浅析高校如何优化报账方式、提高报账效率、解决报账难的问题

潘峰

摘要：随着高校规模化发展和多校区管理运行，高校的财务报账工作面临着新的挑战。本文中笔者将从高校报账难存在的问题入手，分析报账难的根源及报账方式存在的问题，并进一步提出优化高校财务报账方式、提高报账效率的方法。

关键词：优化报账方式 报账效率 报账难

随着高校规模化发展和多校区管理运行，高校教学经费、科研经费等资金来源渠道的多元化，使得高校财务部门报账业务量剧增，作为高校管理重要组成部分的财务管理同样面临着新的挑战。高校不论是开展教学工作，还是进行科研活动或发挥服务社会的其他功能，都需要高校财务部门做好支持工作。如果高校财务工作效率低下，服务质量不高，会在很大程度上影响高校职能的充分发挥。在高校大量的财务工作中，财务报账是最基础性的工作之一。财务报账是会计信息准确的基础，更是学校相关经济决策的重要依据。各高校财务报账工作中普遍存在类似“报账难”的问题，接受报账服务的师生怨声载道，提供报账服务的财务人员也是叫苦不迭。因此，寻找科学合理的解决途径是提高高校财务报账效率、提升财务服务质量的一个亟待解决的问题。

一、高校财务报账难存在的根源

（一）经费使用审批环节的现状及存在的问题

经费使用审批环节涉及经费归口管理部门的确定、审批责任的明确、审批权限的设定等问题。高校各部门经费主管领导往往身兼数职，公务繁忙，找他们签字很难一两次完成。单张发票金额或同类发票总金额超限的，还需相关部门领导签字；科研经费开支规定经费主管不得自报自批，经费主管本人的发票应由其所在单位主管财务的领导审批。一笔账有时要跑多趟，花费了的大量时间，若因为手续仍不齐全被财务人员退回要求补齐某些手续才能报销时，报账人往往会积怨爆发，对财务部门、财务制度产生抱怨心理，甚至会迁怒于财务人员，认为财务人员小题大做、有意刁难。

（二）审核原始凭证环节的现状及存在的问题

1.错误观念问题

有的老师观念认识存在错误，把科研经费和私人账户相挂钩，总是认为自己申请来的科研经费就是自己私人的钱款，经费入账时被学校扣除了管理费、税费等费用已经让他们很不满，在报账时使用自己的钱，还被各种条款制约更让他们愤怒。他们没有意识到，他们所申请的科研经费是以学校的名义进行的活动，不是自己的私人行为，经费进入学校，必然要接受学校的管理。当这些老师们要违规使用科研经费而被财务人员拒绝时，他们通常大发脾气、不耐烦听财务人员的解释，甚至对财务部门、财务制度、财务人员爆粗口，更加激化矛盾。

2.原始凭证的真实性、合法性、合理性审核

这其实是最难把握、最耗费时间、精力的，也是最容易产生矛盾的一个环节。粗制滥造的假发票用肉眼就可轻易辨别其真伪。有的发票看似真实，但和税务局网上信息不符；有的发票本身是真实发生的，但不属于报账人；有的发票和税务局网络信息一致，但其开票内容和实际业务不符。有的报账人一次拿来大量重复车牌号的出租车车票；大量不合理的购买办公用品、燃油费等发票。有的报账人会拿来大量的学生假期私人活动的车票、甚至收集的车票，凑成往返车票，大量报销差旅费和差旅补助。这些违规发票和真实性严重存疑的发票被财务人员退回后，有些报账人或悄悄换一个财务人员审核、或分散发票报账、或干脆换一个校区报账，试图蒙混过关。

3.原始凭证的正确性、完整性审核

受理到信息不完整的原始凭证，财务人员会要求经办人员补充相关信息。如：原始凭证无日期、无数量、无单价、无接受单位或单位错误；业务内容含糊不清无法确定、公章模糊不清或不是发票专用章或没有加盖发票专用章，这些票据都必需予以退回；超过一定金额的票据，必须提供对方开具加盖公章的明细清单。

