高校档案管理系统的设计与实现

程安琪

摘  要  本文以面向对象为基本理念，采用统一建模语言这一工具，对高校档案管理有关业务进行了需求分析，并结合系统及用户需求，采用多层次功能架构，有效实现了高校档案管理系统的档案立卷、审核、移交、管理等多项功能。实践显示，该系统有效提高了高校档案信息管理的效率及质量，具有一定的应用价值。

关键词  高校;档案管理系统;设计;实现

中图分类号：TP3      文献标识码：A      文章编号：1671-7597（2014）22-0010-01

随着网络信息技术的迅速发展与广泛应用，作为重要的信息资源之一，档案也在各个行业中得到了重要的应用，档案管理信息化与网络化已成为大势所趋。本文结合我国高校档案管理工作的共性、档案管理工作的特性及其未来发展需求，构建了高校档案管理系统，以供参考和借鉴。

1  高校档案管理系统的需求分析

具体在对用户需求进行分析时，首先，需要对系统结构进行描述，构建相应的图形，对系统总结构、流程等进行描述，如系统边界、接口等，在档案生成过程中需要对流程进行严格控制;其次，针对需求进行建模。建模时可采用方法很多，如数据流图、UML、实体关系图等方式;再次，通过页面、原型等方式，为用户提供可视界面，用户可针对自身需求进行评价。采用原型分析法有助于开发方准确明晰用户需求，或使用户对需求进行确认。开发方通信先为用户提供相应的可视化界面，作为其原型，在界面上进行各元素的布置，以便对用户所需功能进行演示。系统利用B/S结构系统开发的优势，通过制作HTML文件向用户提供可视界面。

2  高校档案管理系统的功能架构分析

高校档案管理系统功能架构结合了高校校园信息化这一特点及高校业务特点，对业务进行了抽象，经软总线技术、中间件、软构件等对业务进行了模块化定制，并形成了拥有大批量集成及应用模式的开发框架。开发人员可针对所需解决的不同问题，对不同层次的组件进行利用、定制或扩展。本文系统的功能架构共分为三层，即平台层、档案管理层、业务规则层。

1）平台层。共包括三层，首层包括工作流、用户界面管理及规则引擎系统。UIMS为界面描述、设计、实现、评估、维护等功能的实现提供支持，并提供与之相应的人机界面，通过友好的方式同用户展开人机交互，使开发者能够利用该工具对软件界面进行开发。工作流可以将工作分解为定义较好的角色、任务、过程与规则，以便监控与执行，实现提升效率及组织水平的目的;规则引擎系统所采用的嵌入式应用程序，有效实现了业务决策的分离，并采用预定义语义模块对业务决策进行编写。通过数据输入，对业务规则进行解释，并依据业务规则，进行决策;二层为framework层，该层主要负责对基本请求进行处理，并对所有系统的业务进行调用;三层为公共服务层，包括制品、权限、数据字典、群组管理，以及短信、邮件、查询、统计分析、新闻通知等服务模块。通过各项功能有效提高了办事质量及效率，加快了信息间的传递。

2）档案管理层。系统将人员管理通用操作作为通用管理层，并提供了相应的信息管理功能，这一功能便于用户进行个人信息的查询及修改等操作。以人员管理为基础，就学生不同特点，对人员管理功能进行了丰富，对学生信息管理进行了完善。

3）业务规则层。针对各部门及其相应的业务需求，可对各项业务进行细分，如党群、行政、教学、科研、产品生产、科研开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等档案管理子系统。

根据需求建模可知，不同阶段工作相对明确，不同阶段的结果、条件也较为明确，利用功能划分等方法，将整个系统划分为多个子系统，各子系统分别代表不同类型的功能模块，且相对独立，相互间互有联系，但和同层模块间极少联系。就模块间的联系，需要通过参数调用及返回值来进行，不同模块可独立进行调试，尽可能不用全局变量，且数据库文件要求必须职责分明。因此，根据功能划分这一方法，将最上层的教学档案管理系统分为学生教育档案管理、教学档案管理、成教档案管理、网络教育档案管理四大子系统，各子系统功能各不相同：对于教学档案管理子系统而言，其作为整个系统中十分重要的组成部分之一，直接对教学过程进行管理，面向教务处、各级学院使用。教学档案管理是一个完整、全面的档案管理流程，包括各档案目录录入、立卷、审核、移交、转档、库房管理、销毁等多项功能;对于学生教育档案管理子系统而言，其主要面向的是学校各院系不同职能部门，学校二级学院及全体在校学生，主要负责学生档案学籍卡、成绩。学位论文、评审材料、学生教材、教案收集及其管理等各项内容;对于成教、网教档案管理系统而言，主要针对的是成教学院学生及网教学生。负责成教学籍卡、成绩、学位论文、评审材料、教育教材、教案收集及其管理等内容，包括档案立卷、审核、移交、转档、销毁、库房管理等环节。

3  系统的实现及测试

系统实现部分主要负责以设计结果为依据，采用J2EE技术对程序进行设计，并针对系统实现中的核心问题，如学生信息迁移、实体档案管理的实现等进行分析。

1）实现学生信息的迁移。学生存档信息相对复杂，且需要存档信息，如招生、培养、学籍、学位等信息，在系统中早已存在，为避免重复录入，减轻工作量。在信息存档过程中展开了数据信息的迁移，采用多数据库连接形式，对数据字典的更新进行检查，依据学生各项信息展开数据迁移，将毕业生及招生信息进行转库。

2）实体档案的收集。为便于查询及搜索，对毕业生信息进行统计，需要针对实体档案以案卷级、卷内级等形式分别录入数据库中。其中，针对学籍信息，应通过转库从信息数据库中获得，就学位档案利用学生填写或批量导入等方式实现。

3）实体档案管理。为便于查询，需要将馆藏信息分为两种形式，即案卷级、卷内级，因档案需经各阶段予以处理，本系统针对档案设置了相应的状态，以便处理。

4）系统测试。系统测试分为功能、性能两大测试部分，并采用面向测试的开发形式，对系统测试结果进行分析，实现了开发、测试及用户确认三方面并行的方式进行。经测试找到缺陷，开发人员通过分析明确业务，进一步提升系统质量。当前高校档案管理系统已投入使用，且功能、性能方面均得到了进一步的改善，信心后续使用将进一步完善系统功能。

4  结束语

高校档案管理系统完善与否关乎高校档案管理水平的高低，因此，高校必须加快档案管理信息化建设，逐步提升档案管理水平，以推动高校学术地位逐步提升、学术影响力逐步增强。

参考文献

[1]Li-pingZhang，Jie-un HU，Construction Practice of Digital Information and Networking of College Archives[J]. Journal of Shiyan Technical Institute， 2009 （09）：92-94.

[2]杨哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报（社会科学版），2011（12）：134-136.endprint