知识管理视角下制造企业的档案管理分析研究

李文珍　刘静　陈璐

摘 要：知识管理概念在高速发展的经济时代，已经被各大公司企业重视，并逐步渗透应用到生产工作中，成为企业自身发展的重要战略。档案是企业知识的重要组成部分，档案管理应该视为企业知识管理的核心。在此形式下对企业档案管理的发展提出了新的要求，本文立足于档案管理与知识管理的关系分析，探索知识管理实践的三种策略-市场化策略、系统化策略、社会化策略-的选择应用，阐述知识视角下企业档案管理如何提高企业档案管理价值，为企业生产增值提供有价值的知识服务。

关键词：知识管理；企业档案管理；知识实践策略

在知识经济占主导地位的今天，知识已经成为企业发展的重要动力，它是企业创造财富、提升企业核心竞争力的重要源泉。企业档案--特别是大中型制造企业--是企业知识的重要组成，因此企业档案管理部门应该视为企业知识管理的核心部门。然而提到知识管理时，很多人认为只有智能型的企业例如微软、惠普等才能够有充分的环境应用这种智力型的管理，对于传统的制造企业来说，普通的OA、ERP和CMS等已经足够企业的发展所需。显然在新经济形势下，这种观念不仅不会促进企业的生产力，反而给企业的创新和改革造成很大的阻碍，影响企业市场化的进程。

1 制造企业档案知识管理提出的背景

1.1 时代发展和市场竞争压力下提出的要求

21世纪的时代是依赖知识和信息进行生产、分配和使用的经济时代，无论对于商业组织还是非商业组织而言，21世纪最有价值的资产将是其知识工作者及其生产力。这种目标的实现当然离不开知识管理。日益激烈的市场竞争环境下，企业创新和改革是必然之路。为了创新，企业有必要充分整合自身的优势资源，其中包括具有战略性、独特性的企业内部资源，很大一部分来源于企业日常生产管理活动产生的知识。因此市场环境下的档案知识管理显得尤为重要。制造企业有必要实行职能管理的转变，由资本资源向知识资源转变，由传统工业向知识行业转变，由流程管理向知识管理转变。

1.2 新时期企业档案管理边缘化形势要求

激烈的市场竞争造就了企业不断的调整其所拥有的资源，以追求利润最大化作为企业生产活动的指导原则。与企业利润密切相关的部门，例如技术科研部门、财务部门、质量部门、生产部门等都受到企业很高的重视。企业档案中蕴含的各种专业的技术资源、企业经营管理知识等重要的信息往往被企业忽略，档案管理部门也被认为对企业利益没有效益的服务部门，档案编研也仅仅是各种信息的二次汇总，无法做到整合有效利用。继而档案工作和档案部门逐渐被边缘化，甚至很多企业根本就不设立档案管理部门。

1.3 企业员工不断增长的知识需求

传统制造型企业相当部分都是中大型资本密集型以及劳动密集型企业，依赖于生产设备和人员，进行重复性的工作，对于他们来说资本是第一驱动力。以劳动密集的产业就面临着劳动力的流动，但是注入的“新鲜血液”如何以最快的速度学习领悟工作职责、工作内容，成为各个岗位上的支柱，传统意义上来说需要企业大力提供培训资源，这样给企业带来了很大部分的成本消耗，不但时效长，而且吸收较慢。传统的师徒制“以老带新”不仅使知识无法系统的积累，且利用率低下。

对于老员工来讲，单个岗位上的信息已经不能满足全面发展的个人需求，各个部门企业员工如何进行技术、知识、智慧交流讨论，如何深入的全面发展员工已成为传统制造企业的瓶颈问题。

对于决策层的领导们来说，企业各个部门包括人事、财务、技术、生产、质量、设备等档案信息零散，无系统化，即使有ERP、CMS、OA等信息系统，也仅仅停留在机构电子信息机械合并的层面上，并没有真正的提供系统、立体、综合、集成的信息服务。

由此可见，在知识集成的管理时代，企业档案管理面临着新的挑战，如何在新经济形势下发挥出企业档案价值，提升服务效率，切实发挥档案信息知识核心部门的重要作用，成为制造企业档案管理迫切需要解决的问题。在这样的形势下，知识管理管理概念引入企业档案管理已经被越来越多的企业和员工认同。

2 知识管理和档案管理相关性

知识管理概念能够被企业引入档案管理中相互合作，不仅仅是因为二者有着重叠的管理对象（即二者都是以文件形态存在），以及相同的管理目的（二者都是为企业提供档案服务或知识服务，实现档案或知识的价值），更主要的是二者的管理职能相似。《AMT 知识管理白皮书》指出，知识管理是“协助企业组织和个人借助信息技术，围绕各种知识内容，实现其创造、储 存、分享、应用和更新的过程，并在企业、组织、个人业务战略以及经济绩效诸 方面，形成知识优势和产生价值的过程 ”[1]。档案管理职能则是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。二者的管理职能过程中，都是先进行管理对象的收集存储，使之集中化，然后再加工整理，使之有序化，其次再分享利用，实现档案或知识的价值，最后形成新的知识以文件形式再进行存储，这样就形成了知识管理与档案管理辅助性的不断循环。（如图一）。当然在这种循环中，数字技术起着相当重要的作用，新时代的档案管理和知识管理都需要数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等技术工具来实现。

