论企业档案在企业文化建设中的作用

曹滇侠

在知识经济时代，经济与文化一体化是必然趋势，企业的一切活动时刻与文化相伴，经济竞争渐渐变为更加隐蔽的文化建设竞争。企业档案具有丰富的文化内涵，是企业发展的真实记录，是企业文化建设的源泉和动力。企业文化是在企业的发展历程中形成的全体员工共同认可并遵守的价值观念和行为规范，它具有鲜明的时代特色。企业档案不仅生动、鲜活地记载了企业成长发展历程，更为企业文化建设提供了真实、可靠的资料，成为企业文化的“添加剂”。因此，只有进一步强化和发展企业档案工作，充分挖掘隐藏在企业档案中的文化内涵，才能适应企业管理现代化和企业文化建设不断提出的新要求，才能为企业留下一份文化遗产。

1  企业文化的内涵

企业文化，是企业在生产经营和管理活动中逐步形成的具有本企业特点的并为全体员工所认同和遵守的企业愿景和使命、核心价值观、企业精神、经营理念、道德规范、管理制度、行为准则和企业对外形象的总和。

企业文化的内容主要包括：第一，企业的价值观和道德观;第二，企业精神;第三，企业形象。具体地讲，企业的价值观和道德观是企业文化的基石，是企业追求的方向和目标;企业精神是企业文化的本质特征和核心组成，是企业发展之魂，企业形象是企业文化的综合反映和外在表现，是企业的无形资产。

企业文化建设就是对企业文化进行梳理，提炼出企业文化中优秀因素，引进适合企业发展的企业文化因子，进行企业文化设计，通过构建企业文化理念体系，形成企业文化系统。然后，进行企业文化实施，通过宣传、沟通反馈、培育、行为转换和长期建设、完善制度、加强领导，使得企业文化在企业中落到实处，最终形成具有本企业特点并为全体员工所认同和遵守的文化理念。

企业文化建设的目的是在企业内部形成一个有助于企业发展的氛围，全体员工能够按照企业文化的要求，规范自己的行为、体现企业的特色、塑造企业的形象，为企业的持续发展奠定基础，实现基业长青。

2  企业档案与企业文化的关系

企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，是记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。

档案本身就具有文化特征。随着社会的进步，社会生产力的发展，社会就有了专门的档案工作人员和机构，其工作对象就是档案，档案工作的一切活动都围绕着档案而展开。人们把档案工作作为一种文化形象进行研究，这样也就形成了一种“档案文化”。于是，档案文化就存在和发生于社会文化系统的全过程中，同时在这个过程中发挥着积极的作用，档案的收集、整理、研究过程本身就是一个文化积累的过程。人们积累档案的最终目的是为了保存历史事实，深化对社会和自然的认识，并在档案中获得历史知识和价值观念。人们从文化的角度去研究档案和档案工作，通过对档案文化积累起来的历史与文化成果，进行研究、学习和掌握，并用以指导人们的社会实践，反过来，又促进档案事业的发展。

企业档案和企业文化的关系是相辅相成的关系。企业档案保存、传递了企业文化，企业文化又孕育了企业档案工作。企业档案是文化建设的基石，它们缺一不可。企业文化建设与档案管理并不是一对矛盾，而是可以相互促进、相互利用的统一体。只有加强企业档案管理工作，才能为企业文化建设提供信息资源;只有加强企业文化建设，才能为企业档案管理工作增添新的活动和动力。因此，两方面工作不能割裂开来，应该是有机结合，相互促进，相互弥补，相得益彰。企业通过对档案的积累，实现企业文化的积累，构成企业发展壮大与企业文化发展的动力。

3  企业档案在企业文化建设中的作用

企业档案是企业的宝贵财富，它不仅仅是企业技术储备的一种形式，而且也是企业文化储备的一种形式。尽管企业档案具有多种性质各不相同的载体，但其都以具体的物质形态存在，具有直观性、形象性的特征。档案的价值在企业的发展过程中体现得越来越明显。一个科学的决策取决于信息量和正确性，档案是企业信息整体的一个非常重要的部分，企业对档案的需求比过去更迫切了。因此，企业档案工作完全能够在企业文化建设中发挥出重要作用。

3.1  企业档案是提炼企业文化优秀因素的必要条件。企业文化从企业的创新就开始产生，它可能是隐性的、潜规则的，不论你建设不建设，都会影响企业和企业员工的行为，都会影响企业的形象。与其让员工受那种自生自发的企业文化影响，不如有意识地进行企业文化建设，用一种适合企业发展的企业文化来规范员工的行为，促使企业员工秉承企业的价值观，实现企业价值的最大化，实现企业可持续发展。

进行企业文化建设，首先就要对企业进行归纳和梳理，“以史为鉴，可以知兴衰”，提炼出企业文化中的优秀因素，引进适合企业发展的企业文化因子，以便于构建适合本企业的企业文化理念体系。企业档案管理对于企业的文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能够很好地认清企业文化建设成就与不足。同时，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，从而更好地服务于企业的发展战略。

