办公自动化对档案管理互动效应的实践研究

黄庆容

摘 要：近年来随着信息化技术的快速发展，我国的各个企业在办公上已经逐渐向自动化方向发展。自动化办公指的是在具体的工作中应用计算机等先进的技术和设备进行办公，以此来提升工作的质量和效率。在档案管理工作中也是如此，如果能积极的将办公自动化融入到档案管理中，将对档案管理工作起到重要的作用，提升档案管理的质量。本文主要对办公自动化对档案管理互动效应进行了分析和研究，希望为我国企事业单位的档案管理工作提供有益的帮助。

关键词：办公自动化；档案管理；互动效应；实践研究

办公室自动化是当前社会对办公方式的一种改革，它给传统的办公带来了一定的冲击，并对档案管理产生了巨大的影响。将办公自动化渗透到档案管理中，势必会产生自动化与档案管理之间的互动，办公自动化不仅为档案管理提供了良好的环境，同时也为管理工作奠定了稳定的基础。下面将对办公自动化对档案管理互动效应的实践研究进行详细的分析。

1 办公自动化与档案管理之间的关系

随着知识经济的快速发展，当前知识管理已经成为了企业管理中的重要部分。而办公自动化的发展，使得档案管理工作在知识和生成方式等方面产生了变化。档案管理工作本身有着管理信息知识的重要作用，作为管理人员不仅要对档案本身进行详细的分析，同时还应重视起信息网络的分析和研究。这些都说明了档案管理与信息自动化之间存在着密切的关系。办公自动化主要是利用计算机技术来对日常的工作进行处理，已达到提升档案管理的质量和效率的目的。在档案管理中应用自动化技术不仅有效的改变了信息传递和检索的方式，同时也对档案管理的智能化提升起到了重要的作用。在社会的不断发展下，传统的档案管理方式显然已经无法适应快速变化的社會，对此一定要积极的与现代化技术相结合，利用计算机技术来促使档案管理工作得到健康发展。

2 办公自动化特点

（一）不受环境限制

在传统的档案管理工作中，规定工作内容基本上只能在上班时间内进行操作，而通过网络管理方式则不会过多的受到时间限制，工作人员能够随时进行办公。传统管理工作中，工作环境主要是由工作人员、办公用具等在特定的场合内组成，而在网络管理中特定的办公场所和用具将会全部消失，取而代之的是计算机和工作台。管理工作人员与其他部门之间可以在除特定地点之外进行办公，工作限制性明显减少。

（二）材料的形成和传递方式有所改变

传统的文书处理过程中主要是通过报告和审批等形式来进行材料的审核，导致材料的正常实施要经历很长的一段时间。但采取了网络管理之后，通过网络能将各个部门的信息和文书资料等进行管理和传输，有效的节省了文件审阅的过程。同时，网络管理能将各个部门之间的文件格式进行统一，有效地解决了个人因素差异而造成的标准不一问题，同时能使材料的质量得到更加科学的管理和控制。此外，在材料的时效性上得到了一定的提升，使材料的利用者能及时的得到有效材料，减少工作中时间浪费。

（三）网络管理“双向”模式

所谓双向模式指的是在网络管理中能进行双向的信息接收、利用和交流。在网络环境下，信息的利用者能在及时的发现材料的合理性和科学性，并能根据材料提出一定的要求，已达到满足自身需求的目的。其次，工作人员能利用网络来了解信息使用者的真实需求，及时的对材料内容进行调整，以便于能适应利用者的需要。在日常的管理中，管理人员不及能与信息使用者进行交流，甚至可以进行直接的对话，使信息的使用效果得到了明显的提升。

（四）协作性特点

网络管理与传统的管理模式相比较在地域上有着一定的不同，事实上是地域被无限的放大了。在传统的模式中，管理工作只能被限制在办公室当中，而网络管理则通过互联网的方式将管理各个层面连接在了一起。在进行管理的过程中，各个部门不用受到地理位置的限制，而可以直接的进行沟通，使得工作的效率得到了有效的提升，形成了团体性的工作结构。

（五）提升管理效益

通过网络管理的方式一方面能为信息的决策者提供更多的有利决策方式。主要的优点在于不会因为一部分事物的疏忽而干扰到整体的工作方案，使得决策更加具体化、科学化。另一方面，网络管理能有效的提升办公的效益。在现代化设备的运行下，网络办公的速度得到了有效的提升，能自动的进行相应工作处理。这种方式有效的减少了工作人员的工作量，同时对工作的整体效益提升起到了重要的推动作用。

