新形势下高校教务秘书的工作职责和必备素质

翟铁华

摘 要 随着高校的扩招和二级化管理，产生教务秘书一职。教务秘书是高校教学管理工作的基层工作人员，对保障高校教学起着重要作用，集管理性和服务性于一体。对高校教务秘书基本工作职责、对从业者要求、高校教务秘书培养注意事项进行探讨。

关键词 高校；教务秘书；教学管理

中图分类号：G647 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2015）10-0030-03

随着高校扩招和管理二级化的发展，教务秘书这个岗位应运而生。初入大学的学生、刚参加工作的青年教师， 甚至刚到这个岗位上工作的教务秘书本身，都可能对这个岗位的定义不是很清楚。从不同的个人角度出发，有人把它理解成一种行政领导，认为是高高在上，给教师、学生发号施令的；另一种则认为这是个打杂的工作，是伺候教师和学生的，是一个卑微的职业。面对同样一件事物却产生了不同的看法，就是矛盾产生的根源。其本质是什么呢？笔者认为教学管理工作是具有双重性的。教学管理既要服务于教学、指导教学，又要对教学工作实施组织、检查和评估，是一种带有服务性质的管理工作。教务秘书是连接教务处与二级院系的一个纽带，做好此项工作与保障高校的教学质量和水平息息相关。

1 高校教务秘书的工作职责

教务秘书对教务处下发的各类通知、文件应及时呈领导处理，并根据领导的安排通知有关部门和各个教研室。教务秘书负责教务常规工作的实施。

1）在教务秘书系统录入教学计划，并参与制订和严格执行计划。教学计划是在新生未入校时就制订好的，四学年八个学期的课程都要预先制定，除了特殊情况需要调整修改外，一般都要严格地执行四年，所以录入教学计划一定要准确。

2）期末时计算并录入教学任务。每学期的期末都要提前安排好下学期各个教师的教学任务。录入教学任务时，要多方征集上课教师的意见，有的教师希望加大周学时好早点结束课程，腾出时间来搞一些自己的科研项目；有些教师希望减小周学时，好让自己上课游刃有余一些；有些教师的课程需要多媒体的协助，这样就需要多媒体教室；有的教师的课程只要板书就可以满足教学要求，这样就不必申请多媒体教室，以免浪费资源。

3）编制下学期的进程。要先编制好进程才能安排教学任务，因为这样可以明确标出上课的周次和被实践环节占用而需要暂停理论课的周次，便于教师和学生组织教学活动。

4）协助教研室做好教材的征订，汇总全系订书计划及讲义印刷计划。这件工作有及时性的要求，一定要在规定时间内发送到教材科，否则在下学期开学前新书无法送到，学生和教师都没有书，无法上课。可是在教材征订的过程中，由于一些课程是新专业里面新开的，教师也没有上过，他们选书也要费一番心思来考虑，通过几本书的比较，才能找到合适的教材，这样往往留的时间就比较紧张。要克服这些困难，在时间紧张的时候，往往需要中午加班加点或推迟下班时间，争取赶在截至时间前报送订书计划。

5）负责组织期末考试及课程重修、重考等。重考往往安排在开学前的一段时间内，因为教务处第二周要进行学业预警和学籍处理等流程，要求补考成绩必须在第一周登录完毕。为了给教师留有充分的批改卷子的时间，重考往往在开学前举行，这就要求必须在假期里印刷好重考的试卷。重考的试卷不同于一般的考试（按全班的人数印刷即可），它的种类比较多，而每门课的数量都不相等，这就要求按照每门课不及格的学生来印刷卷子。这个过程要求细心，少了，来考试的学生没有卷子；多了，又造成不必要的浪费。另外，安排重考时间也有一定的技巧，有的学生平时不认真学习，结果导致一个学期挂科2门、3门甚至4门之多，在安排重考时一定要注意这样的学生，要避免他不同科考试时间的冲突。

6）负责大学英语、计算机等考试的报名等考务工作及证书的发放。大学英语四级一直以来是与学位挂钩的，最近有的学校学位授予条件中还加了计算机一级。教务秘书应在每次计算机、英语报名工作中，不厌其烦地给学生宣讲此考试的重要性，避免学生因不了解而拿不到学位证，为今后的求职升迁生涯埋下绊脚石。

7）负责安排教师监考及计算教师监考费。教师监考时，经常出现家中有事临时换人的情况，而高校是计算机、英语等全国性考试的考点，监考责任越来越重大。因此，教务处要求凡是有监考换人的一律填写表格到教务处申请，教务秘书要及时上报这些表格。另外，有些监考换人的，要在计算监考费时直接扣除被替代人而发给替代人。这样一来，就要做到既能按劳取酬，又避免教师之间忘记而错发监考费的情况发生。

