浅析档案管理过程中档案保管的期限表

刘小梅?强晓华

摘 要：档案是对人们的日常生活或各组织的活动情况进行了记录，档案管理工作不仅对选拔人才有重要的影响，还和我们的日常生活息息相关。档案管理工作中建立档案保管期限表的主要作用是鉴定档案价值和确定档案保管期限，因此其在档案管理过程中是最基本的一环。本文结合我国社会经济发展的现实，通过对档案保管期限表的类型、作用及编制方法进行研究分析，为档案管理的今后工作提供相应的依据。

关键词：档案管理；期限；保管期限；期限表

档案管理是一项管理性的工作，它是社会管理各项工作中重要的组成部分。以提供档案信息为社会实践服务是档案管理的最终任务目标，而档案保管期限表作为档案管理工作中最基本的一环，其在档案鉴定工作中具有极其重要的作用。在当前市场经济快速发展的环境下，档案管理工作更要改革创新，为我国现代化建设做好服务，选拔出好的人才。

1 档案保管期限表的意义

档案保管期限表，是把档案的来源、内容和形式等通过表册的形式列举出来，并明确标明档案保管的期间和年限。

建立档案保管期限表，首先，使鉴定工作有了标准和依据，避免了因个人认识的偏差，而造成鉴定不一的情况，使鉴定工作质量提高，保证了工作的公平公正性；其次由于保管期限表的保管期限明确标明，可以避免档案的保存不完整、不安全，被丢失销毁的情况发生，从而达到保护档案的目的；最后，还便于档案部门管理档案，按照不同档案不同的保管期限，区分其不同的价值，进行准确的组卷，从而有利于档案鉴定工作的开展。

2 档案保管期限表的类型

按照编制的主管机机关不同，期限表的类型一般分为5种：由国家档案事业管理机关编制的为标准档案保管期限表，又称通用档案保管期限表，它是全国各机关、单位使用的标准，指导其它几种期限表制定；由国家档案行政管理部门和相关主管部门编制的为专门档案保管期限表；而为本系统的机关、单位提供使用的由同一系统的主管机关编制是同系统机关档案保管期限表，需要向同级档案行政管理部门备案；同类型机关档案保管期限表，它是供同一类型的各单位使用，由档案行政管理部门编制；机关档案保管期限表，则是单位自己编制的，只为本单位使用服务的。

保管期限表的保管期限不能缩短，但可延长，这5个种类之间互相制约，互相联系的关系，是社会主义的档案领导上统一集中，管理上划分类别原则的体现，对于稳妥完善地制订档案保管期限表和确定档案材料的实际保管期限是非常有利的。

3 档案保管期限表的结构

档案保管期限表的结构由顺序号、条款、保管期限、附注、说明等组成，其中条款和保管期限是主要项目。条款是档案保管期限表的主要内容，档案保管的年限确定的依据是被鉴定档案的价值。

3.1顺序号，即流水号，是对期限保管表的各条款进行分类排序的，不能重复。

3.2条款

条款是保管期限表的主要构成项目，是各种档案的保管期限在条款中被具体地指明，档案的保管期限也是根据条款来划分的。条款一般是由一组简单文字概括的反映出其来源、内容和形式，也就是同一类型的档案名称。文字简单明了，能概括反映出档案的来源、内容和形式是制定條款的要求。每一组价值相同且有一定的内在联系的文件制定一条款。条款一般不能制定的过于复杂详细，但也不能过于简单概括。条款制定出来后，要条款之间的联系为根据进行系统的排列顺序。条款一般不仅还可以列明文件具体的作者，还可以指出文件的具体用途，如备用、参考等。

3.3期限，也是期限表的主要构成部分，它是指由档案的鉴定价值来决定的，是指规定了每分档案文件保存的具体时间。一般分为永久和定期两种，定期又分为长期和短期两种。

部分国家的档案保管的定期期限划分为1年、5年、25年、40年、 75年等等。而我国则是三种保管期限，即永久、长期和短期（15年以下），其中定期中可以根据情况再分若干具体年限。其中像法规政策性的文件材料、本机关的土地、房产登记凭证等重要的文件材料以及涉及本单位的演变、人事方面的文件材料等，一般是永久保管的文书档案；而本机关一般性业务的材料、一般性的文件管理材料等是定期保管。也就是说在我国对社会主义事业的建设和发展有查考价值的，则为永久保存的档案；长期保存的档案则一般是系对本机关的工作在较长时间内有查考价值的档案；比上述两个层次保管期限低，短时间内有需要的，则列为短期保存的文件。

定期保存的计算方法，一些特殊文件和专门文件的保管期限是从失效、结案算起，其他一般的都是从文件产生第二年开始计算。对于期满后的定期保存的档案还要进行复查，如有继续保存价值的，可以通过延长保存期限或转成永久保存，从而能够继续保存。

3.4附注，即注解和说明，对条款和保管期限在条款之下所做的必要的注解和说明。如：合同的保管期限是从该合同完成后开始计算，应在文件后面附注上“失效后”。

3.5说明，对档案保管期限表需要说明的相关项目。如，开始使用期限表的时间、批准制定期限表的时间等相关事项的内容。

4 案档保管期限表编制的方法步骤

档案保管期限表的编制方法一般分以下4个步骤

4.1学习档案保管相关的规定和原则，做好编制前的调查，做好编制前的准备工作

以我国关于档案管理工作的原则和相关规定为依据，对本机关的工作职责、工作范围、任务、组织机构等进行好调查研究，对本单位的文件的详细情况做好整理，如文件的种类、数量等情况，从而方便编制正确的档案保管期限表。

4.2 拟定档案保管期限条款和保管期限

在做好编制准备工作步骤的基础上，进行档案类别的划分，初步制定保管期限表的条款，并确定大致的保管期限。如果条款比较多的话，可以进行类别划分，从而避免不必要的重复。

4.3编制初步完成后，征求各方意见和建议，进行修改。期限表的草案初步编制完成后，应征求各单位、各部门的意见和建议，对不足的地方和需要修正的地方进行修改补充，使其更加结合本单位的实际情况，更利于以后的档案保管工作。

4.4报送部门领导审核批准，形成正式文件，予以执行

保管期限表经过反复的讨论补充修改后，形成正式文件，报送本机关领导审核批准、颁发，并报送档案行政管理部门和上级主管机关备案。

5 总结

现阶段，科技的发展进步和我国社会主义市场经济的快速发展，对档案管理的各项工作的是否规范、是否标准提出了更高的要求。档案管理工作，档案不仅记录了各机关、各单位的活动还记录了个人的活动轨迹，因此档案管理工作不仅要为我国的社会主义建设做好人才的储备工作，做好各机关各单位各企业的工作的积累，而且还影响到了我们每个人的日常生活。做好档案保管期限表，提高档案保管质量，为今后我们选拔人才，任用干部起着非常重要的作用。这就要求我们各机关部门充分重视档案保管工作，在档案期限表这些基本工作环节方面，更要做到严谨规范，从而为管理国家，服务社会发挥其积极意义。

参考文献

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