水利工程档案资料归档整理的实践

张东芳?池晓娜

摘 要：水利工程档案，是水利工程在前期、实施、竣工验收等各个建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。工程档案资料是国家、单位的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。因此，加强档案资料的管理具有举足轻重的作用。

关键词：水利；工程资料；归档整理

位山灌区是全国第五大灌区，也是黄河下游最大的引黄灌区，灌区设计灌溉面积508万亩。1998年开始国家投资对位山灌区连续实施了19期节水改造与续建配套，获國家节水改造投资9850万元，自筹资金16215万元，衬砌改造骨干渠道114公里，各类水工建筑物5000余座。可见，文件的整理归档工作在整个水利工程建设中是至关重要的一个环节。文件的整理归档工作一般按年度进行，但不一定要等到每年年终整理归档工作开始时才着手收集，可以实行季度整理归档。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。

1 归档整理的前期工作

1、严格登记，收发文件的登记是文件来往的必经关口。通过登记，对中央、省、市、县来文、内部文件等均逐件登记建账，以做到“家底清楚”，有据可查。把好这一关，是保证文件齐全完整的一项重要措施。登记时，主要是通过正常渠道传送的文件进行逐件登记。

2、及时收集，及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。首先要明确登记程序，明确来文单位、发文者、收文者、收文时间、处理结果等明细；其次对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的办法，按月或按季度进行有目的的督办、促办和促交。

3、认真检查，对收集起来的各种文件材料，必须逐件进行认真检查：一是要检查文件的有效性。检查同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整；三是要检查同一事由的文件是否收集在一起，文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、附件等是否齐全完整。

4、随办随归，这里的“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。收集来的文件材料经过检查后，一是可以按照整理归档工作的具体要求，或进行完整的整理归档工作，或进行装订、盖章、编页码等整理归档的前期基础性工作，使收集起来的零散文件系统化、有序化，暂时归入临时档案盒或文件夹中。二是可以根据日常工作需要，准备好不同档案盒，将日常工作形成的文件资料，如：外来文件、内部文件或中央、省、市、县等，分门别类存放保管。这样既便于平时的查阅利用，也为年终整理归档工作打下基础。

5、妥善保管，管理的对象既包括办理完毕后经过整理的归档文件材料，也包括没有办理完毕和不需要办理的阅文和备案材料。这些文件材料应配备专用的文件柜和文件夹（盒）。文件夹（盒）可以根据机构、职能或问题、事由等因素进行分类标识，以便于文件的归类和日常提供利用。妥善管理应做到分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。

2 归档整理的实施阶段

1、卷内材料整理

归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交归档的工作。归档整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。卷内材料要按一定的顺序给文件排序。一般顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文本在前，外文本在后；汉本在前，少数民族文本在后；文件处理单可放在文件最前面。

一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；工程文件按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷；

2、案卷的装订

即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起，这是归档文件整理的第一个环节。案卷可采用整卷装订和单份文件装订两种形式，但同一项目应尽量统一应用一种形式；装订的案卷厚度通常为20mm，一般不超过40mm。装订的案卷应采用棉绳三孔一线左侧装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订，不允许卷内资料有金属物；不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章，图纸在图样标题栏的右上方加盖档号章。竣工图图样按A4尺寸折叠，标题栏应外露。

3、案卷的编目

装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，每卷单独编号，页号从“1”开始。竣工图每册自称一卷，不必重新编写页号，每件须盖档号章。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。卷内目录不编写页号。

4、编制卷目内容

归档文件目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题目、日期、页数、备注等。序号，以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；文件编号，填写工程文件原有的文号或图号；责任者，填写文件的直接形成单位（即盖公章的单位）或个人，有多个责任者时，选择主要责任者，其余用等代替；竣工图的“责任者”应填写竣工图章上的施工单位，如设计院重新出图，则填写设计单位；合同协议类需填双方（或三方）责任单位；文件材料题目，填写文件材料的全称；日期，填写文件形成的日期；页数，填写该文件的页数。

5、编制案卷档案盒背脊与封面

档案盒由当地档案管理部分统一定制，所填内容包括保管期限、档号、案卷题名、立卷单位、起止日期等。保管期限一般为“永久”；档号根据单位性质及往年统一格式，依次排序；案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容，应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；立卷单位应填写案卷内文件的形成单位；起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

3 归档文件的移交工作

各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理“工程档案移交清册”，移交书由工程档案移交表、工程档案案卷目录、卷内目录等组成。

工程档案移交清册须装订成册，装订顺序为工程档案移交表--工程档案案卷目录--卷内目录。工程档案移交书一式两份，其中一份交移交部分（单位），一份交接受部门（单位），档案移交书应妥善保存。

4 结束语

总之，工程档案资料管理是一项系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长。但工程档案资料高质量归档是工程项目建设的最终成果反映。只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。