浅谈新时期如何做好人事档案工作

朱志强

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是历史地、全面地了解干部和正确选用干部的基础，是记载人生轨迹的重要依据。所以人事档案工作要在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，坚持热情服务，在干部的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退（离）和处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，努力为干部工作提供优质服务，提高干部档案的使用效率。

一、强化人事档案管理意识

（一）加强宣传，普及档案基本知识。《档案法》明确规定了公民在法律方面的权利和义务，要把这种权利和义务化为自觉行为，必须进行广泛宣传。努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率。

（二）领导重视要落到实处。“工作好不好，关键看领导”。各级党委及其组织人事部门必须高度重视干部人事档案管理工作，要把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其列入工作要点和重要议事日程。

（三）进一步提高档案工作者的档案意识。增强档案工作者的档案意识是增强广大干部职工档案意识的前提。因此，档案工作者应通过加强业务学习，参加业务培训等提高业务水平，进而增强自身档案意识，使档案工作人员不断提升档案的管理水平和服务水平，更好的为人事档案工作服务。

二、加强新时期人事档案工作的规范。

对档案管理的基础工作，要以规范为前提。但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节。一是档案材料收集不齐全；二是鉴别不准确；三是整理不及时；四是基础设施不配套；五是制度不到位。针对存在的这些问题，应坚持做以下几点：一、到收集归档程序化，建立健全干部人事档案材料的归档制度，应及时督促有关部门收集，并按干部管理权限移交管档单位存档；二是鉴别整理规范化，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化，按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、微机和设备，使干部档案管理实现现代化；四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的八项制度，使每项工作都制度化。

三、加强信息开发是做好新时期档案工作的主导

随着干部人事制度改革的不断深化，干部档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定、老干部待遇落实等一般性日常管理外，对各级党组织公正、客观地培养和使用干部，已成为一个重要的依据。要使干部人事档案更好地为干部工作，为经济建设服务，就必须改变传统的管理方式，通过服务来促进信息资源的开发。一是实行现代化管理；二是实行开放式的管理；三是实行服务式管理。

四、加强人事档案工作的主要措施

（一）加强档案管理。人事档案管理要以制度化、规范化为基础，提高档案的内在质量，为人事工作提供准确、真实可靠的数据。随着时代的发展，运用现代技术手段可采用网上服务的方式既提高效率，有可实现在工作中监管，是大量的网络资源不如档案管理者的视野。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，既方便快捷又省时高效。

（二）加强档案管理人员的责任感。现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对所需的设施都提出了更高的要求。现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。

（三）加强并改善档案管理设施和设备。首先是要建立专用库房，库房内配置防火、防潮的设备，定期对库房进行检查。其次是根据单位资金实力，合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备。这些现代化设备的使用，将使减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，为领导决策工作开展提供及时，准确、详细的人员信息。

五、为创新档案工作做好积极准备

新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

当前，档案工作仍处于初级发展阶段，在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中，许多问题没有解决好，档案工作还处于受多种条件限制发展较慢，因此，创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

学习是创新的基础，档案工作创新既要学习本行业专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他行业和专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。创新是事业发展的动力，但创新绝不能是虚无飘渺的创新，理论创新、方法创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

随着我国政治、经济体制改革的不断深入，机关和企事业单位人事档案管理出现了许多新的情况，新的问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，人事档案工作如何与时俱进，如何加快发展，更好的为党的组织服务，归根到底就是加强新时期人事档案工作的建设。因此，在新形势下做好人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。