3 办公自动化对档案管理互动效应分析

（一）促进相关部门落实立卷制度

在档案的管理工作中，部门立卷一直是十分值得研究的话题，但当前我国企事业单位中仍然存在着以档案室代替立卷的现象，部分单位在一年之中，分几次将零散的文件送到档案室当中去，以此来代替立卷。同时，档案室的管理人员很多并不十分了解部门的具体工作，无法保证材料的真实性和完整性，这对案卷的质量将造成严重的影响。但将办公室自动化与档案管理之间进行联网，管理人员可以直接将文件内容输入到计算机当中去，档案室的工作人员只需要通过密码输入的方式就能进行相关的资料查阅，而其他部门由于没有权限则不能进行资料的审阅。这种方式一方面能使材料的保密性得到提升，另一方面也能促使相应的立卷制度得到有效的落实。

（二）有利于档案的完整

将办公室自动化与档案管理之间进行联网，一方面能档案管理与文件的处理工作之间相结合，保证档案文件和收发文件能及时的录入到计算机当中去，这将对日后的资料查阅提供有益的帮助，同时也能为文档的组卷编目奠定稳定的基础。另一方面，通过办公室自动化系统能将文书的办公效率得到明显的上升，减少文件中的漏洞问题出现，这对档案资料的完整性将起到重要的保障作用。

（三）提升组卷编目的质量

档案管理与办公室自动化联网主要是向立卷部门所提供的，而受益也是档案室的传统管理方式所无法达到的。立卷部门利用办公室自动化，只需要将平时部门当中使用的档案资料及时的输入到电脑当中即可，然后由工作人员进行专业的程序处理，帮助档案生成相应的立卷和编目。通过办公自动化方式能有效的缓解工作人员的日常劳动量，同时又能在组卷编目的质量上使其得到更好的控制。

（四）统一立卷的分类

在传统的管理方式中会存在由于人为的因素而造成的档案分类不同的情况。而将办公室自动化与档案管理之间进行联网，能有效地解决这种问题的出现，同时能帮助立卷人员对档案进行清楚的分类。同时，能对一些出现问题或者不合格的档案进行相应的调整，有效的避免了由于退卷而造成的人工浪费和时间浪费情况，保证了档案的质量。

4 办公室自动化与档案管理的联网功能

当前我国在档案管理上仍然处于一个较为封闭的状态中，档案管理仍然会收到保存与接收等方面的限制，无论是效率还是管理的服务都比较差。同时在日常的文书工作处理上无法估计到信息文件的开发，也不能将档案积极的进行利用。而将办公室自动化与档案管理联网之后，文书的管理和信息资料等都得到了有效整合，在对文件进行登记的过程中，同时能够实现文档增设，这对文档著录工作量的减少以及重复性输入工作量的减少将起到重要的作用。其次，能促使档案室的管理对象逐渐向多元化方向发展。也就是从单一的档案接收和保存逐步向信息二次开发的方向发展，并且能够通过计算机将进行过加工之后的文献提供给信息的使用者和各个用户单位。例如基础的数据库和人员数据库等信息内容联网，将对档案管理工作起到重要的影响。

5 办公自动化下档案管理的方式

（一）积极完善管理制度

现代办公室自动化形式环境下的档案管理工作与传统的档案管理有所不同，因此在制度上也应与时俱进积极的做出改革和完善，以此来提升档案管理的规范性。对此，档案管理工作人员应积极的对办公室自动化理论知识和实践进行研究，并将传统的管理制度与现代化的管理模式相结合，构建出全新的管理制度，提升档案管理工作的整体质量和效率。

（二）保证档案信息安全

在自动化档案管理中最为重要的内容就是要保证档案信息的安全性。因此，作为档案管理者一定要加强在网络系统和安全软件上的研究，避免由于计算机系统故障而引起的信息缺失现象或者丢失等现象。此外，应不断地完善电子档案维护工作，特别是一些内容特殊的档案，一定要利用先进的软件设备来进行维护，使之在内容的安全性以及准确性上得到保障。

（三）积极创新管理模式

随着网络信息技术的不断发展，在档案的管理形式和管理手段上都发生了一定的变化，在当前的社会背景下要想推动档案管理质量不断上升，就应重视起管理模式的创新。在办公室自动化形式下的档案管理工作，一定要与企事业单位原有的工作模式相结合，并在原有基础上进行相应的创新。这样才能形成更加具有特点的电子管理模式，对档案管理的效率和质量提升将起到重要的作用。

6 结语

在现代社会中信息技术得到了高速发展，办公自动化已經逐步的被应用与社会各个行业当中去，并起到了一定的作用。在现代档案管理工作中，积极的与办公自动化相结合，一方面能有效提升档案管理工作的时效性，提升管理的效率。另一方面对档案管理的质量提升促进企事业单位健康发展也有着重要的意义。虽然当前档案管理自动化发展仍然处于初级阶段，但只要工作人员能不断进行实践研究，就一定能促使档案管理更好地发展。

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