档案基础工作浅见

晁莹

档案工作贯穿着社会主义现代化建设的各个层面、各个角落。随着社会主义发展不断迈入高度信息化，档案工作也就显得尤为重要，这给档案的管理工作提出了实行标准化、规范化的要求。但档案高质量的管理要求却基于档案形成最初的基本工作，只有搞好最基本的工作，才会推动档案的信息化管理和利用价值。

何为档案的最基础工作呢？就是从第一步文件的收集开始，到分门别类、细化整理并装订成册、盖章排序、著录并打印、验收入库的一整套程序。如何才能搞好档案的最基础工作呢？下面就从五个方面来说说。

一、把好文件收集工作的关口

文秘工作是档案形成的关键，收集文件是档案形成的第一步，这就要求文秘人员在平时的文件管理工作中进行收集处理存档文件，并且进行分门别类，细化放置，做好这一步，给下一环节———细心整理，对号入座，装订成册的工作做好了铺垫。

收集文件是档案形成中的龙头工作，如果做不好此项工作，就会给今后一系列工作带来负面影响。例如有某个建设单位的机关办公室主任主管档案工作，但平时工作不负责任，工作中不讲原则，麻痹大意，对管辖工作人员的职责不加以明确和强调指导，甚至连自己都不清楚档案是如何形成的，故而文件管理混乱，做不到归类放置，还把有些重要性文件在承办过程中丢失，问不着，找不见；另外在文件的形成中也存在一些问题，例如文件签发稿上没有领导的签名，不写明日期，不盖章，把挂好的文号随意改动以致文件序号混乱；在打印时，打字员擅自做主，在废纸翻页上打印并放入存档文行列，给文件归档带来麻烦。这一系列的问题，该领导不但不认真把关，而且到最后把责任往别人身上一推了事。这是在领导方面出现的问题，但也是最关键的问题，亟待克服解决。

二、把好档案装订工作的关口

档案的整理装订工作属于细活，需要慢工出细活，千万不能粗心大意和操之过急，否则就会返工，会给后面的工作带来非常大的麻烦。例如我们曾经在查档过程中遇到过这样的问题，目录上的编号与放在卷内的文件编号虽然相符，但内容则非，在查档时根本找不到，后来翻过所有的文件，费了很大的工夫才找出来。这就说明是在整理过程中工作人员麻痹大意和主管领导没有仔细核查而造成的，因此必须把好此工作环节的关口。

档案的整理装订环节是需要在上一环节的基础上进行，再次加以分类整理并且进行缝制装订，缝制装订时必须按照装订规格要求进行，以前是以“大卷为单位，现在是以“件”为单位，即一份文件一份文件地缝，工作人员要认真阅读国家出台的《归档文件整理规则》及后来改进的整理规格，缝制时所有文件的缝制规格必须一致，而且缝制过程中需要仔细检查，页码是否颠倒、批复与报告的顺序是否放对、科技档案的图纸是否叠得合理等问题需要注意，这样装订好的文件既整齐又便于翻找。

同时边缝制边再次细化归类，需要做好在卷或盒子上用铅笔（今后盖章时可以擦去）标明年代、机构、存档期限等，还要按顺序编写页码等工作，并在文件之间、盒子之间必须标明顺序，按照文件的重要程度、按文件的某种性质分出的类别及先后顺序来放好的位置必须标明顺序，且在整理过程中不能拉乱，这就要求整理人员要有高度的责任感和工作态度，努力做好此环节工作，为下一步工作打好基础。

三、把好档案盖章工作的关口

档案的盖章工作是在细化归类收集的基础上，文件缝制完成后的工作环节。此项环节同样需要认真、仔细，否则整理出来的档案就会出现不美观而影响档案的质量。例如有些工作人员在盖章时，一边工作一边和别人聊天，甚至吃吃喝喝，一不小心就把文件打湿或弄油了；还会出现张冠李戴，错了之后用刀片刮或用胶带粘拔，结果盒子上改过的地方坑坑洼洼不美观，甚至文件上弄成洞，以致无法再次盖章。如此一系列的问题大大影响了档案的质量。

由此看来，在此工作环节上同样把好关口，主管领导需要加以强调注意事项，并明确工作人员职责，在盖章过程中随时督促检查，警钟常敲，警语常念，克服麻痹大意的思想，才会整理出高质量的档案。

四、把好档案著录工作的关口

前三个环节完成后，就要进行编制并打印目录。档案目录是查档最重要的依据，所以，编制和打印目录坚决不能出错，从顺序号、文件责任者、题名、页码、年限等都必须准确无误，否则将会给今后的查档和管理工作带来不便。例如在电脑输录过程中，由于不仔细，结果张冠李戴的有，丢三落四的也有，到最后丢失的还能补上，张冠李戴的就不易觉察到，那么等到查档时就找不到需要的东西了。如此一系列问题必须引起高度重视，把容易出现的错误消灭在零状态，才会避免给下一步工作造成障碍。例如有一单位，由于以前工作条件不优越，还未达到办公自动化时，档案的著录就靠专人打字员完成，而打字员又是临时聘用人员，素质差，工作情绪低落，工作不负责任，造成打印目录混乱、无法利用，这样本应按时入库的档案需要等待重新审核并修改目录，不仅延误了入库时间，而且在期间弄丢文件的情况大大存在。

另外，档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准率，因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如西宁市计划委员会简称为市计委，西宁市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委。还要统一题名中应具备的要素，我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐；如果题名冗长则删除多余的赘词。还有统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率，所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。还有我们利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录，为日后制作《人名目录》等检索工具打下基础。

同样的道理，以上著录要求由于打字员素质差而达不到要求，直接会影响今后的信息化管理。因此，建议聘用打字员时要严格审查，录用工作态度端正且认真负责、具有较强的工作能力和职业道德的人员，或由整理人员亲自著录，就会避免许多问题。

五、把好档案入库工作的关口

验收入库工作是档案形成过程的最后一个工作环节。入库前需对本期形成的档案进行验收，验收的内容包括：仔细核对目录与文件的文号、主题、责任者、日期、页码等是否相符，每份文件右上角盖章的栏目中事项是否正确，文件装订是否符合要求，盒子上盖章是否达到要求，卷内文件与盒子上说明是否一致，盒与盒之间、件与件之间顺序是否连续正确，每盒是否放有备考表（整理人员及卷内文件情况说明），整理出来的档案整体质量是否达到要求等。以上内容如达到要求，则可入库。入库时做好档案移交手续，写清档案入库时间、数量、期限、移交人及接交人、检查人等，必要时注入简单的情况说明，这样才会符合档案的标准化管理要求。

也有不按照以上要求入库的现象，直接把档案放入档案室就了事，没有任何手续，对档案形成的初始资料毫无查证。

档案的顺利入库也就意味着本期档案整理工作圆满完成。那么，在这个最后的关口中同样需要主管领导的监督检查，发现问题及时补救，以免时间长了就会忽略，给今后的管理工作造成困难。

总之，无论是综合档案馆，还是基层档案室，在管理工作中都必须实行标准化、规范化的工作程序和方法，才会提高档案管理工作水平。要想提高档案管理工作水平，就必须搞好档案最初的基本工作，同时在基本工作中体现标准化、规范化的工作程序和方法，从而推动档案的信息化管理和利用价值。endprint