基于Access的新生录取报到系统的设计与开发

严巍　王艳红　胡春霞

摘 要：随着信息技术的普及应用，高校迎新管理工作的数字化、信息化要求日趋迫切。郑州澍青医学高等专科学校独立开发了基于Access的新生录取报到系统，文章在调研了郑州澍青医学高等专科学校数字迎新系统开发的基础上，对民办高校数字迎新设计理念、技术依托、及该校基于Access的新生录取报到系统的设计与开发及实施效果进行了详细阐述，该校在节约成本的基础上实现了新生报到管理工作的便捷、高效，提高了工作效率，提升了管理与服务水平。数字迎新在高校数字化校园建设中占有重要地位，通过文章的论述以期对民办高校的数字迎新建设工作有所启发。

关键词：数字迎新；设计理念；技术依托；access数据库；设计开发；实施效果

“数字迎新”这一概念，最早是由清华大学提出的，该校于2002年投入使用其自主开发的“清华大学迎新系统”，获得了学生、家长和社会的一致好评。“从新生入校开始建立电子身份实现全校学生数据格式的统一管理和集中共享”，“利用信息化手段改进迎新工作通过将参加迎新工作各部门的相关新生信息进行有效的集成与共享研发迎新信息服务系统，规范新生报到程序，实现新生一站式报到。”[1]

自清华大学推出“数字迎新”之后，国内很多高校陆续自主开发适应本校工作的迎新系统，如复旦大学、浙江大学、西北工业大学等高校。这属于自主研发式，还有一些高校经济条件较好，直接向相关公司购买数字迎新系统即自主订购式，还有一类高校与相应的软件公司签署相关合作协议，合作开发适合本学校的迎新系统。

在3种模式中，由于购买成本较高，加之民办高校有其自身的特点，所以民办高校的数字迎新系统开发需要具有本土性。郑州澍青医学高等专科学校创建于1984年，2002年经教育部审批晋升为普通专科，是河南省唯一的全日制医学类民办普通高等专科学校。建校29年，在省、市政府及各级教育、卫生主管部门的大力支持下，学校遵循医学教育规律，注重内涵建设，坚持科学发展，不断提升教育教学质量，作为民办医学院校在数字迎新系统开发过程中具有自己的设计理念、发展过程和本土化的数字迎新系统。

1 高校数字迎新设计理念

郑州澍青医学高等专科学校由于办学成本原因，最初新生报到工作还采用传统的人工工作模式。传统方式下的迎新工作主要依靠手工查对表格、文档、记录、统计数据，加上高校迎新工作时间相对集中于2-3天内完成，繁琐的手工操作程序和高强度的工作频率，使得迎新工作变得异常复杂，主要表现在：

第一，新生基本资料不完整，流程繁琐，难以管理；第二，新生录取信息检索、验证、记录、注册、统计及专业调整工作量大、效率低，传统的手工迎新方法已不能适应迎新工作的开展。尤其是随着教育信息化的进程，以及民办学校为增强自身竞争力，郑州澍青医学高等专科学校在办学理念上有很大转变。为了提升民办学校的服务水平及管理水平，提高服务效率，增强学校办学实力，在各项工作中体现“以学生为本”的教育理念。这种“以人为本”的教育理念促使学校迎新工作的改革与创新。为了高效、快捷并节约人力，体现“以人为本”的服务与管理水平，学校提出了要开发自己的迎新系统。

该系统要实现以下3个目标：第一，提高迎新工作效率，规范工作流程，实现各相关职能部门信息共享。第二，提升服务水平与管理水平，让学生感受到在学校生活的便捷。第三，充分发挥本校人力、物力资源优势，自主研发，降低系统开发成本，提高资源共享率和利用率，推行“节约型”校园建设。

2 高校数字迎新技术依托

学校多年来坚持了以教学为中心，以德育为基础的办学方针，近两年又加强了现代化网络建设。在育人为本的教育理念指导下，学校确立了建设“学习型校园、文化型校园和数字化校园”3个校园概念。

近年来，该校为适应信息化发展要求，学校坚持育人为本，以教育理念创新为先导，提出了建设以信息为依托的数字化校园，这一理念将传统的信息化建设和现代的网络技术结合，以信息化学习环境和优质教育资源建设为基础，以教学信息化和管理信息化应用为重点，推动了学校信息化建设。正是依托在学校信息化建设的软硬件条件基础之上，开发适合本校的数字迎新系统。

学校有线网园区范围内全覆盖，主干网带宽1000M，互联网出口带宽210M，网络信息点1590余个，管理信息系统数据总量13.76G。数字迎新系统基于先进的网络技术和数据共享理念，明确迎新工作中职能部门的责任和业务管理范围，达到迎新现场各业务中数据的共享，其中主要涉及招生就业办公室、教务处、学生处、财务处、后勤处等相关职能部门，主要业务为新生入学报到注册、班级分配、宿舍分配、缴纳费用、信息统计与查询。为节约成本并达到迎新工作的高校与便捷，本校利用Microsoft Office Access数据库开发工具，将系统分为信息查询模块、数据统计模块、系统维护模块三大模块，完成了数据共享与实时查询与统计功能，大大提高了工作效率。

