疾病预防控制档案信息资源开发利用思考

钟红梅

[摘 要]疾病预防控制档案的开发利用工作，如何在新形势下做好疾病预防控制档案开发利用工作，使其走出传统的思维、工作模式，按照《档案法》，负责整理立卷、装订成册、编制移交目录。

[关键词]疾病预防；控制档案；信息资源；开发利用

疾病预防控制档案是指疾病预防控制机构在疾病预防、卫生学评价、公共卫生监测、卫生检验检测、健康促进与教育等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像以及其他不同形式的历史记录。其真实地记载着疾病预防控制机构的主要职能活动，是疾病预防控制机构开展各项工作的基础信息和重要依据。疾病预防控制档案的开发利用工作包括两方面：一方面是疾病预防控制档案信息资源的开发，另一方面是疾病预防控制档案的利用工作。如何在新形势下做好疾病预防控制档案开发利用工作，应从以下几方面把握。

一、强化疾病预防控制文件收集归档齐全完整

疾病预防控制文件材料是疾病预防控制部门在疾病预防控制、卫生检验检测、健康教育、科研培训及党政工团等活动中形成的各种门类、载体的原始记录，是疾病预防控制档案的直接来源。疾病预防控制文件材料收集归档工作作为疾病预防控制档案管理工作的重要前提和基础工作，为档案管理工作提供了实际的管理对象，是疾病预防控制档案部门取得档案的重要手段。随着《档案法》的贯彻实施，疾病预防控制档案管理正在逐步走向规范化、标准化，但在实际工作中还存在这样或那样的问题，如因重视不够而导致文件材料收集不全，一些人把应归档的文件材料当作“家底”据为己有，不愿归档；因归档制度不明确而导致文件材料收集归档不及时；因整理不及时而导致文件材料移交归档不规范等。这些在日后很大程度上影响了疾病预防控制档案的开发和利用工作。因此，一要提高认识，加强文件材料收集归档工作。提高对疾病预防控制文件材料收集归档工作重要性的认识，提高档案人员的法制观念和业务素质，明确文件材料收集归档工作的责任。将档案意识根植于各级领导和有关人员的头脑中，使领导和有关人员把对档案工作的理解与支持落实在行动上，要像抓疾病预防控制工作那样抓文件材料的收集和归档；二要健全规章制度，加强疾病预防控制文件材料及时归档。建立健全各项规章制度，保证文件材料收集归档工作的顺利进行。制定文件材料归档制度，以保证归档工作的标准和规范；三要按时归档，加强疾病预防控制文件材料的规范整理。按照《档案法》，文件材料应当由文件材料形成部门归档，负责整理立卷、装订成册、编制移交目录。

二、强化疾病预防控制档案工作的科学管理

做好疾病预防控制档案的开发利用工作，档案室藏量的丰富和优化与否起决定作用。疾病预防控制档案部门要加强档案的接收与征集工作，千方百计扩大档案的接收范围和征集门类，力争做到档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化，这就要求建立一个综合性质的档案室，以便对归档的档案集中统一管理。多年来的实践证明，疾病预防控制档案实现集中统一管理，可以保障疾病预防控制档案的信息资源，便于利用。

三、完善疾病预防控制档案的补充机制

要完善疾病预防控制档案的补充机制，广泛开展档案的征集工作，想方设法收集散存于领导和个人手中的资料，以增大室藏档案的时间跨度，增大所藏档案的信息量，弥补所藏档案资料的不足。另外，要做好疾病预防控制档案的开发和利用，还要严防档案资源的流失。一要加强档案人员的自身权益意识，不能只注重开发而忽视档案资源的流失，还要加强档案人员的责任感，将严防档案资源的流失提到认识的高度上来。二要健全监督制约机制，建立严格审查制度，利用机密档案要逐级审批。三要加强法律意识，档案工作人员要拿起法律的武器维护自身的权益，坚决遏止有意流失档案资源的不正当行为。

四、拓宽疾病预防控制档案开发利用的服务范围

新形势下档案工作者要有效地开发利用疾病预防控制档案信息资源，就必须转变旧的观念，确立全新的观念。一要树立主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立服务的观念才能产生自觉的服务行动，要变被动为主动，将利用者的需要放在首位，不断提高服务质量，不断提高服务技能和水平，为利用者提供高质量、高效率的档案服务。同时，在日常查档接待中，要注意了解档案利用者的需求，耐心听取利用者对利用工作的看法、建议，及时调整利用工作的内容和方向，这样才能使档案工作者在档案开发与利用中发挥应有的作用；二要树立开放观念。档案工作者要打破传统的思维意识，从封闭走向开放，主动融入疾病预防控制工作中，增强应变能力，有效地提供开发和传递信息的职能；三要树立竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强忧患意识，在档案部门与其它部门间广泛开展竞争，要从竞争中产生开发提供档案信息的强大动力；四要树立协作观念。现代社会，档案工作者必须确立协作观念，走整体化协调发展之路。

五、提高自身素质，努力造就新型档案人才

现代社会是知识经济占主导地位的社会，而信息产业是知识经济的基础，现代高新技术的蓬勃发展必将对档案的开发利用工作产生巨大的影响。面对这样一个变革的时代，如果档案工作者不迎头赶上，努力提高自身的素质，就会使档案工作者在档案信息资源的开发利用上准备不足，就会处于被动的地位，因此档案工作者要有一种紧迫感。一要加强思想意识的转变，只有努力学习才能创新，只有求新才能发展。要以丰富的理论知识和实践经验为后盾。疾病预防控制档案工作是一门技术性很强的工作，从知识的形态来看，疾病预防控制档案是最直接、最原始、最新鲜、最准确的知识载体，是一门研究性很强的工作，这就要求档案工作者本身的业务水平尽快跟得上时代、跟得上档案事业的发展。二要档案工作者努力学习档案专业技术知识，提高自身素质，熟悉疾病预防控制的全过程，提高自己的业务指导能力和水平。三要尽快掌握现代化的科学技术，特别是计算机技术。档案的现代化管理对疾病预防控制档案的开发提出了新的课题，要适应形势，努力学习现代化的档案管理技术，以达到疾病预防控制档案的深层次开发与利用。

在新形势下，做好疾病预防控制档案的开发利用工作，要从内部职能做起，强化档案工作的科学管理，注重接收、征集工作，加强疾病预防控制文件材料收集归档，积极迎接新技术的挑战。为疾病预防控制工作提供有效服务。