3 知识管理三种策略及制造企业档案知识管理策略抉择

知识管理是对知识显性、系统化的管理，它联系着知识的收集、存储（组织）、分享（流通）、应用（利用）以及创新（开发）。广义的知识管理包含两方面的含义：一方面是对显性知识的管理，它来源于传统的信息，如企业应用系统、数据库等结构化信息，以及以E-mail、文档、网页等形式表现的非结构化信息；另一方面是指对存在于人脑之中未显化的隐性知识。对结构化信息、非结构化信息以及隐性知识的管理实践体现在知识管理的五个工作重点中（如图一），这样就构成了知识管理实现的三个策略（如图二）。

由图表可以看出，基于“集中一点”竞争因素的实践策略适用于萌芽型的企业，它强调企业各种职能知识的编码化，将各种分散的知识汇集、编码，建立起知识地图索引系统，使员工对知识信息的检索、利用变得更加方便、快捷，而且低廉，更快的适应掌握企业的管理职能和各自工作所需。

基于“COST（成本）”竞争因素的系统化实践策略适用于成熟型的企业，强调的是运营的优良性，重点在于“标准知识的重复使用”[2]。企业将隐性知识显性化、形成文档，然后又将文档以统一结构化的形式存储在知识库中，企业所有员工都可以通过计算机终端直接调用，而无需与这些知识的创作者直接的接触，也不必了解这些知识的创造者是谁。 这种知识管理管理策略实际上是一种知识化的高级的档案管理策略，是未来档案管理的一种趋势。对于成熟型的制造企业来说，如果是依赖显性知识，提供标准化、成熟的产品，适用这种策略，可将其作为主导策略。

知识社区策略是一种人性化的策略，“它是指创造一种良好的企业文化，鼓励员工进行直接的知识传播、交流、共享，继而促进知识创新”[3]。这种策略适用于成长型的企业，强调的是不断创新的产品改良，重点在于确保领域知识的持续创新。对于以高科技产品为主导进行产品研发创新的制造型企业来说，有必要实施知识化社区策略，将其作为企业发展的主导策略，进行定期技术诀窍交流会，建立企业技术数据库，制定技术资源图，实现设计者的知识交流共享以提高其设计水平，使企业不断有新的源泉注入，提高企业核心竞争力。

以上三种策略适用于不同时期、不同发展规模、不同发展类型的制造企业。在企业发展中不能不分主次而把所有的策略都当做主要策略，而应根据企业自身发展所需选择合适自己的策略。

4 企业档案知识管理的实施要点

1.完善企业档案管理制度体系。档案管理部门应该在新档案形势下改善档案管理制度，制定知识管理工作制度，考核指标体系，岗位职责，使文件形成、积累、归档成为全员运动，提高整个企业的归档意识，倡导“知识就是力量”，形成良好的组织文化氛围，以改变其他职能部门对档案管理的看法：档案作为一种重要的信息、知识载体，应该是企业重要的信息资源和知识资产。同时档案管理人员不能只重视档案的收集整理和保管，而应该重视档案的开发和利用，应该充分发挥主观能动性，积极主动的探索信息开发方式方法，纵深挖掘，打造学习型的组织，促进企业内部知识的纵向交流以及与外界其他单位档案管理组织的横向交流。

2.构建先进的数字档案馆。计算机硬件实施、完善的信息检索处理挖掘系统是实现新时期档案管理和知识管理的必备条件。增加数字档案馆的内容管理功能，实现系统自动信息获取、自动处理、自动集成，建立知识门户，形成统一的对外服务界面。

3.制定鼓励机制促进知识的共享。员工对于知识都有自拥心理，如果没有知识市场条件，就会阻碍知识分享。企业档案管理需建立完善的奖励机制，以共同利益来调和员工知识差异，尊重集体学习，扩大分享，使员工对知识社区有足够的信任，促进员工的知识交流分享，并鼓励知识的创新文档化，利于知识库的建立。

制造企业档案管理在知识管理理念引导下，其管理职能逐步由实体管理转向信息管理，由浅入深，由窄入宽，由单一向综合，由后台辅助工作转变成前台支撑性工作，提升档案管理价值，满足用户对档案信息、知识的需求，从而支持企业业务运转，推动企业战略落实，提升档案管理部门在企业经营中的地位与作用。故而知识管理理念的引入对于制造企业档案管理和企业发展有着重大的意义。

参考文献

[1] 李玮.企业知识管理与企业档案管理变革[J].法制与社会， 2009， 248. 09.

[2]李浩.企业创新中的知识管理.人民出版社.2009.5

[3]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索.档案学通讯.2011.2.