充分发挥档案作用 服务学校各项工作

张洪达

[摘 要]本着“以贡献求支持，以服务求发展”的思想，紧紧围绕学校中心工作，不断更新档案工作发展理念，创新档案工作机制，强化业务基础，优化利用服务，深化学校档案功能开发，在服务学校改革与发展大局的同时，取得了档案工作的新进展。

[关键词]学校档案作用；服务学校；各项工作

学校档案是在学校的各项管理活动中形成的，真实记录了学校的教学、科研、改革等工作的历史和现状，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶，是知识信息储备的一种形式。因此，学校档案在学校开展教学、科研和各项管理工作中有重要的利用价值，也是学校发展的合力之一。

一、转变观念，狠抓基础建设

我们坚决克服孤军奋战、孤陋寡闻和孤芳自赏“三孤”的档案工作陈旧观念，树立起大档案意识，狠抓档案工作的基本建设，逐步实现制度化、规范化、科学化，努力使档案工作达到上级要求标准。为此，我们做了以下三件事：一是深入学习。我们反复学习了《档案法》和有关档案工作的方针政策，明确了档案工作不仅要服务于各项中心工作，还要服务于基层日常工作，要克服保守思想，不等不靠，增强责任感，积极搜集活的信息，不断扩大服务领域；要解放思想，大胆创新，推动档案工作上水平。档案工作人员要不断提高业务素质，积极参加业务培训，与外校开展多种形式的交流，争取上级领导对工作的指导。我们还定期召开如何做好档案工作的研讨会，开拓档案工作的新局面。二是发动群众把档案工作落实到处室。档案工作既服务于基层，又要依靠基层，群策群力，工作才会有声有色，因此我们发动各处室及时通报信息，搜集整理相关资料；平时注意各处室之间的信息沟通，发现问题及时调整；我们还和各处室共同汇编了多种专题文件目录，便于工作中及时查找利用。我校规定每年6月底之前各处室将有关材料归档交卷，归档率达到了100%，真正做到了平时立卷，不搞突击。更可喜的是各处室整理的资料，利用率也相当高，解决了不少新问题。三是保持整理档案的高质量。我们力求做到材料数据准确，事实清楚，卷面整齐、美观、结实，不掉页、不倒页，不压文件和材料字迹，不损坏文件和材料，不妨碍阅读，卷面目录规范，一目了然。

二、规范管理，开创新的局面

我们在校领导大力支持下，正式建立了档案室，并逐步实现了规范化，档案工作不断改进管理方法，管理水平迅速提升。目前我校档案室设有党群类、教学类、会计类、设备类、实物类、照片类、声像类、教师业务类、基建类等九大门类。已经编写出档案分类方案、编号方案、立卷类目、立卷说明及多种专题文件目录和人名卡片等检索工具，制定了各项规章制度，如：档案保管制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案统计制度、档案工作管理网络等。长期以来我们坚持“有工作必有档案”的原则，重要工作都记录在案，有据可查，为学校各项工作决策提供了具体详细的档案材料。

三、利用学校档案信息，促进教育教学工作

（一）学校档案有利于指导学校培养人才，促进学校可持续发展

档案的本质是知识和信息的载体，而如何正确地运用这些信息，来帮助开辟教育成功之路，这是学校档案工作的重要功能之一。学校档案中保存有历届毕业生的分布情况、用人单位的情况反馈及优秀毕业生的典型材料等，利用这些资料信息，可了解毕业生和用人单位对学校的培养要求，有利于学校不断修改制定新的教学计划、教学大纲，正确及时地调整专业设置，以更有效地培养社会所需人才，使学生更容易就业，并会极大调动学生学习的积极性、主动性，促进全面发展。

（二）学校档案可以为改进教学方法、进行教学改革提供依据

学校的教学档案真实地记录了学校教学工作的内容、方法、途径和效果，反映了教育工作的全过程，是衡量一所学校工作水平和质量的标志。而学校改进教学方法、探索教学改革的新路子时，需要利用大量的资料，不断总结经验，研究解决新问题，这就需要借鉴和参考以往工作中形成的材料。因此，学校可充分发挥教学档案独特的作用，利用齐全完整的教学档案，为指导正常教学、提高管理水平、促进教学方法的交流，提供真实可靠的依据。

（三）学校档案工作有助于开发人力资源，调动教职工的工作积极性

作为人才信息缩影的人事档案，在开发人才资源、调动教职工工作积极性方面起着重要作用。其一，学校可以根据提供的人事档案信息，使各种人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效益，避免人才积压和学非所用现象的产生；第二，可以使部门之间、系统之间、单位之间的人才得到合理流动，促进教职工队伍的优化配置，促进教育教学工作的开展；第三，学校干部人事档案在为落实干部政策、调整工资级别、评聘专业技术职称、评先选优、晋级晋职、解决生活待遇等问题时，可提供重要凭证，以便做到公平公正。

四、提升品位，打造优良环境

档案工作者要提高人文品味，树立优质服务观念，要做到对所需资料“查找迅速，信手拈来”。因为领导和教职工到档案室查询资料都是急需，不允许有时间上的拖延。还要做到“百找不厌，百问不烦”。这就要求档案工作者对旧档要十分熟悉，业务要过硬，态度要热情耐心，要做到群众的急需就是我的急需，认真做好服务工作。另外、要给查档者打造一个优雅舒适的环境也十分必要。我校档案室面积虽小，但我们进行了精心设计，档案柜摆放整齐，桌椅焕然一新，环境布置大方清爽，营造了一个良好的氛围。有不少老师说：“到档案室感到心情舒畅愉快，档案室为学校和谐的主旋律增添了动人的音符。”

五、结论

通过上述分析，充分证明档案工作是不可或缺的工作，它的使用价值越来越广泛。随着学校管理的规范化、现代化，档案工作也急需加强，要不断拓展服务范围，探索新的工作领域，将工作做深、做细、做实。

参考文献：

[1]贾京兰.档案在学校德育工作中的作用[J].浙江档案，2009（03）.

[2]许慧珍.基于集成的高等学校档案信息管理与服务研究[D].浙江大学，2005年.