高校档案信息化建设探析

陈 敏

（泸州医学院 档案馆，四川 泸州 646000）

档案信息化指的是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术。高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理、基建等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高校发展过程中所创造的物质财富和精神财富的总和。高校档案信息化对高校的发展有着重要的意义。

1 高校档案信息化是时代发展的必然趋势

1.1 是信息化社会的发展要求

信息化社会是社会发展的必然趋势，2010年国家教育部制定的《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》中，提出要加快教育信息化进程。2011年，第十一届全国人大第四次会议通过了《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》，在教育发展的重点工程中也强调了教育信息化建设。

1.2 是档案事业发展的需要

随着国家教育行业信息化建设的推进，档案管理的网络化、数字化已逐渐成为管理档案的主要手段。利用网络系统就可以高效地实现档案材料的收集、保管、传递以及查阅等日常工作，甚至可以通过网络授权，实现档案的在线浏览等协同化办公需要。

1.3 是高校各项事业发展的需要

随着社会信息化的日益发展，科学技术手段以及服务方式的转变都为高校信息化建设提供了便利。很多高校的管理部门都已转变工作方式，各种网络管理系统代替了传统的工作套路，使得各项工作在质量、效率上有明显提高。高校档案管理工作相对其他工作发展滞后，更需要加快信息化建设，以顺应时代发展的需求。

2 高校档案信息化建设还较落后

2.1 标准规范体系不够健全

现有的针对高校档案管理出台的一些信息化管理标准更新时间周期较长，不能满足高校档案信息化建设发展的需要。在高校信息化管理体系、高校档案信息系统、高校档案信息安全等方面缺乏有针对性的相关规范标准来指导高校的档案信息化建设工作。

2.2 经费投入力度不够

目前，很多高校对档案管理信息化不够重视，导致软件硬件设施建设落后，相应的队伍配备、基础设施与维护、信息资源的充实等等都显得不充足。高校更重视教学和科研工作，无暇顾及档案软硬件的配置及更新，严重制约了档案信息化建设的速度。基础设施跟得上的高校，也由于经费的问题，使馆藏数字化建设进程缓慢。

2.3 高校档案管理人员亟需培训进修

档案信息化建设是一项专业性强的工作，对档案管理人员提出了新的要求，除专业素质外，还要求其具备一定的计算机、现代化信息管理等知识和技术。但当前，高校档案管理队伍中普遍存在着管理人员不足、人员整体素质不高等问题，主要表现为现代网络办公能力不高和档案学专业知识和技能欠佳。

3 高校档案信息化建设路径

3.1 健全标准规范体系

高校档案部门应该顺应时代发展的需要，在高校信息化管理体系、高校档案信息系统、高校档案管理软件、高校档案信息安全等工作方面出台相关标准。档案信息化建设离不开档案管理部门相关规章制度的建立，只有制定出符合档案信息化建设发展规律的具体措施和办法，明确档案信息化建设的任务和重点，指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作，才能使高校档案信息化建设有规可守，有章可循，保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的相关制度有：网络安全管理制度、保密制度、操作管理制度、查阅利用制度、以及具体工作人员的岗位责任制等。

3.2 加大经费投入力度

首先，增加档案信息化建设的经费投入，加强软硬件基础设施，购买业务正常运行需要的网络管理系统、计算机、服务器、扫描仪、复印机等设备；同时，要留出部分资金作为数字化档案管理软件设备的后期维护和升级之需。其次，馆藏档案信息化是一个工作量大、耗时长的工作，如果要完成这些馆藏的信息化，光靠高校档案部门的力量，5年都难以完成。有了大量资金的投入，就可以在做好档案安全的前提下，将此项任务艰巨的工作外包给专业的档案信息化公司，加快高校档案信息化进程。

3.3 提高档案工作人员素质

针对高校档案信息化建设的性质与特点，开展现代信息技术培训，使档案管理人员掌握必需的信息技术和知识，才能更好地利用现代技术和设备，对档案进行信息化管理。还要不断提升档案管理人员的业务能力和知识结构，开展有针对性的培训。同时，增加与同行之间举办交流活动的次数，通过交流经验取长补短，促进学习效率，并且设法使学习和培训真正成为一种制度化、规范化的管理手段。

总之，在网络技术日益完善、信息高速发展的今天，档案管理模式将逐渐从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这种转变是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地加大投资力度，采用现代信息技术装备档案部门，建立完善、齐全、高效的档案平台，整合教学、科研、人事等各类高校档案，才能更好地为高校的教学科研等各项工作保驾护航。

［1］闭线林.新时期高校档案信息化建设探析［J］.山西档案,2014(5):69-71.

［2］李建英.高校档案信息化建设研究［J］.长沙铁道学院学报,2014(8):338-339.