浅谈渔业船舶船员技术档案的管理

王梦娉

摘 要：渔业船舶船员技术档案是船员考试发证机关在渔船船员培训、考试评估和发证等工作过程中所形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式和载体的文件资料，是考试发证机关活动的原始依据。渔业船员技术档案管理尤为重要，本文就如何强化船员档案管理人员素质、建立健全档案管理规章制度、规范船员档案材料收集、船员档案整理、船员档案利用等方面进行阐述。

关键词：渔业船舶；船员档案；管理

渔业船员档案，是船员考试发证机关在船员培训、考试和发证管理等工作过程中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料，是考试发证机关活动的原始依据。船员档案真实反映每个船员完整的海上资历、业务技术水平、教育培训、考试情况和适任能力。依据2015年1月1日实施的《中华人民共和国渔业船员管理办法》，以及2015年6月21日实施的《〈中华人民共和国渔业船员管理办法〉江苏省实施办法》，赣榆渔港监督负责海洋渔业普通船员、船长12米以下或主机功率50千瓦以下海洋渔业职务船员的考试发证工作，以及内陆渔业船舶机驾长及普通船员的考试发证工作。连云港市赣榆区拥有海洋渔业船舶上千艘，涉渔乡镇船舶1313艘，从业人员数万人，所要管理的渔业船员档案数量巨大，只有依据《江苏省渔业船员档案管理办法》，由专人负责，依规章制度管理，按规定收集归档材料，才能管理好并利用好船员档案，为渔业安全生产服务。

1.加强学习，提高档案管理人员的素质

渔业船员档案管理工作看似简单、平常，其实不然，从业人员应有较高的素质才能胜任。渔业船员档案管理人员的职责：（一）执行档案管理工作的各项法律、法规、规章制度；（二）具体负责船员档案的建立、利用和管理；（三）负责编制适用的档案检索工具，汇编档案资料；（四）负责定期对船员电子档案进行备份；（五）负责渔业船员档案及时归档及核查工作，熟悉所保管的船员档案情况，掌握档案管理现代化技术；（六）保护船员档案的安全，做好防护工作。

依据档案管理员的职责，档案管理人员首先要有高度的责任心，热爱档案管理工作，对工作高度负责，有干一行爱一行，干好一行的事业心；其次，工作认真细致，做事有条理，才能适应档案工作一丝不苟的要求；再者，具有档案管理的专业知识和渔业船员考试发证的相关知识，才能适任渔业船员档案管理。目前档案管理人员虽是专职，但大多数都不是专业人才，只有加强学习，不断提高自身素质和业务能力，才能适任档案管理工作。不但要学习档案管理工作的各项法律、法规、规章制度，还要学习档案管理的专业知识和渔业船员考试发证的相关知识，要学习计算机技术，掌握档案管理现代化技术。通常以自学为主，学习相关的理论知识，在工作实践中边干边学，学习档案整理与管理的相关技能。有条件的单位，应当将档案管理人员送出去接受系统专业培训。

2.建章立制，规范渔业船员档案管理

要做好渔业船员档案管理工作，必须建立健全档案管理制度，以规章为依托，规范档案整理。船员档案管理是渔港监督机关一项重要基础工作，可根据单位的具体情况，制定一些符合本单位实际的可操作性强的规章制度，明确渔业船员技术档案管理的归档范围、归档时效、归档内容和标准，规范档案管理行为，使这项工作规范化、制度化。建立收集、整理、保管、利用、销毁等管理制度，一般有：归档材料范围、档案保管制度、档案室管理制度、档案查阅制度、档案销毁制度等。建立健全这些制度，在船员技术档案管理中能做到有章可循，也就能真正发挥其在船员监督管理中应有作用。

3.依规建档，规范渔业船员档案内容和整理标准

《中华人民共和国渔业船员管理办法》及江苏省实施办法均已实施，与船员管理办法相配套的《中国渔业船员管理系统》也已投入使用。无论是海洋渔业船员，还是内陆渔业船员，都应持有船员证书，普通船员持普通船员证书，职务船员持职务船员证书，一人一证。渔业船员档案应从船员业务办结之日起1个月内建立，职务船员证书档案，应以一人一档方式、以签发时间为序建立档案；普通船员证书档案，可按照发证时间和证书号码整理建立集体档案。