所以，在对企业现有的文化进行归纳和梳理时，企业档案具有不可替代的作用。通过检查各类档案，对企业经营现状和特点、管理水平、运行机制、企业发展前景、企业精神、经营理念进行调查研究和分析，从中可以判断企业优秀传统和企业精神，了解员工的基本素质，认识到企业急需解决的问题和未来发展的障碍，把握企业战略和企业文化的关系，最终提炼出优秀企业文化中的优秀因素，为下一步企业文化设计奠定坚实的基础。

3.2  企业档案为企业文化设计提供参考和依据。企业档案是企业发展的真实记录，企业档案作为企业的记忆工程，是企业承前启后、持续发展的桥梁。在企业文化建设时，企业档案可以为企业文化设计提供依据，发挥重要的参考作用。

根据企业文化的定义，我们将企业文化分为三个层面：理念层、制度层、符号层，企业文化的设计包含了这三方面的设计。理念层的设计，包括企业愿景与使命、核心价值观、企业精神、经营理念等设计;制度层的设计是指约束和规范企业和员工行为的行为准则、规章制度、责任制度、操作远程及特殊制度的设计;符号层的设计主要包括企业标志设计、服装设计、办公用品设计等，其核心是企业标志的设计。

在进行企业文化设计时，必须遵循历史原则，尊重企业历史，尊重企业传统，形成企业特有的深厚的文化底蕴;要遵循个性化原则，突出本企业原则，体现本企业的行业特点、地域特点和人员特点，绝不能脱离本企业历史而照抄照搬，缺少个性;还应遵循可持续发展原则，在新的环境下使企业文化得到继承和发扬，并不断提炼与升华，实现企业和企业文化可持续发展。此时，企业档案便可以起到联系过去、现在和将来的纽带作用。国有企业档案是本企业在生产、研发、经营管理等各项活动中形成和积累的全部档案总和。它理所当然地记录了企业文化发展的全过程。因此，企业档案可以为企业文化设计提供依据，发挥重要的参考作用。

3.3  企业档案为企业文化实施培育企业理念和核心价值观提供生动素材。新的企业文化需要一个学习、培训、实施的过程。只有让企业员工高度认同企业价值并将其转化为自觉的行为，才能真正成为企业文化。企业文化实施，就是通过宣传、教育培训、行为转换和长期建设、完善制度，使新的企业文化得到企业员工的广泛认同并成为自觉行为。

企业文化实施的重要手段就是企业职工培训。通过培训可以把企业的战略目标、核心价值观、企业精神、经营理念、道德规范、行为准则，以及企业的优良传统，系统而详细地介绍给企业职工，并经过讨论、总结和实习，加深理解，根植于企业职工头脑中。但是要让企业职工转变观念，从内心深处接受新的企业文化，并不是一件容易的事，需要生动的教材和反复的教育培训，才能使企业员工接受。

企业档案作为企业的一种历史文化对企业员工的思想认识、道德修养、文化学习等方面具有启迪、教益作用。同时，也是企业文化建设活动的宝贵资料，为培育企业理念、核心价值观提供生动的素材。作者所在企业在建厂四十周年纪念活动中，举办了征文、演讲比赛、图片展览及纪录片等活动。在这些活动中大量利用档案，写出了材料生动、内容翔实感人至深的好文章;在改革不断深化和市场经济逐步建立的今天，企业求生存、求发展就离不开档案信息资源。我们正是利用声像档案这一独特的功能，开发它的综合信息，配合企业奉行的“求实、创新、奉献、争创一流”的企业精神，利用声像和照片档案、资料编制了《纪念“平高”建厂四十周年历程》的纪录片和图片展，形象地再现了“平高”集团创业阶段—成长阶段—发展阶段—现代企业制度时期的光辉历程和平高人艰苦奋斗、坚忍不拔的品德，尤其是企业一直受到朱镕基、李长春、李克强等党和国家、省主要领导人的高度重视和来视察时的美好历史瞬间，令人触景生情，感慨万千，也将激励后人去创造“平高”更加美好的明天。企业档案在此对企业职工起到了极大的教育作用，比说教更有效果，激发了他们内心深处的工作热情，对企业文化实施培育企业理念和核心价值观起到了事半功倍的作用。

4  结语

企业档案记录了企业发展历程中的物质财富和精神财富，是企业文化传承和发展的重要组成部分，具有与生俱来的文化内涵和特性。是本企业在科研、生产、经营管理等各项活动中形成和积累的全部档案的总和，同样记录了企业文化发展的全过程。企业档案为企业文化建设提供了真实、可靠的资料，成为企业文化建设的“添加剂”，在企业文化建设中发挥着不可替代的作用，为企业可持续发展做出贡献。