浅谈新形势下文书档案管理工作存在的问题及对策

韩汐屿

摘 要：文书档案是一种基础类档案，也是一个单位档案管理水平的重要体现。本文根据我们当前面临的新形势，坚持以问题为导向的原则，针对实际工作中的问题点，从领导重视程度、学习培训、文书和档案关系、各部门支持和制度建设等方面进行了探讨，提出了相应的解决措施。

关键词：文书档案；档案管理；问题；对策

文书类档案是党政机关和企事业单位了解相关政策法规、完成工作任务的上传下达和正规交流的重要载体。随着时代的发展和科技的进步，文书档案管理工作正面临着网络化、信息化和数字化的新形势。同时，也出现了一些亟待解决的新问题。如何应对新形势下的新任务，进一步做好文书档案管理工作，是摆在相关工作人员面前的一个新挑战，也是一次新机遇。

1 联系实际，及时发现文书档案管理工作中存在的主要问题

实践是检验真理的唯一标准。做好文书档案管理工作，必须坚持问题导向，找准问题，对症下药。根据多年实际工作经验和相关研究，我认为，目前文书档案管理工作主要存在以下五方面问题：

一是部分领导和个别部门对此项工作重视程度有待加强。目前，很多部门领导的主要关注点都是业务工作，尤其是有考核指标的业务，对于档案管理工作认识存在误区、投入精力较少，有的甚至认为是可有可无，在人力、财力、物力等方面投入不够，有关政策落实也不够到位，一定程度上削减了相关工作人员的工作热情，影响了工作质量。

二是工作人员适应新形势的素质能力有待提高。在文书档案管理队伍中，相关工作人员的素质能力可以说是参次不齐，有些对档案工作只有基本了解和简单认识，参加过专业深度培训的更是少之又少，在一些个别单位甚至未能做到“持证上岗”。这就造成了文书档案管理工作人员紧跟新形势、适应新理念的能力不强，也不能及时良好地掌握现代化文书档案管理手段，制约了工作的提质增效。

三是内部各部门对文书档案管理工作缺乏足够的支持。文书档案管理是不能脱离各部门而独立存在的，部门的支持程度直接影响其工作质量和效率。但在实际工作中，却存在许多问题，例如隐瞒或者拖延上交、材料内容有误等等，给工作开展造成了很多障碍，甚至是不应出现的损失。

四是文书与档案工作衔接仍存在问题。一直以来，文书与档案管理的之间都是互相促进，又互相制约的。但是，实际工作中，两部分工作人员无论是在观念意识，还是在工作内容上都存在着一定的脱节问题，在格式、标准等方面的不协调问题尤为严重，一定程度上影响了整体工作质量。

五是制度执行不到位或管理存在漏洞。目前，很多单位在文书档案管理的实际操作中规范性仍然不强，存在着不严执行流程、日常管理松散、分类不标准、名称不确切、卷号不统一等突出问题。这些问题看似微小，对于强调细节的档案管理工作却是致命的，会对后续工作的顺利开展造成很大隐患。尤其是当前，为了更好地适应电子技术在档案管理领域的深入应用，一些标準化规定更应该得到严格的执行。

2 多措并举，不断提高文书档案管理工作的质量和水平

为了使文书档案管理工作更好地适应新形势需要，我们必须针对已经发现的问题，及时采取有效措施，不断完善工作方式方法，逐步探索出一条适应时代需求的、更为成熟完备的文书管理模式。

一是提高领导对此项工作的重视程度。随着新常态对经济发展质量和效益提出的新要求，我们的工作重心也必将随之发生转移，文书档案等保障主线业务质量的工作也应该得到更多的关注。一方面，各部门主要领导应端正认识，理解文书档案管理在保证工作正常开展、协助决策实施、推进落实等方面的重要意义，在资金投入、工作规划、关注力度等方面给予适当倾斜，形成从上至下重视档案管理工作的良好氛围。另一方面，相关工作人员也要主动作为，通过适当的方式多向领导汇报工作进展、宣传重要意义、传达政策法规，争取得到领导更多的理解和支持。

二是强化工作人员的学习培训。首先，应进一步强化政治素质。通过自主学习、集体学习等多种形式，学习党和国家的大政方针政策，把握好工作的基本方向。其次，培养提高业务能力。在业务学习中，应提倡学习内容的实用性，抓好与实际工作的结合，注重学习体会的沟通交流，并规定标准、定期考核。同时，提高对新技术的掌控和使用能力。相关工作人员应更加注重对新理念、新知识、新技术的学习，积极组织和参加以档案管理信息化为重点的相关业务培训，做到与时俱进，用先进技术支撑工作发展。

三是捋顺文书和档案管理关系。对于档案来说，文件是基础，没有规范标准的文件，不可能形成高质量的档案；对于文件来说，档案是的使其长久留存、并持续发挥作用的载体，是基本依托。所以说，档案和文件之间，既是衔接关系，也是支撑关系，两者一定要通过严格统一的标准、高效顺畅的配合、规范有序的操作形成高度的契合，从而实现文书档案管理工作的整体协调、根本提质。一方面，文书工作人员要增强档案管理意识，尤其注意细节，在日常工作中时刻考虑到归档立卷的需要。另一方面，档案管理工作人员也要进一步了解文书工作的性质，体谅这方面工作的忙碌和繁杂性，加强沟通交流，实现文书传递、档案管理工作一体化的目标。同时，在条件允许的情况下，两方面工作人员可以进行适当的换岗锻炼，换角度看待自身的工作，提升衔接的顺畅性和默契度。

四是努力获得各部门的工作支持。作为文书档案工作人员，应多采取新的有效的办法，提供各部门对自身工作的支持程度。例如，可以经常与相关部门交流，第一时间获得信息，增进感情，获得更多的工作配合；可以多学习和了解部门业务，掌握和适应他们的工作节奏，为双方提供工作便利；还可以多尝试一些信息化手段，通过技术创造效能，提高文书流转的便捷性等等。同时，也要注意通过宣传引导等方式，增强业务部门对文书档案工作的理解，为这方面工作提供更多的便利条件。

五是建立健全相关规章制度。制度是保障各项工作规范有序开展的基本依据，在文书档案管理这样标准化、规范化程度较高的工作中，制度建设的重要性更为显著。因为，我们要强化“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”等标准性法律法规的规范和约束作用，制定和完善相应的《实施细则》、《管理办法》等配套规定，用统一的标准指导工作。并且，根据新形势需要，结合工作实际，广泛征求各部门意见，对本单位的相关规章制度进行全面梳理，对不适应发展需要的进行废止，对重复繁琐的进行合并，对需要改进的进行完善，并可以根据需要建立新的管理规范，通过制度管人管事。同时，要狠抓制度的落实。当前，文书档案管理制度建设方面最大的问题就是抓落实的问题，再规范有效的制度如果得不到落实，也是一纸空文。所以，各相关领导、部门和具体工作人员要把制度的落实放在重要的位置，提高认识，完善考核，强化监管，共同推进新时期文书档案管理工作再上新台阶。