电子文件的归档与管理方法探究

李淑娟

[摘 要]结合工作实际，对加强电子文件归档管理谈些自己的看法。

[关键词]电子文件；归档；管理方法

前言

电子文件具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性：一是它的快捷性与可塑性。利用计算机进行文件管理，可以达到一次录入，多次、多种形式地输出，文件查找利用方便，同时也为档案现代化管理奠定了基础。电子文件的起草、修改、定稿、收发、传递都在网上进行，尤其是文件的修改、复制、移动更加便捷，进一步提高了工作效率。电子文件改变了过去文件处理和运转方式，尤其对普发文件和传阅文件，可以提高几十倍的工作效率；二是电子文件占据的空间很小。各种硬盘、软盘等存储要比传统的纸质材料容纳更多的信息，有助于解决当前库房、装具有限性和档案信息无限性之间的矛盾。三是电子文件传输速度极快，几乎不受时间和空间限制；在计算机网络上，只要用鼠标一点，就可方便地查阅你所要用的电子文件，同样还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。这样，电子文件快速传递，能够提供更多用户检索，比纸质文件更有利于实现信息资源共享。但是，在进行电子文件归档时，电子文件的另外一些特点我们也要考虑在内。一是电子文件具有对设备的依赖性及肉眼不可识别性。它不能直接阅读，必须依赖于计算机才能识别和利用，特定电子文件是依赖特定设备和待定软件而存在的。任何电子文件，都不能离开具体的生成环境和设备而单独存在，人们只有采用相关设备，进行逆处理还原和输出，才能识别它的信息内容。二是电子文件有易更改性。电子文件为我们编辑文件提供了便利条件，但同时又难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。主要表现在两个方面；一是人为的修改。由于电子文件与信息载体的可分离性，电子文件可以在不同的计算机中间传递，于是很难像纸质文件那样确定哪个是原件，哪个是被修改过的文件。这些特点决定了电子文件的原始性不易被认可。另一方面是电子文件非常容易遭受病毒侵袭，一旦感染上病毒，电子文件就会被破坏，丧失应有的作用。

一、电子文件归档存在的问题

（一）电子文件管理缺乏规范化、制度化，文件未进行归档或末完全归档。由于电子文件发展进程很快，一些单位尚未充分认识办公自动化产生的电子文件的重要性，增加了电子文件收集的难度。一些已经建成办公自动化网络系统的单位，由于直接在网上收发文件，各部门起草的发文，形成电子文件的有重要价值的原稿及历次修改稿可能仍保留在个人手中。如果对电子文件未进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内，这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾。一部分处于办公自动化起步阶段的单位，末使用办公自动化网络系统进行办公和管理，多数只用计算机起草文件，一旦打印了纸质正式文件，作为草稿的电子文件绝大多数末被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。由于电子文件涉及的技术环境比较复杂，采用标准化的管理难度较高不易于操作，现在电子文件收集积累通常缺乏制度保障，有的单位即使有明确的制度，执行起来也很难到位。

（二）电子文件归档管理人员职责不明确，对电子文件管理存在畏难情绪。在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。相当一部分人对文件的管理，仍停留在对纸质文件的传统管理水平上。纸质文件管理、归档只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存，虽经百年，仍完好无损。而电子文件则不然，当信息记录于存储载体后，就永远离不开技术和设备。由于电子文件归档及电子档案管理都要靠技术条件实现，电子档案的保管期限是由电子档案的内容来决定的，而电子档案保管期限的最终实现，取决于载体的寿命、保存载体的环境、电子计算机的软硬件生存周期和载体与电子计算机软硬件平台的兼容性等，是一项复杂的技术工程。对这些技术知识的学习掌握，需要一个过程，造成一些人对电子文件归档管理产生畏难情绪。

（三）归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。有些单位还处于坐等电子文件归档阶段，归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理归档，致使归档的电子文件不齐全，不完整，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

二、加强电子文件管理应采取的措施

（一）提高思想认识。加强电子文件归档管理工作，是新形势下档案工作适应现实需要和社会发展的必然选择。因此，在当前有利时机下，各部门档案工作人员要提高认识，加强宣传，争取部门领导对电子文件管理工作的重视和支持。同时，加大社会宣传力度，为开展工作营造良好的舆论氛围。

（二）强化制度建设。改变目前电子文件管理薄弱的现状，必须在提高认识，争取外部保障的同时，切实加强制度建设，以此规范工作内容、程序，明确工作要求和职责。各建档单位必须认真学习国家和省有关电子文件管理的规章制度，结合本部门电子文件的类型、内容，从收集、归档到移交档案室（馆）统一管理，全程管理和控制，确保内容齐全、类型完整、保全安全。

（三）加强监督指导。档案行政管理部门要加大对电子文件归档管理的监督指导，将其列为档案目标管理和年度工作检查的重要内容。业务指导要针对基层制度设置、管理方式和技术实施等方面的困惑，有针对性地加以解决。对人员、设备及管理都比较规范的单位，可在巩固提高，开发利用上多指导；对管理不到位的单位，多在依法管理、建章立制上加强指导和监督；对认识不足、管理混乱、隐患较多的单位，则要重点指导监督，并限期整改。为提高档案人员的业务水平，还要注重业务培训，通过多种形式，提高其专业素质和工作能力，以适应电子文件管理的需要。

参考文献：

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[2]闫莉书.浅谈电子文件归档管理[J].兰台世界，2007（07）.

[3]程晋萍.析电子文件的归档管理[J].山西档案，2008（S1）.