4.手续齐全性审核

如：粘贴单必需有单位主管、报账人签字；发票背面必需有除经费主管以外的经办人和证明人签名；涉外票据必需有相关的批件、需要招投标竞价的必需有招标竞价文件、必需签合同的必需附合同、工程款必需有审计处的工程预算表和工程结算表；单张发票超2000元的需提供POS机刷卡小票或银行转账记录；同一天同一个售货单位的发票累计超2000元，视同单张发票超2000元；一个经费主管当天报销的办公用品累计金额超5000元需2个主管领导签名，超10000元需3个主管领导签名；设备款、工程款等款项使用的经费来源不同，款项金额对应的审批程序的要求也不同。当报账人前期忽视了这些必需具备的流程、手续时，后期报账时自然不会顺利。

5.对应性审核

是指对报账事项是否对应财务制度的规定。如：票据有效期是否符合规定；经费支出业务范围、开支比例、开支标准是否对应规定；报账必需出具经费卡，且相关单据上必需有相对应的经费主管及相关项目主管领导的签名，经费卡必需和经费主管一一对应，不能对应则需经过授权等。

6.发票分类、粘贴凌乱问题

发票不分类，将各种类型、各种面额、各种单位的发票不加以分类，混合起来粘贴，甚至上一张发票粘住下一张发票的信息，导致有些发票不能报销。如此凌乱的发票必然会加大财务人员的审核难度。

7.虽然财务部门开通了网上自助报账系统，但还只有部分老师尝试自助报账

有相当一部分主动尝试自助报账的老师将网上自助报账理解成了网上自由报账，以上种种在现场报账中还会有所收敛的问题，更是变本加厉地出现在网报单中。后期制单的财务审核人员需逐一打电话与报账人员沟通，所耗费的时间、精力更甚于现场报账。财务部门还需要一定时间的推广、宣传使老师们明白网上自助报账必需一如既往地遵守的学校的财务制度，在此基础上他们才能逐渐体现到网上自助报账的优越性。

8.财务部门工作环境与业务量问题

多数的经费项目负责人习惯性地将报账业务累积在周末、寒暑假、学期末、年末、或财务催支出进度、国库即将关闭时扎堆报账，月月如此、年年如此。大量的报账业务集中在这些时间段使财务核算量在短期内剧增，即使财务部门引进了叫号机，但为数众多的报账人员还是经常习惯性地围在前台，报账大厅每日如同闹市、人满为患，财务人员和报账人员之间的问答解释的声音，与报账人员之间高声交谈、聊天的声音此起彼伏。在如此嘈杂的环境中，面对众多的人流，财务工作人员既要审核原始票据，又要审查签批流程的手续，还要将报账人那些摇摇欲坠或已坠的发票重新粘贴加固，并告知报账人今后应该怎样分类整理发票、粘贴发票等注意事项，工作强度可见一斑。工作环境的嘈乱不仅影响了财务人员的情绪，也使其在高强度的工作中处于更加紧张、疲惫的状态，长久处于如此嘈杂的环境中，势必会影响到报账的速度和准确度，也使得报账变得更加困难。

9.调账问题

有的经费主管不了解自己经费项目立项时的注意事项，或明知道却不在意，等到项目结不了题时，或要被查账时，就将近则几天前，远则几年前报的账进行大量调账，财务人员在面对日常报账工作的同时，还要面对经常性的调账工作。

10.报账秩序问题

有的报账人员学院有委派会计，出于种种原因不回学院找委派会计，却到报账大厅报账，占用报账大厅有限的报账资源；有的报账人怕过号，一人取多个报账号，造成大量空号，常常是报账大厅坐满了报账人，一个财务人员却能一连呼叫二十几个空号，浪费了报账时间

