医院内部审计档案管理浅析

李学军等

摘 要：医院内部审计档案是医院内部审计监督活动的历史记录，内部审计档案管理是医院管理活动的重要组成部分。通过对医院审计档案管理中存在问题的分析，提出了加强医院档案数字化建设、人员考核标准化及资源开发利用的思路，以期促进医院审计档案管理水平的提升。

关键词：医院内部审计档案；人员考核；数字化建设；资源开发利用

医院内部审计档案管理工作，是按照档案管理的规定和要求，将医院内部审计部门在履行审计工作职责过程中收集、整理的各种文字、图表、声像和实物等形态的载体， 包括审计项目档案、证明文书档案、其它审计文书档案等，及时、准确、完整地保管、编研和利用的过程。医院内部审计档案管理是医院管理活动的重要组成部分。如何改进审计档案管理方法提升审计档案管理效能，如何充分开发利用审计档案资源为医院管理者服务，本文结合医院审计档案的特点及管理经验，谈一点粗浅的认识。

1 医院内部审计档案管理存在的问题

1.1 高素质专业人才匮乏，制约了审计档案管理水平的提高

相对于医院的医疗、教学、科研，甚至会计核算，医院的内部审计实务工作起步较晚，内部审计档案管理人才培养和理论研究相对滞后，许多医院没有专职人员管理审计档案，而是由非专业人员兼管的现象较为普遍，内部审计档案管理人员知识层次单一，素质参差不齐，造成在审计活动中产生的大量有保存价值的文字、图表、音像等资料得不到及时归档，容易导致整理出的审计档案案卷质量不高，难以达到规范化的标准，更谈不上进行科学化的管理。队伍中缺乏关联学科如管理、计算机、法律、工程、质量控制等高素质专业人才，难以胜任现代医院提升内部审计档案管理工作要求[1]。

1.2 审计档案管理制度不健全，人员考核标准化有待进一步加强

随着医院ISO9000认证、三级甲等医院评审等管理工作的深入，大多数医院的内部管理制度建设得到不同程度的改进，建立健全了医院管理体系。但涉及审计档案管理的工作制度、人员职责、考核标准存在起步晚、标准低、可操作性差的弊端。由于缺乏系统、完备的审计档案管理制度及人员考核制度，使得医院审计档案管理不规范不健全，严重影响了审计档案管理工作的发展。

1.3 审计档案管理信息系统化、标准化程度亟待提升

目前医院审计档案管理方法，多数是基于人工模式的粗放式管理，较少运用现代化信息技术手段进行管理。审计档案信息系统集成度不高，技术含量低，在前期审计档案的收集，中期审计档案的整理、归纳、立卷，后期审计档案的查询、检索及开发等方面，未能很好地利用计算机系统进行流程再造和管理，纸质审计档案资料的数字化转化程度不高。无法在医院内部各科室间及不同医院间互联互通的数据网络系统流转，由此造成档案管理人员劳动强度大，档案损耗快，信息利用率低，管理成本高。

1.4 审计档案信息资源开发利用成效有待进一步挖掘

医院经济管理决策不仅涉及财务、招标采购、市场开发等机构，审计也是极为重要的一个方面。管理者在决策之初，需要进行周密的可行性研究，其中就要借助审计档案的支持，审计档案资料的全面 、详实与否，数据提供的及时、准确与否，对决策的正确性会产生直接影响。医院内部审计档案是医院内部审计工作的延伸，是对审计活动全过程的忠实记录。在日常审计工作中，复审、查证是实施延伸审计的常规手段，凸显出详实、完整的审计档案所能提供的证明作用是十分重要的。随着医院经济工作范围的拓展，审计档案的数量不断增加，赋予审计档案大量而重要的信息。但是目前，缺少对这些档案信息有计划、有目的的开发和利用，严重影响了审计档案效能的发挥，无法为医院的管理者决策提供及时、有效地服务，致使管理者对审计档案资料支持的依赖度降低，造成审计档案管理工作地位难以提升。

