办公室精细化管理浅析

文/张海磊

办公室是公司主要负责人直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心。在办公室的工作中存在着大量的沟通协调事宜，要想做好办公室工作，我认为就是要提升个人以及部门的精细化管理水平。本文通过办公室精细化管理的几个方面特征谈谈笔者个人看法。

一、精细化管理概念

精细化管理是一种理念，一种文化。它是源于发达国家的一种企业管理理念，是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

二、精细化管理的特征

（一）精。精就是把自己所要做的事情和任务用百分之百的努力去追求最佳、最优。如何才能把事情做精从而追求效益的最大化，要做到事先有计划。凡事预则立，不预则废。这种提法由来已久，但是真能做到的又有多少？凡事要想做精必然事先有计划，要把做事所面对的种种困难做到预判，提前想到解决方法。把整个事情的条理梳理清楚必然对办理事情有所帮助。

（二）准。准就是事事做到办理准时、处理准确。办理准时是执行力的一种体现，领导交办的事项一定要准时办好，不能让领导的话打折扣。这正是精细化管理最好的体现。凡事要做到处理准确有些难度，但又要本着对自己对公司负责的态度做好每一件事，事情处理不好、拿不准主意可以虚心向别人请教，充分利用集体的智慧处理好每一件事。

（三）细。细就是对自己的工作做到细致，具体是把工作做细，管理做细，流程做细。工作、管理做细最好的体现就是工作、管理的流程化。凡事都可以把它流程化，流程是办事的标准、制度，事事把流程做好做细，就能够真正把细致体现在工作、管理的各个方面。

（四）严。严就是对交办事项严格执行，对督办事项严格考核。主要体现在对管理制度和流程的执行与控制，这也是领导执行力的一种体现。也是整个精细化管理的精髓。要想进行精细化管理就要加强执行力，加强执行力的本质就是狠抓落实。只有落实到位，精细化管理才能通过对流程的控制得到最好的体现。

三、做好精细化管理着重做好的工作

（一）把复杂的事情简单化。其实每一件复杂的事情都是由无数简单的事情组成的，只要对复杂的事情进行分析、分解，都可以把复杂的事情变简单。再复杂的事情都有其本质的内涵，只有使用抽丝剥茧的方法，透过事情看本质。这正是科学发展的重要内涵。只有把透过表象看本质、抓住事情的重点这项工作做好，再复杂的事情也可以把它分解成无数简单事情进行处理。

（二）把简单的事情流程化。经过对复杂事情进行抽丝剥茧变简单后，就要参照处理简单的事情流程进行办理。其实我们日常工作只要仔细总结都一定有它的流程，流程可以说是我们日常工作中经验的一种积累，也是经过日常工作验证了的一种程序化的工作方法，所以日常工作的任何事情都必须有它一定的流程，这样才能处理好日常工作，才能够把简单的事情办好。

（三）把流程的事情定量化。量化管理是指在布置工作时，将工作以量化的形式提出要求，并使之涵盖工作全过程的一种管理方法。量化主要包括三个方面的要素，即时间、数量和质量。“时量”主要是指完成工作的时间量；“数量”是指完成工作的数量；“质量”是指完成工作的标准。如果仅仅把事情流程化后不加以量的控制的话，执行效果可想而知。要想加强落实、加强执行力的话，就需要把每件事情给予其量化，这样才能使工作不发生偏差，不走样。

在日常工作中，只要以做好落实、保证日常工作中体系文件贯彻执行为前提，以精细化管理为抓手，就能相应提高管理水平和效率。好的管理手段需要好的落实方式，领导的管理艺术再好，没有好的落实也是枉然。抓好精细化管理，最大的难点就是怎么保证日常工作中的体系文件贯彻执行。这个问题可以从两个层面来看。从领导层面上看，是不是在布置每一件事情的时候都给它量化，只有量化才能保证流程执行。一件事定不定量往往执行的结果就相差很大。所以领导在布置事情的时候一定要量化，量化中的数量、时间、质量这三个元素就好像一个三维空间，如果你不给他这个范围，对于高素质的员工来说他可以尽善尽美地完成领导布置的工作。但对于素质一般的员工，就会产生偏差。所以从领导层面上讲，量化是保证落实、保证流程贯彻执行的一种手段；从员工层面上讲，是不是每一件事都有跟踪和反馈，都进行了督办。对于机关员工来说，相对于一项工作的方案拟订者，每办一件事情不能说我把某某事已经交给谁谁办了、告诉他怎么怎么办了，但是办的好与坏、对与错都不过问。这就是缺乏对工作的跟踪、督办。对待每一件事情都要让它有了一个确切的结果才能说办完了，不能敷衍了事。这两个层面手段是相辅相成的，定量管理是督办的前提，督办是定量管理的保证。只有切实抓好这两方面才能使工作落实到位，流程得到贯彻执行。