（三）国库集中支付的科研经费可使用期限较短

中央国库、省国库集中支付的科研经费可使用期限较短，特别是省国库经费，高校一般都要到5月份以后才能陆续收到省国库集中支付的科研经费拨款指标，拨款时滞较长，但均在年末将结余资金收回国库。国库项目经费主管为避免造成经济损失，只能在短短几个月内加快预算执行进度，众多老师一起突击报账的结果又会加重审批环节、审核环节的矛盾。

（四）财务人员偏少，工作能力参差不齐

高校财务人员偏少，流动性大，新上岗的财务人员基本上是一边向其他财务人员学习岗位业务知识、一边直接上岗工作，不但新上岗的财务人员自身压力大，也给其他财务人员在承担本身繁忙的工作以外带来新的压力，这些都必然会对报账工作产生一定影响。

二、改善高校财务报账难的措施

高校整个财务报账流程是一种流水线工作，一定要按照流程的先后顺序才能完成整个财务报账过程。这种流水线的报账流程注定是一种耗时且低效的报账流程，只有改变这种报账流程，才能从根本上解决报账难的问题。

（一）提高财务人员专业素质

财务人员的工作能力和职业素养直接关系到财务工作的质量。高校财务人员要熟悉国家会计法律法规制度，掌握高校财务工作的运作流程，了解高校教学、科研、行政等工作的特点，以明确高校财务工作的实际要求。只有这样才能在财务工作中做到勤勉尽职、服务周到。

财务部门为此需要做好如下工作：

一是不断加强财务人员的思想道德、职业素养和业务知识的培训教育，不断组织全体人员参加业务学习，不同岗位财务人员以PPT的形式总结、交流自己的工作经验与教训，探讨在工作中遇到的新问题，既可以加强自我建设，又可以提升其他财务人员的服务能力和服务水平。

二是进行财务人员的继续教育和最新的财经法规和有关学科的培训、学习、交流，不断地拓展财务人员业务知识的广度和深度。

三是为了适应会计电算化对计算机系统、网络等硬件设备、软件系统维护的需要，引进计算机方面的专业人才，以改善队伍的知识结构，并能及时排除硬件设备、软件系统的故障，保障了报账流程的畅通无阻。

（二）组建报账大厅，引入叫号机，增设咨询、接收网报单窗口，改善报账环境

基于高校报账业务量逐年增大，财务部门学习银行前台服务模式，组建报账大厅，引入叫号机，报账人还可以通过财务部门网页上的——“大厅办理情况实时播报”，时时了解报账大厅里的报账进度，不必在报账大厅里等待叫号，既节约了等待的时间，也改善了无序报账的状况。咨询窗口负责各类业务流程的咨询工作，接听咨询电话，以及报账人领取涉及报账的相关单据等工作。咨询岗位需要全面了解学校各类财务规章，清楚各类业务流程，做好财务规章制度的宣传和解释工作；在履行咨询职责的同时，咨询岗位要接收、初步预审报账人网上自助报账的网报单。设立咨询岗位，可使高校财务报账工作前移，方便了报账人员，提高工作效率，节约报账时间。

（三）通过网络平台报账等技术手段

1.付款方式改变传统的现金收付方式

实行“无现金报账”方式，借助银行卡、网上银行等先进手段，实行资金收支业务的电子划转，最大限度地减少现金流动，甚至最大限度地减少支票业务，改由网银支付，教职工各项收入、学生补助发放、学生学费收缴、各部门之间的业务结算等均实现无现金结算，使得资金收付工作更加安全、方便、快捷，大幅度地提高工作效率与服务质量。

2.建立网上自助报账系统

为加快推进财务信息化建设，进一步为广大师生提供优质高效的服务，财务部门推出“网上自助报账系统”。网上自助报账系统通过网络实现，不受时间和空间的限制，可以为广大师生提供“全天候”报账服务。教职工可以随时在办公室或家中登录“网上报账系统”，录入报账信息，报账人将网报单和相关原始凭证交到财务部门，经财务部门接单人员初审后即可持回执离开，后续的审核、复核、银行转账等工作都由财务人员处理，报账人无需到报账大厅排队等候，更为方便快捷。审核人员对网报单和相关原始凭证审核纠错后，自动生成记账凭证，经复核人员复核无误后，将由出纳人员直接支付报账金额到报账人指定的银行账户上。自助报账系统按照高校财务制度的要求对会计科目进行了预设，每个会计科目都配有详细的科目涉及业务范围，方便非财务专业的广大师生操作，提高了财务记账的规范性，加强了会计基础工作。

