浅析我国人事档案数字化的可行性

张明姝

摘 要：本文通过对人事档案特点的分析，总结出人事档案在信息化、数字化过程中可能存在的问题并进行分析。从而指出，目前我国大面积铺开人事档案数字化建设的技术条件尚不成熟。

关键词：人事档案；数字化；信息化

人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录①。

1 人事档案管理的特点

1.1 真实性

人事档案的真实性，与一般意义上所说的档案的真实性有一定区别。从个体来说，每一份档案从来源、内容、形式等方面都必须完全可靠和真实。凡是来源不明、内容不实、是非不清的文件材料均不能纳入人事档案，即便已归档也要提出。从整体上说，每一份档案应该既反映过去，又反映现在。真实性是人事档案的生命，是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以生存的前提②。

1.2 动态性

人事档案从建立之日起就是动态的而不是静止的。一方面，由于人事档案涉及的当事人，每时每刻都在发生变化，决定着人事档案必须根据现实情况而不断增补，以适应人事档案管理的需要。比如，学历的变化，职务和职称的变化，工作岗位的变化以及奖励、处分都应及时记载并收集相关材料归档。直至逝世，讣告等材料也要归入本人档案，这才意味着收集补充材料工作的终止。另一方面，人事档案随着人员的流动而不断转递，“档随人走”、“人档统一”，是管理人事檔案的一条原则。人事档案从建立起就始终处于“动态”之中。

1.3 现实性

人事档案是由组织、人事等部门建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成，对一个人是否使用，如何使用起着决定性的作用——查阅人事档案，了解其经历、德才和工作业绩，以便安置在最合适的岗位上。用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。但是，人又是每天都在发生变化，档案人员需要跟踪追迹，及时补充新材料，使档案既反映成长经历，又反映现实状况，达到“阅卷见人”、“档若其人”的要求。反映现实是人事档案的重要特点之一。

1.4 机密性

人事档案在相当长的时间内是保密的，不宜对外开放。人事档案是组织上在考察和使用员工活动中形成的，记载了员工的自然状况（姓名、出生年月、籍贯、民族、简历、学历、家庭情况、社会关系、政治表现、个性特点、专长爱好等），学习、工作、科研成就，考核与奖惩等。由于人事档案既涉及有关工作的重大事项，又有公民的隐私，所以在较长时间内必须保密，建立严格的管理、利用制度，确保国家机密的安全，切实维护个人隐私权不受侵犯。

2 人事档案信息化管理起源

随着市场经济的发展和事业单位人事制度改革的深化，人才流动日益频繁，原有的人事档案管理体制、制度、方法以及人事档案自身载体单一、内容陈旧、信息量不足等问题，无法满足社会需求等方面的问题，严重影响了人事档案的真实性、权威性，降低了人事档案的可信度和参考价值。如果缺乏相对完善的档案管理数字化方案及基础设施，不仅会造成档案工作与社会发展相脱节，而且各领域的信息化进程必然会受到影响和制约。为了充分发挥档案资源的价值，解决好档案的保存和利用的问题。这就要求档案管理工作，包括人事档案必须要采用新的技术和手段提高管理水平以适应社会发展对档案管理的需要。

3 人事档案信息化管理中存在的问题

3.1 人事档案信息化建设资金投入大、建设周期长

我国传统档案馆向数字档案馆变革的技术还不成熟且不经济。现阶段信息资源数字化的主要方式是键盘录入和光学字符识别扫描输入两种。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者则存在图像质量不高、源文献的“背景干扰”、扫描速度慢和单位成本高等缺陷。另外，由于电子产品的更新换代速度快，无法一步到位，其后续的维修、更换和升级也需要大量的资金支持。

3.2 管理条例陈旧、不能适应新形势

目前我国的人事档案管理依据依然是中组部、国家档案局在1991年4月颁布的《干部档案工作条例》。在这二十多年中，工作手段和管理方法发生了翻天覆地的变化，现行条例已经不能适应实际了。

3.3 人员信息化程度不高，资源共享程度不够

当前档案管理人员的信息化程度不高，多数采用手工检索查阅的工作办法。对于信息化的复杂技术显得力不从心，先进的管理设备没有发挥其科学管理功能。另外，人事部门相关的管理职能科室均是以业务划分为依据，各自为政的现象比较普遍。并且，由于没有全国性的统筹规划，故无法对各馆档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法共享，这些问题制约了人事档案信息管理的发展。

3.4 人事档案保密和安全受到挑战

人事档案材料信息化管理是现代社会档案高度发展的标志，是整个社会档案信息化管理的关键。近年来，人事档案材料信息化管理建设取得了长足进步，人事档案材料的录入、整理、分类、保管等都可以通过计算机应用系统完成，但是，人事档案材料在内部网络运行中保密问题日益突出。原来由单个计算机安全事故引起的损害可能传播到其他系统和主机引起大范围的瘫痪和损失，直接影响人事档案材料在内部网络运行中的安全。

另外，火灾、水灾、地震等环境事故，造成整个系统毁灭：电源故障，造成设备断电以至操作系统引导失败或数据库信息丢失：设备被盗、被毁等，造成系统毁灭或人事档案材料泄漏；不正常的机房温湿度环境，造成服务器、路由器、交换机等局域网核心设备出现故障，甚至烧毁等，都使人事档案材料存在安全问题。

终上所述，从我国目前的现状来看，大面积铺开人事档案数字化建设的技术条件尚不成熟。人事档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个单位或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准；我国档案信息的网络化建设由于缺少统一的技术标准，故无法对各馆档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法共享；另外，人事档案材料在网络中运行时的安全性和保密性的问题制约了人事档案信息管理的发展。因此，我国的档案信息网络工作总体上仍处于理论的探讨阶段，尚未形成实践性推广。

参考文献

①朱玉媛.现代人事档案管理[M].中国档案出版社.2002：14.

②邓绍兴、陈智为.档案管理学[M].北京：首都师范大学出版社，2004： 329-332.