2 加强医院审计档案管理的對策

2.1 引进人才，优化人员结构，提高审计档案管理水平

坚持以人为本，加强审计档案管理队伍建设是实现档案管理实效性的基本保证。随着医院内部审计档案管理领域的不断扩展，审计档案管理部门在人员构成上也应该是多元化的，不仅要有懂财务及审计的人才，还应配备精通计算机、法律、工程、质量控制等各项相关业务的专门人才，设立专门岗位，引进具有丰富管理经验和较高业务水平的人员加入审计档案管理队伍，改变档案人员一身兼数职的现象，使审计档案管理在现代医院管理制度下发挥更大的作用。

2.2 强化审计档案评测体系建设，建立有效的考核制度

积极探索、引进审计档案管理工作评估体系，着力以下三个方面的工作：首先建立自上而下的考核制度。上级档案主管部门出台医院审计档案量化考核方法，对医院审计档案材料的收集、整理和保管等项工作定期进行考核评估；其次，引进社会中介机构评测制度。目前，医院越来越多的审计项目实行了社会化运作，尤其是大型的基建工程，基本实现了全过程追踪审计。引进第三方对形成的审计档案进行评估，有利于加强审计档案质量建设。再次，建立医院审计档案管理和从业人员管理双百分考核制，定期对档案材料的归档内容、归档时间、归档质量进行量化考核，考核结果与个人绩效挂钩，按月兑现奖惩。利用审计档案评测体系对审计档案及从业人员进行系统有效地管理，符合医院审计档案管理长远发展规划。

2.3 依托医院信息化建设，推进审计档案信息化应用进程

随着医院审计工作有财务审计向管理审计的转变，审计工作深入医院管理的各个层面。形成的审计档案既有财务、又包含基建工程、零星维修、设备购置、资产报废处置、物资采购等等。这些档案的建立各自遵循不同的标准，具有数量大，兼容性差，专业性强的特点。实施系统化集成，标准化管理尤为紧迫。当前医院信息化建设已经从注重临床工作的HIS、LIS系统，逐步发展到推行提高管理部门效能的OA系统。充分发挥OA系统办公自动化的技术优势，建立审计档案管理管理子系统，快速推进审计档案信息化管理转变进程，实现审计档案立卷、录入、查询由手工操作，向利用计算机技术进行管理和利用方向发展，由单纯纸质资料保管变成纸质和电子文档管理并重，劳动强度小、安全性能高、存储容量大、运行速度快是审计档案管理网络化无可比拟的优势[3]。

2.4 充分开发审计档案资源，服务医院经济发展

随着院务公开内容的逐渐丰富，审计档案管理也应当转变服务方式，审计档案OA管理系统对利用者分别不同权限，按照部门、姓名、职称、起止时间、关键词等条件自由组合进行模糊查询，实现查询、打印、借阅登记等功能。从单纯为医院审计人员提供查询，转向为院内各部门及社会不同层次的需求者开放，审计档案的资源利用应当从单一为审计工作服务，逐步向为医院管理者宏观决策和部门相关业务查证服务过渡。 医院内部审计工作由财务审计向管理审计转变的过程中，不断推进参与医院各项经济活动的深度和广度，充分开发利用审计档案资源，对于发现管理链条的薄弱环节，狠抓持续改进，完善管理流程，建立长效机制，维护医院利益等方面发挥了重要作用，取得明显的成效，应当不断总结并及时推广审计档案利用工作中的成功经验，实现审计档案的价值增值，以促进医院经济健康发展[2]。

参考文献

[1]顾晨，昂慧，赵辞瑶. 对医院内部审计档案管理的思考 [J]. 经济研究导刊，2012，（17）：198-199.

[2]张亚金. 医院内部审计档案管理存在的问题与对策[J].黑龙江史志，2009 ，（12）：70-78.

[3]樊笑根.浅谈审计档案管理和内容和方法[J].江西通信科技，2003，（1）：34-35.