3 基于Access的新生录取报到系统的设计与开发

郑州澍青医学高等专科学校《信息化技术在该校新生入学管理方面的应用研究》课题的内容包含了新生入学的身份验证、报到、缴费、学籍注册、分专业班级名单、新生报到率统计等多个环节。

基于此，经过充分的校内调研和深入的需求分析后，并对迎新工作的验证、报道、缴费、注册、统计等方面做了规范化调整后，通过对该校迎新工作信息类别结构特点进行分析研究，基于Microsoft Office Access数据库，我们设计开发了适应该校迎新工作的新生录取报到系统，可以使该校新生入学管理更加科学、高效，也能为服务对象提供及时、全面地服务，且能节约成本，避免因推诿、重复劳动等带来的人、财、物的浪费。

3.1 报到系统的功能设计

新生入学管理涉及招生就业办公室、学生处、教务处、后勤处、综合档案室等多个部门协同工作，如果没有信息化程度比较高的迎新管理系统，工作、统计起来非常麻烦，而且耗时。本系统从迎新工作需求出发，基于迎新管理的需要，设计了由数据的查询、统计和系统维护三大模块构成的一个完整的信息管理系统架构如图1所示。

各功能模块简要说明如下：

⑴信息查询模块：为迎新过程中不同部门提供即时的新生信息查询功能，如查询新生基本信息、报道流程完成进度查询、图像信息核对等。

⑵数据统计模块：输出各类数据统计报表、统计图例等信息，用以统计迎新过程中报到率、学籍异动、重点复查人员等信息。

⑶系统维护模块：设置系统运行的参数，减少数据循环冗余。实现信息记录的增加修改删除功能、备份修复系统数据功能及数据导出导入等功能。

3.2 报到系统的设计思路

本系统的设计主要基于Microsoft Office Access数据库开发工具，主要利用其平台应用广泛、操作容易、界面友好，设计方便、所见即所得等优点，开发设计过程中只需要使用少量的VBA编程技术即可进行数据管理系统的设计与开发，系统开发过程如图2所示。

本系统重点选择了迎新过程中的验证、报到、缴费、注册等环节的主要信息，在数据分类统计、分析的基础上，设计了班级报到花名册、学籍异动学生统计表、重点复查对象统计表，同时根据系统功能需要，设计了系统登录、查询、统计界面。

3.3 系统的应用与实践

基于迎新工作的实际需要，本系统已经在郑州澍青医学高等专科学校等单位得到了初步应用。如图3所示，给出了相应的“新生录取报到验证系统”的用户界面设计。实际应用表明：基于Microsoft Office Access数据库环境，设计开发的新生录取报到验证系统，具有数据即时更新、统计方便、快捷、开发成本低、易用性强等特点，可显著提高高校迎新工作的效率和水平。

4 基于Access的新生录取报到系统的实施效果

郑州澍青医学高等专科学校的报到迎新系统自实施以来，受到学生、家长的一致好评，并根据学校实际情况进行不断的优化与升级，提升了学校的管理与服务水平。

⑴方便快捷。基于Microsoft Office Access数据库环境，设计开发的新生录取报到验证系统，具有数据即时更新、统计方便、快捷的功能，大大提高了工作效率。

⑵准确掌握信息，提升服务水平。基于Microsoft Office Access数据库环境，设计开发的新生录取报到验证系统，实现了学校各相关职能部门的数据共享与流程规范，实现了数据查询、统计与系统维护三大功能，并对学籍异动以及重点复查对象进行了统计，为新生复查工作创造了很好的信息平台。

⑶开发成本低，易用性强。基于Microsoft Office Access数据库环境，设计开发的新生录取报到验证系统，开发成本低，实用性强，它只需使用少量的VBA编程技术即可进行数据管理系统的设计与开发，这对民办学校来说既适应了学校本身的需求，又可以节约办学成本，达到提高工作效率和服务水平，可谓是一举多得。

随着计算机技术的不断革新与发展，学校将适时对系统进行优化与升级，进一步做成网络版的数字迎新报到系统，充分利用“报到前”这个环节，将学生信息的审核、班级分配、宿舍分配甚至是缴费等流程在“报到前”就已完成，这样减少了报到现场的工作流程，节约人力、物力、更加提高报到时的工作效率。

高校数字迎新系统建设已经成为数字化校园建设中的重要组成部分，其作用已经不仅仅局限于为新生报到时提供各类服务，随着各种新理念新技术的引人，它扮演的角色将会越来越重要。相信在不久的将来，通过各高校的不懈努力和相关软件公司的深人研究，高校数字迎新系统必将沿着“服务理念上更加人性化、技术运用上更加智能化、流程设计上更加科学化”这一发展方向不断向前，更好地服务于学生的学习和生活。[2]

[参考文献]

[1]郭斌，盛艳.高校“数字迎新”的发展概述[J].科技视界，2012（6）18：47.

[2]杨春蓉，赵小勇，杨万琴.高校数字迎新现状研究[J].电脑知识与技术.2012（12）：87-95.

[3]陈翼，王明洁，张计龙.复旦大学迎新服务的创新与实践[J].中山大学学报：自然科学版，2009（3）：19-21.

[4]叶得学.高校数字迎新系统应用研究[J].科技资讯，2014（5）：22.