电子档案在档案管理工作中存在的问题及对策浅析

李春生

[摘 要]文章从电子档案管理中存在的问题，提出了具体的对策。

[关键词]电子档案；管理；问题；对策

随着信息数字化的快速发展，档案的载体已由纸质档案向电子档案演变，档案工作逐步实现现代化管理，电子档案逐渐成了档案管理的重要形式。做好电子档案的管理工作，成为当前档案管理工作的重要内容。电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、优盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案文件。但电子档案在工作实践中还存在以下问题需要我们加以注意和解决。

1.电子档案在工作实践中存在的问题。

1.1电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性可以通过纸质载体表现出来，人们通过字体、印迹、字迹的辨认以及纸张制成材料的时间可对其原始性加以分析判断，从而确保档案材料的有效性、真实性。但电子文件的形成过程可以修改若干次，却不会留下更改过的痕迹，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，从而使电子文件很难确认原始的还是复制的。

1.2电子档案极易发生失真问题。电子档案在操作过程中稍有疏忽就会导致信息失真，而且这种失真性会伴随电子档案生命的整个过程，而且还极易发生人为现象，故意篡改电子档案，影响其真实性，这个过程往往不会留下任何痕迹。

1.3电子档案内容的完整性缺乏保障。虽然具有现代化的储存载体如磁带、磁盘、光盘、优盘，但由于这些载体的生命有限性以及各种病毒的侵袭，会导致载体被破坏，不能读盘从而发生信息丢失的现象；在电子档案的收集、编写过程，如不及时保存，也会因为突然断电而导致档案部分缺失；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

1.4电子档案安全性不容忽视。信息化飞速发展，电脑黑客、各种病毒木马不断被更新，黑客攻击电脑服务器造成服务器瘫痪，信息被泄；个别人为因素也不可排除，为个人利益驱使窃取或篡改电子档信息，都会直接影响电子档案的安全。

1.5电子档案的存储载体寿命问题。电子档案的存储载体为磁带、磁盘、光盘、优盘等。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。

2.电子档案管理的合理化建议。

2.1要建立电子档案统一数据格式。

由档案馆部门负责建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一文件格式，使电子档案使用和保管者使用统一的电子档案模板进行档案管理。

2.1.1采集元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。

2.1.2签署技术。使用光笔签名，让签名者用专用的光笔直接在输入板上签名，当屏幕是显示出来的签名者“笔迹”时方可查阅、删改、编辑，从而减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等问题。

2.1.3使用密码认证。对于电子文件我们可以利用密码进行管理，密码不正确就无法对文件进行访问，从而保证电子档案的安全性。

2.1.4利用防火墙技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

2.1.5防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

2.2保证磁光介质生存环境。

2.2.1调节库内温湿度。磁带、磁盘、光盘、优盘等载体在室内温度17℃～20℃，相对湿度35%～45%的情况下才能更长久的存在。因此对电子档案库内的温度湿度要经常调节，可开窗通风或是使用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。

2.2.2防强光照射。磁带、磁盘、光盘、优盘等载体是惧怕阳光的长期照射，强光会导致磁盘消磁，因此要将电子档案存在放在没有阳光长期照射的室内或是遮挡窗帘。

2.2.3防止灰尘渗入。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

2.2.4防治有害微生物。电子档案室内要保持干燥，温度适宜，防止霉菌发生渠道，要经常检查，开窗通风；采用防霉剂进行化学预防；要定期对电子档案进行消毒：可用熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；也可使用真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。

2.2.5远离磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；要设专用库房，或使用防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。

2.3电子档案要多份保存，以防止突发事件破坏。

将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。