为加快推广“网上报账系统”的使用，财务部门每天在报账大厅里用幻灯片的形式循环播放网上自助报账的每一步具体操作流程，方便广大报账师生在等待报账的同时，更加直观地了解网上自助报账的流程。与此同时，财务部门、科技处、纪监办联合开展多场科研政策、科研经费管理宣讲活动，到各学院、各部门上门宣讲科研政策、科研经费管理、使用科研经费的重要原则，财务报账中的重要注意事项，以及宣传网上自助报账的优越性等。

（四）建立畅通的信息沟通渠道、增强高效和谐的服务意识

1.充分利用财务部门网页平台，建立畅通的沟通渠道

普及学校各类财务规章制度，及时更新财务信息，解决财务人员与报账人员信息不对等问题。报账人员对财务信息的了解程度对否能顺利报账起决定性作用。在财务网页上公布各类报账业务的规范化详细的流程，让广大师生了解报账规定。为校内各单位提供账务经费查询、经费到账查询开通、教职工收入明细、公积金查询等自助服务，突破时间、空间的限制，最大限度地提高财务信息共享。

2.报账现场，增强财务人员的服务意识

对于复杂业务做到耐心细心，时刻牢记自己的工作职责；运用恰当的招呼语和必要的工作引导语；做好鲜明的标志指引；在报账大厅里提供供报账人员使用的足够的、舒适的座椅等，都是至关重要的信息沟通渠道。

3.财务部门可以定期开展一些报账师生的基本财务报账须知培训

重点讲解报账知识，如：各类经费的报账禁忌、报账的基本流程、如何辨别真假发票、发票的分类整理、票据的规范粘贴、每一种单据的填写要求等，以此提高报账人员的财务素质。报账人员了解基本报账规则会减少财务人员的询问，同时也会减少票据的粘贴和补充信息的返工率，从而节省财务人员的解释和审核时间，会大大加快报账速度，缓解报账难现象。财务部门后期还可根据培训效果将基本的财务知识、报账规范和报账师生普遍关注的报账疑问整理成简单易懂的文件，放在财务部门的网页上，方便不能前来参加培训的师生下载学习。

（五）设计灵活科学的报账形式、优化财务报账流程与步骤

高校财务报账业务量每月分布不均匀，通常在每年的5-6月、10-12月，报账人员会激增，特别是12月，报账业务会达到全年的高峰期，其他时间段却比较轻松。财务部门根据报账业务的不同特点和要求，科学设计不同的报账通道和报账形式对于报账效率的提高具有重要作用。比如，优先处理网报单；设立快捷报账通道，可以让简单报账业务得到优先、快速办理；分散报账时段，均衡财务工作量，引导教工有票据尽可能及时处理，不要累积扎堆报账。强化报账材料的前期准备工作的重要性，在报账前准备工作做得齐全，报账时需要返工的情况就会大大减少，这样就能加快财务报账办理的速度，节约大家的时间。

三、结语

高校财务人员在提升自身业务能力的同时还要强化全局意识、创新意识，坚持原则与灵活变通相结合，将财经法规融入到业务办理中。建立畅通的信息沟通渠道、推行“无现金报账”方式、建立网上自助报账系统等，都是对当前报账体制进行的完善。随着财务管理信息水平的提高，财务报账体制还会不断的创新和优化，营造一个更加井然有序的报账环境，彻底解决报账难的局面，是进一步加强构建和谐校园建设、提高高校财务管理水平的关键举措。

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（作者单位：华南理工大学财务处）