根据《中华人民共和国渔业船员管理办法》要求，渔业职务船员档案归档的材料有：1.渔业船员证书申请表；2.渔业船员健康状况证明；3.原职务证书（和/或普通船员证书）；4.身份证复印件；5.培训证明；6.准考证；7.考卷和实操考评表。普通船员档案应归档的材料有：1.渔业船员证书申请表；2.渔业船员健康状况证明；3.身份证复印件；4.考卷和实操评估表。船员档案材料的收集要主动，材料收集后，在归档和鉴别阶段，要注意材料收集是否齐全、办证各环节人员的签名是否完备，健康状况证明的时效性等方面进行认真细致的鉴别，对不符合要求的档案材料及时退回，限期纠正后再归档。档案整理应认真细致，对收集的材料依上述顺序排序，接着该船员原有档案页码编制页码，装订成册。

职务船员档案应有卷内目录，卷内目录的主要内容有：姓名、证书编号、序号、档案内容、职务、等级、有效期、备注等。卷内目录以表格形式记载，因姓名和证书编号固定不变，可放在表格之上，其它项目列在表格之中。

《中国渔业船员管理系统》中的证书编号共18位，前14位与船员身份证号码前14位相同，后四位也不是顺序号，且证书编号不分轮机、驾驶专业，该证书编号虽然终身不变，但不便以此作为档案检索号将档案排序。系统中还有一档案号，但据了解该号也不分轮机、驾驶专业，且在今后的发证活动中将有所变化，也不能以此作为档案检索号。档案检索号应稳定不变，便于档案排序放列，也便于检索。档案管理人员应自编档案检索表，按轮机、驾驶分列，我们认为检索号包括证书系列代码，发证机关代码，该船员在该发证机关利用《中国渔业船员管理系统》首次发证的年份，及档案检索顺序号组成，即L（J）+单位代码（六位）+在系统中首次发证年份（二位）+顺序号（四位）。

《中国渔业船员管理系统》使用规定，渔业船员持在该系统中发的渔业船员证书，可以向任一有发证资格的考试发证机关申请考试发证或换发证书，发证机关自行建档，该船员在原发证机关的技术档案不转档，由原发证机关保存。这样就省却了来回转档案的麻烦，减轻档案管理人员的工作量。

船员档案原则上提供渔港监督机构在船员管理活动中使用。查、借阅船员档案应在考试发证机关内部进行，并予以登记。有关机构或利害方进行法律允许的查询时，须凭单位证明和个人有效身份证件，并经船员档案管理部门负责人批准。

销毁到期或失去保存价值的船员档案，由船员档案管理人员与相关业务人员鉴定后提出意见，列出销毁清单，经船员管理部门负责人审核，考试发证机关主管领导批准后，方可销毁。 当海洋渔业船员年龄满65周岁，内陆渔业船员满70周岁，或死亡（含失踪）后，其船员档案再保存5年后可以销毁。

4.利用信息技术，实现船员技术档案电子化管理

利用计算机技术、网络技术科学地进行船员档案管理，是规范化、信息化管理船员档案的需要，也更有利于统计和为利用者服务提供优质高效的服务。利用信息技术，实现船员技术档案电子化管理，可提高渔业船员技术档案的管理效率和利用效率。

《中国渔业船员管理系统》就是依托互联网进行工作，只要能上网，就能进入系统工作，使用十分方便。渔业船员原持有的职务证书，可以扫描上传进该系统，作为电子档案保存。我们的档案检索表一般为电子表格，包括档案检索号、证书编号、姓名、身份证号码、职务、等级、证书有效期等内容，通过身份证號码可以迅速、准确地查找和掌握该船员的所有技术情况和信息。职务船员档案卷内目录是文本文件，用文件夹分类集中存放，便于查阅，更利于日后补充填写。

综上所述，加强渔船船员技术档案管理是实行渔业规范化、科学化管理的需要，制定渔船船员技术档案的归档范围和做好文件材料的收集，有利于船员技术档案的完整准确。渔业档案管理人员一定要确保渔业船员纸质档案和电子档案的准确性、完整性和可追溯性，开发利用渔船船员技术档案信息资源，促进渔业经济持续健康发展。