浅谈乡镇综合文化站艺术档案收集管理与作用

李洪玲

[摘要]大多数乡镇文化站对文化艺术档案的理解都是一个模糊的概念，或混同于一般的工作档案，或认为可有可无，或坦言缺乏资料。那么，怎样收集管理文化艺术档案和发挥它的作用呢？笔者谈一些肤浅的认识，与乡镇文化工作者探讨。

[关键词]乡镇文化站；双城市乡镇综合文化站；文化艺术档案收集管理与作用

文化艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，都是宝贵的文化遗产。艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。而乡镇文化站属国家设立的最基层的群众文化事业单位，它的基本职能是组织与辅导群众文化艺术活动等。那么，怎样收集管理文化艺术档案及发挥它的作用呢？笔者深入所在市24个乡镇综合文化站进行调研，现就乡镇文化站文化艺术档案管理与作用，浅谈一些自己的认识。

一、乡镇文化站文化艺术档案收集与管理

（一）现场收集资料是保证艺术档案完整性和真实性的基础在平时工作和交流中

一些文化站经常出现，每年开展的群众文化活动挺多，但是资料不全，没有什么资料可归档。其实，乡镇文化站群众文化艺术档案材料的归档范围非常广泛，它包括文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。除公文、计划、讲话稿、记录、剧本、手稿等文字材料外，还有群众性的器乐、声乐、舞蹈、戏剧、曲艺、美术、书法、摄影等活动及成型的舞台美术、灯光音响、服装、造型艺术等的设计图谱，声乐与器乐的曲谱，舞蹈、戏剧等的场记图谱，录音带、录像带、照片、画稿等等，不胜枚举。那么，怎样收集这些资料呢？笔者认为，主要要做好现场跟踪收集工作。

历史真迹是艺术档案的本质特征。所谓“历史真迹”就是记录历史的真实踪迹，它不是事后编写和随意收集起来的，而是“第一手材料”，是“历史的原始的记录”。艺术档案要保证其真实性，就必须重视艺术档案收集的现场跟踪。那么，何谓“现场跟踪收集”呢？笔者认为，所谓现场跟踪收集就是档案收集要与艺术活动实施过程同步进行。群众文化活动一般不可能“复制”，许多活动离开了现场，就无真实可言。群众文化活动是为适应社会与群众需求而举办的，是人民群众自愿参加、自我实现、自我进行的。每次活动不是简单地重复，而是不断变化的动态过程，并不直接体现为文、形、声而“凝固”下来。因此，群眾文化活动的艺术档案，需要人们在活动过程中自觉地把流动的要素同步转化为多样化的艺术档案形式。例如万隆乡举办“2014魅力万隆文化艺术节”活动，身为文化副站长兼档案管理员的我，要同步收集筹备阶段整个策划活动的策划书、会议通知、会议照片、专家论证资料和活动现场照片、图像、录音带等，进行多角度、多方面的收集，使这项活动的档案保存更加完整，为以后举办同类活动提供有价值的参考资料。

艺术档案现场跟踪收集，并不是说要求档案管理人员必须深入任何活动的第一线。在一定范围内的同步收集资料。因此，追踪艺术活动的轨迹，及时收集全部有价值的艺术档案，是保证艺术档案完整性和真实性的基础。

（二）加强管理是提高艺术档案利用率的基础

一个乡镇文化站往往是由一个内部和外部主要业务骨干群体支撑，以个人为基本单位整理艺术档案，具有很重要的现实意义。因此，艺术档案的分类、整理过程中，应遵循艺术材料的形成规律，保持艺术材料之间的有机联系，便于保管和利用。

1、提高对艺术档案的思想认识。一般乡镇综合文化站大都重视文化活动而忽略档案收集管理工作，活动结束意味着所有工作的终结。所以，加强艺术档案工作是所有乡镇文化站必须要补上的一门课。要加强《档案法》学习，文化站不但要建立规范的档案室，配备兼职档案人员，还要制订艺术档案管理办法和规定，开展艺术档案的收集、整理工作，实行艺术档案的集中统一管理，积极为本单位艺术生产服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。

2、加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开，如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。

3、加强对档案管理员业务素质培训，尤其要加强现代信息技术培训。现代化管理的形势要求档案管理员不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理。笔者所在乡镇综合文化站，下大力气，开展了现代信息培训，并安排专人去省级培训班学习，学习现代档案管理意识和现代档案管理技能，这也是推进乡镇文化站艺术档案管理进程的一项关键性工作。

二、文化艺术档案的作用发挥

概括地讲，文化艺术档案的作用有两个方面。一是凭证作用；二是参考作用。对乡镇综合文化站来说主要体现在以下几个方面：

一）文化站或个人历史的真实、全面的反映。文化艺术档案与每年编写文化大事记一样，它能全面、客观、真实地反映本地文化站或个人工作的历史原貌，也是一个文化站或个人的工作实绩见证。

二）文化站或个人维护自身权益的重要工具。一旦发生纠纷，主要指作品或艺术成就纠纷，艺术档案便成了维护自身权益的有力佐证。

三）规范管理的基础。文化站虽然人少事多，但没有规矩也难成方圆。有了文化艺术档案作支撑，文化站进行规范管理就有了基础。

四）积累和传播知识的重要载体。文化艺术档案不但能积累乡镇文化站搞文化艺术活动的经验，更是传播艺术知识的重要载体。文化站如果能每年把文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料进行分类归档，那么下次搞活动就有了借鉴材料，对于创新活动载体意义重大。

综上所述，要做好文化艺术档案工作，收集是关键，管理是重点，乡镇综合文化站自觉把艺档建设放到重要位置上来，加上档案管理人员的不断努力，乡镇综合文化站艺术档案管理水平一定会有较大的提高，乡镇文化站艺术档案才能发挥它应有的作用。

参考文献

[1]陈元晓.《提高乡镇文化站艺术档案质量的几点思考》.《群文天地》，2011年18期.

[2]程俊.《浅谈群众文化艺术档案的形成和利用》.《陕西档案》，2007年01期.