信息化背景下机关事业单位档案管理的改革

刘娟

摘 要：信息技术的发展带来了各个管理领域的信息化发展，信息化的管理模式在实际的运用过程中，拥有高效、便利的绝对优势。档案管理信息化发展同样带来了明显的优势。本文通过阐述档案管理信息化的内涵，分析当前机关事业单位档案管理信息化建设的必要性，并结合机关事业单位档案管理信息化发展的实际情形，提出档案管理信息化发展的改革措施。

关键词：信息化；机关单位；档案管理

当前，信息化在我国各行各业均得到了深入的发展和运用，这也是我国整体信息化水平高度发展和进步的标志。机关事业单位信息化发展正历经着持续的改革和创新突破，随着信息化进程的加快，眾多的社会管理工作均已建立在信息化的基础之上。因此，机关事业单位的档案管理工作，也在逐渐由传统手工登记的方式，向着信息化管理的方式改革。传统手工登记造册的档案管理已不再适应高速发展的社会环境，信息化带来了全社会各行各业工作效率的极大提升。这就要求档案管理工作也需要跟上时代的脚步，实现信息化与高效性。

1 档案管理信息化的意义

档案管理是机关事业单位一项不可或缺的基础性工作，它也是机关事业单位稳定发展的基础。有效的档案采集、整理、保存和查询工作对机关事业单位各项业务的开展有着积极的促进作用。在信息化背景下，档案管理工作采用了科学化、信息化的发展方式，这也是事业单位档案管理模式改革的主要方向。而当前，我国大部分事业单位中，档案管理信息化正面临着一些问题。比如：档案并未完全实现信息化，数字档案文书的内容并不完善，需要进一步实现系统化和规范化的管理。而如何更有效的利用信息化的手段，完善单位档案管理工作是当前需要继续解决的问题，也是信息化背景下，创新机关事业单位档案管理工作的重要内容。

2 档案管理信息化在机关事业单位的必要性

（1）有利于工作效率提升

传统档案管理模式下，纸张、照片或者录像均是分散保存，查询的过程中，需要耗费较多的时间和精力，且存在着管理不便、保管时间有限的问题。结合机关事业单位档案管理工作的实际情形，在数以万计的文书中，若是不能采用信息化的管理模式，将会让档案管理工作十分的繁重且效率低下。而档案管理信息化改革将能够大大的提升管理工作的效率，节省诸多的实际书写时间。比如文件的起草、签发、跟踪、归档等工作将能够通过计算机信息管理系统，全程的实现信息化。不仅有效的缩短了流程时间，还能够大量的节省人力、物力和财力。

（2）利于信息的共享和交流

传统的纸质档案，在存储、运输和查阅时均存在极大的不便性，也不利于共享和交流。而信息化的档案管理解决了这一难题，数字化的档案信息能通过网络实现便利的查阅、共享和交流。在网络环境下，查阅档案文献不仅款姐而且准确率高。如此便能很好的实现机关事业单位之间的合作和交流，保证了档案管理的质量和工作效率。

（3）利于档案保存工作的稳定性

纸质的档案容易受到保存条件和自然环境的影响，一旦保管出现差错，将会造成档案的破坏，若是重要的档案文献将会造成无法挽回的损失。而信息化的电子档案，在保存时间和安全性上不会受到自然环境的影响。与纸质档案相比，电子档案不仅保存方便，而且使用寿命长，不会受到时间和空间的限制，节省了大量的现实物理空间，在提高机关事业单位档案管理效益方面起到了积极的意义。

3 档案管理信息化在机关事业单位的改革路径

（1）加强培训，促进档案管理工作者综合素质的提升

机关事业单位档案管理信息化的过程，也是其整体管理工作改革和创新的过程。将档案管理信息系统纳入到整体的管理信息系统中，实现数字化的管理模式，对机关事业单位工作效率的提升是显而易见的。注重培训是促进档案管理工作者能力提升的重要手段，也是提高档案管理工作者基本素质的重要方式。这就需要机关单位的档案管理工作者，精通电脑、懂得如何有效的利用管理信息系统实现高效的工作。要想取得档案管理工作的改革和创新突破，就需要通过各种培训不断的提升相关工作人员的素质和技术水平，全面推进事业单位档案管理工作的信息化建设与发展。

（2）完善档案管理制度

当前，在我国档案管理工作领域，部分机关事业单位的档案管理工作尚存在着一些明显的问题。比如，管理工作存在着一些薄弱的环节，甚至还有一些机关事业单位对档案管理工作并不重视，管理人员思想落后，主管领导不够重视，相关制度缺失。这就造成了档案管理工作有效性较差的现实。因此，要完善单位的档案管理工作，就需要建立规范化的管理制度，完善整个档案管理体系，对整个事业单位的档案管理工作实现定期的考核，建立科学的奖惩制度，方能从根本上解决事业单位档案管理工作规范性与系统性的问题，也才能从根本上实现对机关事业单位档案管理工作的改革和创新。

（3）完善档案管理信息化系统

在机关事业单位档案管理工作中，于档案管理本身而言，管理者的基本素质是软件，而信息化的管理系统设备是硬件。因此，想要提高机关事业单位的档案管理信息化水平，建立运转流畅的档案管理信息化系统是最重要的内容。只有在提高信息化系统水平的前提下，才能充分发挥档案管理各个环节的效益。档案管理信息系统的实用性、便利性和管理有效性，是实现高效档案管理工作的前提。只有保障信息化系统的顺利运行，并能够方便、安全、高效的检索和查阅，才符合档案管理信息化建设改革的初衷，才能保证机关事业单位档案管理工作改革的顺利进行。可见，任何一个机关事业单位，要想持续的完善档案管理工作的改革和创新，需要优先提高硬件设施的水平。

综上所述，不断改革和完善机关事业单位的档案管理工作，是社会发展的必然趋势，也是档案管理工作发展的必然趋势。各级机关事业单位均应充分利用当前的信息技术优势，创新档案管理工作的模式，促进档案管理工作与时俱进。现阶段，档案管理工作均已进入全面信息化建设的阶段，积极汲取相关成功的经验，加强学习和培训，是机关单位实现档案管理信息化改革的有效路径。

参考文献

[1]耿亚楠.档案管理创新与服务模式研究[J].办公室业务. 2013（18） .

[2] 吴凌艳. 浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].科技创新导报. 2015（24） .