探析档案现代化管理中存在的问题

王健玲

摘要：档案现代化管理是档案管理的发展方向。在管理过程中，既要使用先进的管理技术和方法，同时还需要积极的改革管理理念，提升档案管理的水平，增加信息容量，让档案管理能够获得更加广泛的应用。本文首先对档案现代化管理存在的问题进行了探讨分析，并提出了档案现代化管理的解决措施，最后阐述了档案管理现代化的意义，以供借鉴参考。

关键词：档案现代化管理 问题 措施 意义

一、档案现代化管理存在的问题

（一）档案利用率低下。在科技飞速发展的今天，档案管理工作不再仅是收集、整理、存贮档案资料的过程，其具有专业性和机密性，需要使用科学的管理方式来对档案实现管理和利用，是一个单位蓬勃发展的基础力量。但是目前很多单位并没有真正意识到档案管理的重要性，对于档案的管理多仅限为“藏”的水平，并没有真正达到充分“用”的层次。档案的利用率非常低，信息资源遭受严重浪费，使档案管理工作流于形式，失去了管理的意义和作用。

（二）信息技术的使用不足。计算机技术的发展非常迅速，不同行业对其利用程度不一。而档案管理事业尤其是基层单位使用计算机来进行信息化管理的程度不够，计算机仅仅是管理的一个工具，使用简单的软件，并没有形成从收集到利用的系统化体系，自动化水平非常低，大部分都是要人工进行检索，因此比较费时费力，也不符合档案现代化管理的基本要求。

（三）档案管理制度存在缺陷。对档案管理认识的不够，不重视档案管理制度的制定和执行，导致了档案管理制度的漏洞比较多。很多的档案管理制度都没有相应的标准来进行约束，档案的编制非常的随意，目录不规范，标准也不统。致使档案的收集工作很困难，管理也比较难，档案丢失的情况比较严重，单位的档案信息外流。

二、档案现代化管理的解决措施

（一）强化计算机技术运用，实现档案管理网络化档案利用现代化。网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。

（二）注重科学管理，正确看待档案管理工作。档案管理作为一项信息资源管理工作，对于单位在信息时代中的快速发展所起到的巨大作用是不可估量的。因此单位领导必须重视起档案管理工作，加大对档案管理工作的关注力度和精力投入，积极引进高素质专业人才，实施科学管理措施，提高档案管理工作的现代化水平。

（三）健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。必须根据单位和档案管理实际情况，依据国家相关法律法规，建立起来的规章制度，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。做到既约束领导，又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到功过分明，充分体现制度的权威性。

（四）现代化人才的培养。档案管理工作不仅仅是单位发展的基础，在社会大环境中也扮演着非常重要的角色。在现今条件下，档案管理工作的重点应该是集中在数字化、网络化和信息化建设上，这些内容都需要先进的现代化人才来作为依托，因此加强对现代化人才的培养，引入高新技术人才，对档案管理工作人员的知识结构进行调整，加强档案管理专业化人才的培养，是非常重要的工作。要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才。

三、档案管理现代化的意义

（一）方便管理和查询。传统的手工档案管理方法为整理、组卷、归档、编制检索工具和使用，这过程均由人工来完成，工作量极大，工作周期漫长且效率低下。在日常使用过程中查询方式一般采用人工查找，使用者查询耗时长。在现代化的档案管理方式下，利用计算机硬件和软件技术对档案进行分类整理、组卷和归档，工作效率大大增加。利用人性化、多条件的检索工具使档案的检索方便、快捷，准确率极高。

（二）档案资源共享。传统的纸质档案 般只是某单位内部独自拥有，要想共享资源就必须通过“调档”，这一过程需要耗费大量的人力、物力和财力，导致档案流通速度慢、利用率低。而采用现代化档案管理，利用计算机技术和网络技术，可使档案资源信息及时传递到任何需要的部门。有了档案管理的现代化，档案利用者就可以在不同的地点随时查询所需的档案信息，而不必专程到档案馆查询，大大提高了工作效率。

（三）节省档案存储空间。随着存储技术的发展，现代化的档案管理可将纸质档案制成电子档案，这些电子档案被储存到光盘或硬盘中。光盘或硬盘的体积很小，容量却很大，随着科技的发展，可以预见一个几英寸大小的硬盘即可存储整个档案馆的资料信息，这样，体积庞大的纸质档案被分类储存到光盘或硬盘中，大大节省了存储空间，也节省了人力资源。

四、结束语

档案现代化管理工作对信息利用要求非常高，需要对档案管理有非常明确的认识和了解，采取科学的管理制度，制定相应的管理规范，加强人员素质建设，提升档案管理的科技含量，从而实现档案现代化管理。需要广大的档案工作者积极开拓，以先进的管理技术和现代化的手段科学管理档案，迅速准确而有效的为社会现代化建设服务。