信息化视域中档案管理的策略研究

孟会贞

摘 要：在网络技术和社会经济不断发展的今天，运用现代先进信息技术，争取早日实现较完整意义上的全面的人事档案工作信息化、现代化和资源共享，使人事档案工作更好地运行，从而推进人事档案工作沿着健康的轨道向前发展。本文首先反思了信息化时代人事档案管理存在的问题 ，提出了信息化视域中人事档案管理信息化建设的对策。

关键词：信息化；档案管理；信息时代

现代社会已经跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应规律，加强科学管理，确保电子档案安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

1 信息化时代人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案管理的理念问题

在过去，用传统的方法做人事档案管理工作时，人事档案管理的工作重心为归档，人事档案管理人员只要做好档案记录、保存好人事档案资料即完成自己的工作。在信息化的时候，人们要求能掌握大量的信息，人们对人事档案管理工作提出更高的要求，人们要求能够迅速的调阅人事档案管理资料，要求人事档案资料中记载的内容能准确、详尽、直观。这就要求人事档案管理人员用新的理念完成自己的工作。

1.2 人事档案管理的体制问题

在过去，由于人们对人事档案的质量要求不高，因此人事档案管理的制度比较松散，在那种环境下，人事档案管理人员不太注重人事档案的资料应该到哪里采集、整理人事档案资料需要严格遵循什么规范、借阅人事档案资料需要通过怎样的手续等。在信息化的时候，信息成为一种重要的资料，人事档案管理资料也成为一种重要的信息，部分单位在信息化时代依然延用传统信息管理体制下拟订的制度，在进行人事档案管理时就会出现很多问题。

1.3 人事档案人员的素质问题

信息化时代的人事档案管理技术，对人事档案管理人员的素质提出很高的要求。它要求人事档案管理人员能先科学的管理技术看待人事档案管理，能找到一套完善的人事档案管理办法；人事档案管理人员能运用先进的科学技术做好日常档案管理工作；能针对人事档案资料做科学的研究分析，找到人们需要的信息。然而部分单位的人事档案管理人员的档案意识落后、管理手段落后，且他们没有掌握必备的信息技术，人员素质问题成为信息化时代制约人事档案管理发展的关系。

1.4 档案信息的保密性和安全性差

档案信息化的目的在于实现档案资源的共享。档案的密级不同决定了信息共享有一定的限制性，甚或在一定程度上需要保密。由于应用网络等技术进行档案信息化管理，网络病毒和黑客等可以入侵计算机管理器，加上工作人员可能出现无意泄露，尚有电磁泄露、剩磁泄露等，这些因素无形中增加了档案信息泄密的渠道和风险。档案信息化管理离不开相应载体，泄密具有很强的隐蔽性，档案信息是否被非法复制难以判断，并且泄露后的档案信息可借助网络快速传播，难以采取补救措施，致使保密性与安全性成为档案信息化管理的一对矛盾体。

2 信息化视域中人事档案管理信息化建设的对策

2.1 加强档案信息化建设的思想

加强档案信息化建设主要目的是对自动化信息管理系统的开发和应用，并以动态、即时、便捷性，不断提高档案管理水平，所以我们必须加强人事档案管理的指导思想，对信息化建设的作用和意义给予充分的明确，这就是对人事档案管理人员提出了更高的要求。所以我们要求档案管理人员具备良好的学习态度，要勇于创新、创造条件对现代化信息技术进行充分利用。提高档案管理人员的档案意识，实现人事档案管理工作系统的统一、全面，充分调动档案管理人员的积极性和主动性。因为人事档案管理工作并不是一蹴而就的，必须坚持从实际出发，循序渐进，不断在实际工作中对信息化系统应用水平的提高。

2.2 实事求是地改进管理体制

应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很難提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

2.3 提升人事档案与管理人员的综合素质

档案管理信息化是不断完善、不断优化的循序渐进的过程，这必须依赖于高素质的档案管理人员。为了提高档案管理人员的整体素质，必须加强继续教育和职业能力提高，通过各种途径提高专业学历水平，使之掌握前瞻性知识和技能，以满足档案管理信息化的需要。计算机技术是档案信息化管理的主要内容和核心。为了做到长期保存和利用档案即人类活动的真实历史记录，档案管理人员必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备，学会利用计算机制作、使用和维护电子文件，掌握电子文件的归档与管理的知识与技能，否则难以胜任现代档案管理工作。因此，采取各种手段和方法，不断提高档案管理人员的业务素质和职业道德水平，具备较强的开拓创新意识；要不断引进档案信息管理急需人才和高端人才，补充新鲜血液，完善档案管理人员的知识结构和能力水平，实现档案信息化管理的科学化、制度化、标准化和人性化，为经济社会发展提供强有力的支撑。

2.4 做好人事档案信息的安全防范工作

人事档案信息化管理具有优质、高效、快捷的特点，但存在的安全问题也不容忽视，必须加强防范。安全问题可来自于录入、传输、调用、存储等各个环节，因此除建立完善的安全管理制度外，还应从技术上加强防范。要通过加密技术防止第三者从截获的文件中解出源文件；通过权限控制对访问档案数据库的用户进行身份验证，防止无关人员随意进入；要根据访问人身份，确定对档案资料的访问权限；要通过监控技术（防火墙），阻止对档案信息资源的非法访问，也可以阻止非法访问者的侵入，防止档案的权限内容从数据库非法输出，使数据库的信息和结构不受侵犯；还可以通过防写技术来保护档案的安全性，这样就可以有效防止黑客的侵入，使黑客不能更改电子文档的内容，保持人事档案的原始性和真实性。此外，为了保证人事档案的安全性，还应继续加强对各类安全技术的研究与利用，同时要注重做好对干部人事档案数据系统的备份工作，提高人事档案的对计算机病毒的防范能力。

3 结语

总而言之，加快档案管理信息化建设，这不仅能推进现代档案管理的信息化进程，还可以促进档案管理的发展更加规范和有序。在这种情况下，就需要充分合理使用较为先进的科学技术，把科学技术作为支柱，不断改变管理理念，把人作为中心，增加资金方面的投入，建立一批综合型人才，逐渐改善人事档案管理质量，只有这样才能使管理主体更好地为社会发展服务。

参考文献

[1] 王斌，王娟.浅析人事档案管理工作信息化的意义[J].办公室业务，2013，17：170-171.

[2]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012，15：142-143.