创新档案管理模式 加快信息化建设

文/刘小艳

档案信息资料作为企事业单位活动记录的主要体现，作为实施决策活动的重要依据，对单位发展有着一定的指导、规范和监督作用。随着档案资料管理理论的发展，我国企事业单位开始重视档案资料的开发与利用，并且已经把档案资料管理看成是企事业单位管理的有机组成部分。笔者探究了加快档案信息化建设的对策，希望能促进企事业单位的发展。

一、创新档案管理思想，提升档案管理地位

加快档案管理的信息化建设是档案管理发展的必然要求，要转变档案管理思想，给予档案管理应有的地位和重视。档案资料的信息化建设需要发挥从业人员的工作积极性和主观能动性，为此必须正确地对待他们，给予应有的公平待遇。档案管理工作是比较枯燥乏味和单调无趣的工作，在以往，档案管理部门被冷落，从业人员也受到一定的歧视，这些都是当下信息化建设需要极力改变的现状。对档案资料的重视还需要主管领导给予公平待遇，在档案资料信息化建设的过程中，在条件允许的情况下给档案资料管理部门提供相应的档案管理硬件设施，确保档案管理信息化建设的顺利开展。在档案管理信息化建设的过程中，要对信息化有一个全面的全新的了解，不能曲解和误解信息化建设，档案的信息化建设不是简单地在管理中使用电脑、网络、打印机等所谓的信息化硬件，还包括档案管理、开放和利用的过程中能够巧妙使用现代信息技术和管理手段，提升档案开发、管理和利用的效率，做到管理与开发并行，开发与利用同步。档案管理的信息化建设不仅仅是档案的有效搜集、整理、保存，还包括开发和利用，管理的目的就是让档案资料发挥自身的价值，为企事业单位的发展提供服务和指导。

二、完善硬件配套设施，促进信息化建设

随着社会的发展，档案管理工作面临着前所未有的挑战，从档案的搜集、整理、归档、开发和利用，都需要实现智能化、动态化、自动化和规范化的挑战，同时随着档案资料的增多，需要从业人员借助信息化建设的硬件设施来提高工作效率。随着计算机技术的普及和网络的发展，以及打印机、复印机及各种通讯设备等技术的应用，极大地提高了工作效能，实现了档案资料管理的无纸化和科学化办公，为档案管理的信息化建设提供了技术保障。为了强化和加快档案资料的信息化建设，企事业单位的主管部门和相关单位应该购置一些有助于档案信息化建设的硬件，真正把档案管理的信息化落到实处。为此，企事业单位可以在条件允许的情况下采购一些档案管理的硬件设施，如：电脑、复印机、打印机、照相机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

三、革新人才培养模式，加快人才队伍建设

在以往，企事业单位的档案管理人员都是其他科室的人员兼职组成，很多人没有专业背景，也没有专业知识，他们只能简单地处理档案资料，导致档案资料的管理局限于档案的搜集和保存上，很少发挥应有的作用。近些年，随着人们对档案资料的重视，企事业单位为了应对较为复杂的档案管理，也开始应聘一些具有专业背景的人士来开展档案资料的管理，但是这些人几乎没有过多的工作经验，又加上他们对工作的挑剔，导致档案管理的信息化建设还停留在理论上，而实践中老一套的档案管理方式依然存在。对于档案管理的信息化建设来说，最重要的是人才，所以对于档案从业人员来说，如果是新招录的人员，单位要给予适当的培训，实现老带新最好。对于具有一定工作经验的档案从业人员来说，要激发他们的工作积极性，培养他们的创新精神，让其在档案管理工作中开创新的格局。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

四、统一规格管理，规范档案管理标准

对于档案的管理来说，在强化信息化建设的同时一定要确保档案管理的安全、档案管理的工作效能，就必须构建相关的管理制度，实现科学化和规范化管理，这样才能实现责任明晰，权责分明，保障档案资料信息及数据的安全运行。在管理制度上，按照法治建国的思路，在档案管理中还需要实现规范化和创新化。在以往的档案管理中，更多的时候是人为命令管理，制度成为了一种摆设和形式，所以在制度的构建中首先要确立制度至上的原则，用制度约束人为。在加快档案信息化建设的时候，在制度的建设中要实现同步化和适应化，构建彼此匹配的制度规范：一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤。二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。三是统一档案管理标准，在档案的管理中，最为繁琐的工作就是设备档案进行分类和归档，所以建立统一的管理标准可以减少相关的工作量，提升工作效率。

现阶段，人们对档案资料的认知进入了一个全新的阶段，除了给予一定的重视之外，还开始开发和利用档案资料，让其产生一定的实用性价值。实现档案管理的信息化是社会发展的要求，从业人员应该立足实际，不断创新工作思路，采取有效的对策加快信息化建设，这样才能让档案管理发挥应有的实效性。