浅谈高职院校档案前端质量控制管理

文/曲耀春

高职院校的档案是办学历史的见证，是全体教职工智慧的结晶，是评价教育教学质量和科研成果的重要依据。高职院校的档案质量控制作为档案工作中需要重点掌握的管理手段，必须要与教育教学职能活动同步实施档案前端控制，这既是确保档案质量、提高档案管理效率的前提保障，更是提升档案管理总体水平的关键。

一、影响高职院校档案前端质量控制的主要因素

（一）缺乏系统的质量管理标准。高职院校档案质量包括内在质量和外在质量。内在质量是指档案形成的真实性、准确性和完整性；外在质量是指档案形成时的介质、书写字迹以及规范整理后达到国家标准。当前，档案质量管理仅仅是强化档案质量内在和外在的某几个指标，而未形成档案质量管理标准的全方位优化。

（二）缺乏全面的质量管理机制。学校档案管理与其他教育教学职能活动具有伴生性和依附性。在高职院校档案管理中，“归档”环节既为档案的接收环节，也是档案的最终呈现形式。按照职能分工，档案部门缺乏对归档前文件材料质量的有效控制，档案的原始属性又决定了交接后的档案难以再进行更改。

（三）缺乏对档案质量管理内涵的认识。随着高校档案工作的不断规范，高职院校档案制度建设取得了长足发展，但是，这些制度多数局限于档案最终环节的管理和控制，而轻视文件资料产生环节的质量控制。职能部门或将文件质量视为简单的“抠抠字眼”，或单纯依赖事后的审核、检查和把关，或认为质量管理是档案管理部门分内的事，与己无关，没有形成全员质量意识。

（四）缺乏档案超前控制实质性的实践。近年来，档案超前控制提得很多，但是，档案超前控制工作与全面质量管理的结合并不够，执行起来比较困难。包括文档一体化管理，网上适时归档等，这些措施可以对档案质量管理起到控制与反馈的作用。但在实践操作中，只是相对简化了归档流程，对档案质量关键环节仍起不到有效的管控，文件不合格因素无法及时消除。

二、高职院校档案质量前端控制的实施流程

质量控制过程，可分为计划、实施、检查、处理4个阶段8个具体步骤，构成一个循环过程，被称为“八循环”，又称“戴明循环”。从管理本身来看，管理并无领域的区分，就高职院校档案质量控制而言，戴明循环在档案全面质量建设中的应用是可行的。具体步骤如下：

第一步：发现问题。即经过调研，统计分析档案管理过程中反映的质量问题，确认质量状况。首先要从公文拟撰开始，包括从各部门、每位工作人员的自身查找问题，使其自觉地树立档案质量意识。

第二步：分析原因。即找出产生质量问题的原因。

第三步：找出关键性因素。即找出影响档案质量的各种因素。

第四步：制订纠正偏差的措施。即对文件质量影响最大的因素采取对策。对策应包括解决问题的方法、组织保障、执行人、具体步骤和措施、完成时间、检验效果的手段等。

第五步：执行对策。即动手解决实际问题，组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

第六步：检查效果。即再次寻找问题，以多种方法检查档案质量实际情况和收到的效果，寻找存在的问题和不足。

第七步：总结经验。即总结经验，巩固成绩，并将其纳入标准。把档案质量管理成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

第八步：总结教训。即找出遗留问题，转入下一个循环。对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

通过上述8个步骤往复不间断运行的过程，每一次循环的结束就是下一次循环的开始，每次循环都有新的目标和内容，都意味着文件质量在新的基础上会获得新的提高，从而形成档案质量闭环管理，达到档案质量全面提升。

三、高职院校档案前端质量控制的实现途径

（一）建立档案质量保障体系。制订各类标准和制度并认真实施标准，建立严密、高效的管理网络，明确各环节、各工作人员在文件质量控制中的任务、职责和权限。建立灵敏有效的文件质量信息反馈机制，及时、有效地掌握文件质量动态，加强质量分析，对文件质量实施有针对性的调控。同时，要加强质量考核，奖优罚劣，形成一个质量监控管理的有机整体。

（二）全面提高各级各类工作人员的素质。形成科学的培训制度，使各类工作人员都能得到有效的思想教育、政策法律教育和基本技能、专业技能、文件技能的训练。应坚持不经文件工作岗位培训不上岗的制度。特别是领导者重视和积极参与对文件质量控制至关重要，领导者过问并亲自动手解决问题，自觉接受质量控制措施的约束，文件质量控制才能真正落在实处。

（三）明确岗位质量责任。档案管理分工中要特别注意使领导者与具体工作人员间工作量分担均衡，采取措施解决领导者文件负担重、具体工作人员不能更多地参与决策和辅助决策的问题。文件工作人人参与、分散进行的特点，使文件质量控制不可能做到每时每刻“人盯人”的方式进行，而必须在一定程度上依赖于激发岗位责任感，依靠“自觉”创造优质，而以各种方式明确工作人员的岗位质量责任，则非常有利于激发这种“自觉”。

（四）建立稳定的工作人员队伍。要采取措施，解决好文件工作人员队伍不稳定的问题，要承认“文件专家”的存在和他们的作用，并使他们乐于长期在岗位上发挥这种作用。

（五）改善工作环境。应在客观物质条件允许的情况下，认真改善办公环境。事实证明，这些措施更具根本性，能更直接、快捷、有效地提高文件质量。