流"共享学生档案信息，档案管理信息化的可行性降低，数据库只是对档案条目进行了建设，并不能进行档案的全文检索，无法满足学生档案管理部门的广泛需求。即便提供全文检索的电子档案，大部分也只是提供的现行文件查询，远远不能达到所有开放档案的全文获取。

2 学生档案信息化管理的对策

针对目前高校在学生档案信息化管理中存在的问题，我们可以一一的对其进行解决，以满足学生档案信息化时代的管理需要。

2.1 从思想根源着手，提高高校学生档案管理者的认识

人的认识的提高，是实现档案信息化管理的前提条件。档案信息化管理，从某种意义上说，是一种先进理念对传统理念的代替。要提高学生档案管理信息化的认识，增强技术能力，改变与学生档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法，要提高学生档案管理部门和学生档案管理人员（尤其是档案部门领导）在新形势下对学生档案管理信息化的认识，尽量对学生档案管理信息化进行足够的资金投入。实现学生档案管理信息化，要解决思想认识问题。一方面要正确认识学生档案工作在当今高校档案管理工作中的地位和作用，明确其服务方向；另一方面，要正确认识采用现代技术设备的重要性与艰巨性。务必使档案管理人员对学生档案管理产生科学性的认识。在此基础上加强档案管理知识的学习和普及，从理论上提高个人水平，理论升华运用到实践当中去。

2.2 不断提高档案管理人员的技术水平，加强学生档案管理的网络互联技术

仅仅依靠传统档案管理技术实现信息时代下的学生档案的管理工作显然是不合时宜的。因此，学生档案管理部门一方面要引进计算机人才，另一方面要加快在学生档案管理人员中的计算机知识培训，尽快使计算机文化成为每个档案管理工作者必须具备的基本职业技能。不仅要提高档案管理人员的技术水平，加强计算机人才的引进。还要逐步在管理人员的专业水平不断提高的基础上，加强学生档案管理的网络交互性。真正实现学生档案的共享。应该充分利用校园网，使学生工作管理的各个部门之间形成一个有机整体，不再通过传统的方式进行档案交流，这样可以使学生档案的收集、存储、检索、传输、发布变得更加快捷、完整，而且还可以提高学生工作管理部门对学生档案管理工作的效率。

2.3 完善数据库建设，加快实现学生档案信息化步伐

完善学生档案数据库建设，加强文件目录数据库建设，形成全宗目录数据库，进而建立学生档案专门目录的数据库；学生档案的数字化工作必须要建设全文信息数据库，利用数据库技术，通过对学生档案信息基础数据库进行整合，同时应根据各高校学生档案管理的特色与实际情况，使学生档案信息数据库资源不断完善。逐步提高其服务能力。另外，所有的数据库应用都是从应用程序内部产生的。相应地，几乎所有的用户与数据库之间的交互都是通过应用程序间接发生的。因此，必须完善学生档案数据库建设，只有这样才能使学生档案管理应用程序有完善的数据依据。

探索在新时代高科技支撑的基础上的学生档案管理问题，研究学生档案信息处理的模式与方法，规划其发展道路，具有深刻的理论意义与实践意义。高校学生档案管理信息化对高校学生档案今后的发展起到了积极的作用。因此，应把高校学生档案信息化发展作为高校信息化发展的重要组成部分，高校学生档案信息化成为高校各学生管理行政部门收集、存储、检索、发布、传输档案信息最全、最好的载体。

参考文献

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[3]王晓燕.高校人事档案信息化管理的思考[J]. 科技信息. 2010（20）endprint