试论网络环境下的档案创新服务

沈永光

[摘 要]档案是个人、组织甚至是全党全人民各方面活动的记录，是国家各项事业持续前进的重要理论依据。但长期以来，我国的档案管理工作却不尽人意，存在着这样那样的问题。那么，在这个信息技术不断革新的时代，档案管理者如何做好创新服务服务工作，更好地发挥档案资源的作用呢？本文主要就目前我国档案管理中存在的问题进行讨论，并对网络环境下档案创新服务提出一点看法。

[关键词]档案创新服务；网络环境

档案工作要想在社会发展和前进中不断创新，除了机制外，还要经常找问题，找差距，有特色，出精品。每一位档案工作者都必须认清形势的变化和自己肩负的重任，增强危机感、紧迫感和责任感，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，努力开创档案工作的新局面。

一、我国档案管理中存在的问题

一是缺少规划。规划，就是以长远发展为目标，制定出来的一套以供大家遵守的系统性决策程序。从我国目前的档案管理来看，各取所需的状况严重，没有形成一个完备的系统，许多档案管理部门要么缺乏长远的计划，要么计划不够明确，实施起来有困难。档案管理系统中未能研究出一套统一的标准，各档案管理部门在工作中就缺乏规范性和一致性。

二是资源短缺且结构不合理。我国档案资源管理的另一大难题就是资源不足，或者大多是纸质文件和影音文件，资源的不完备和结构的不合理为档案信息化建设增加了不少的难题，影响档案服务质量和数量。

三是在电子政务中的作用不明显。档案创新服务的意义，不仅在于对档案管理信息化的推动，还包括对政务信息公开的推进。目前通行于网络媒体的很多有效信息还掌握在政府手中，在全国范围内也还并未形成将政府信息资源开发利用的发展趋势，政府的大部门信息还是在档案馆中，档案信息化在电子政务中的作用并未得到突显。

四是人才缺乏。市场上永远不缺求职者，但很多单位都说招不到人，其实不是招不到人，而是招不到想要的人。档案服务要求创新，要实现档案信息化管理，就需要一大批专业技能强，综合素质高的高水平人才来组成工作能力与工作范围都很全的档案管理部门。我国档案界虽然有一些档案信息化方面的专业人才，但总体来说还比较缺乏，地区和系统差异较大，使得档案数字化方面的工作无法开展。

二、网络环境下档案创新服务的必要性

（一）随着信息化进入档案管理的领域，各种类型和形式的档案得到整合，统一管理

档案资源电子化可以方便档案工作者根据利用者的具体要求，通过参考相关档案资源并加以提炼，有针对性地、及时准确地提问题的答案或者档案检索方法。

（二）网络环境下档案服务创新为企业的发展提供了机遇

网络环境是由技术层面和社会层面构成。技术层面是由信息技术发展带来的互联网网络环境，通过企业内部网和外部网将企业生态系统内各成员企业或相互联系的不同企业生态系统联结起来，实现档案信息在企业组之间的流动；社会层面是企业生态系统获取信息、资源及社会支持的社会网络，各种档案资源是联结成员企业之间、系统和环境之间的纽带。

（三）档案信息服务的社会化

主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。

（四）档案资源获取途径的改变

信息化改变了人们学习工作和生活环境，也改变了人们的思维和做事方式，人们更加重视信息资源，希望通过网络等信息系统获取更多及时有效的信息资源。因此，如到图书馆或是到档案部门、阅读档公布件等传统的信息资源获取方式已经越来越来能满足人们对信息时效性与多样化的要求。传统手工式的档案提供利用方式必将被现代信息化档案获取方式所取代。

（五）档案信息化

档案信息化应以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程.在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理及服务模式的变革。

三、网络环境下的档案创新服务模式

（一）创新服务手段

1.建立档案馆网页和电子文件数据管理中心。档案部门应制作自己的网页，提供档案信息的网上检索。另一方面，电子文件数据管理中心的建立核心任务是管理网站部单位的电子文件，实现电子信息资源的共享。

2.电子文件的自动上传收集。档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

3.开展在线服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。

（二）拓展服务领域

1.档案信息资源社会化。档案住信息服务已经由对企业单位的服务转化为对社会全方位服务。因为在信息时代，人们在生产生活、教育研究等等方面的活动越来越多、越来越复杂，，对各类信息的需求自然日益增加，对单一的档案信息需求变成了全方位的综合需求。

2.兴办服务实体，发展档案产业。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

3.加强横向联合，实现信息资源共享。必须打破档案、图书、情报等部门各自为政局面，建立完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

四、结束语

创新是一个社会各项事业得以不断发展进步的根源所在；创新是个人做好本职工作谋求更大发展空间的重要保障。档案信息化建设是在社会主义在电子媒介冲击的一项重要战略决策，是互联网时代档案创新服务工作的必然选择。当前档案工作人员的重要使命就是利用网络环境，创新档案服务，对档案资源进行合理开发利用。