8）负责毕业生资格审核、证书发放、成绩单打印等工作。毕业资格审核是一件极其严肃的事情，是否符合毕业证和学位证的授予资格，一定要严格按照当年的学位委员会制定的文件来办。毕业证书的发放是一件极其严格的事情，在发放时一定要严格核对本人和毕业证书上的照片，这是最后一次审核是否有冒名顶替和弄虚作假学生的机会。

9）负责学生的学籍处理和学业预警等工作。学籍审核让该留级的学生留级，该退学的退学，而之前的学业预警就是给濒临留级边缘的学生敲个警钟，给学生的家长寄去学生学业成绩的信件，使得家长和学校一起来帮助教育学生、与此同时，也提前告知了家长孩子在学校的危险情况，避免接到留级通知时一些家长没有事先思想准备，事实上也有力地保护了学校。

10）负责各类教学资料的收集、整理归档，并为师生提供查阅服务。评估时，为了让专家更好地了解学校的情况，各个分院组织了档案组，负责收集反映各个学院教学、管理、科研等一系列方面的情况的资料。评估过后，收集资料作为常规事情来进行。没有了档案组，教务秘书就来承担。档案条目繁多，涉及方方面面。除了档案，还要收集教学资料，有试卷、课程设计、认识（毕业）实习、毕业设计、试验（包括课内试验和试验周）等五大块，负责提供给评估办检查和一线的教师查阅。

11）协助做好期中期末教学检查工作，及教学类文字材料的上报工作。

12）负责联络协调本系与教务处和其他系的教务事宜，以及完成领导交办的其他任务。另外，大多数还兼职档案馆的档案员，负责年初计划和年末总结的归档工作。

教务秘书是一个系统繁杂而烦琐的工作，需要总体规划、统筹安排，既有常规工作，也有各种各样的偶发事件需要处理。所有工作都要认真去做，保证不出差错。

2 高校教务秘书的必备素质

关于教务秘书的必备素质，不同的文章里已经说得很多了，从思想、能力各个方面都有论述。本文从实际工作中总结出如何才能较好地完成此项工作。

嘴要勤 教务秘书是学校高层教学管理者的决策的传达者，一定要把每一道政令准确、有效、完整地的传达给院领导、教师和学生。如毕业生的毕业审核和学位审核这项工作，南京工程学院在2009年的学位审核中增加了一条学位要与计算机一级挂钩的新政策，这之前并没有此项要求，学生手册上也没有写明。为了避免出现大量毕业生因事先不知晓情况而最终没有学位证的后果，大量的教务人员于计算机报名考试前通知全校学生。对不知情的学生反复强调，确保每位学生一定要知晓学位政策的变动。还有学业预警的工作，其本意是让一些不及格课程较多的学生家长早日知道自己孩子的学习状况，并针对不同的问题配合学校加以解决。

腿要勤 教务秘书的一项工作职责是协助院长及各教研室主任做好人才培养方案的制订、修改、变更和实施中的各项工作。人才培养方案的制订是件严肃的事情，各专业教研室制订时也经过反复修改、聘请校内外专家论证等复杂的程序。但在实际操作过程中，仍然会出现这样或那样的问题。如在进程表的制定过程中，发现某实践环节不合理，想修改，但是不能随便修改或删除，因为要严格依据已经制订的人才培养方案来执行。一定要修改的话首先要修改人才培养方案，这样就要求教务秘书及时填好申请表并报学校教务处批准。腿勤，才能保证教学步骤的顺利进行。还有一些教师经常一早打来电话，孩子发烧或自己生病，不能到学校办理调课，而他的课程又是马上要上的。在学校越来越严格的督导下，教师擅自调课要算教学事故的。为了不影响他今后的职称评审、年度考核等，一定要腿勤，及时送达。

手要勤 除了常规性的工作，教务秘书还要应对一些琐事。比如临近期末，一些学生迫切想知道自己的考试成绩，然而想登录教务网查询时，却发现忘记了教务网的密码，这样就要及时给他们查找，确保他们能知道自己的成绩。如果有不及格的，假期里还要好好复习，迎接开学前的补考。大三大四的学生需要找工作了，尽管已经把全班的成绩单打印给了班长，仍有不少学生因丢失或某门课成绩的变更，需要单独为他重新打印一份。这些都要及时打给他，避免找工作渠道不畅。

心要细 在教材的征订汇总中，一定要心细，差之毫厘失之千里。如果预定教材的书名弄错一个字，可能会导致无法订到教材，更严重的可能会导致订到一本错误的教材。至于出版社、版次都不能搞错，否则订到的可能不是教师所需要的教材，进而无法保证教学质量。

在年终计算工作量时，要求认真细致。任何工作的最终目的都是获取合理的报酬，进而生存发展，侧重精神方面的教师同样也有物质需要。一年忙到头，需要对他们有一个合理的交代。这就要求在计算工作量时一定要认真、细致，把工作量算对。这时要求有会计人员一样的素质。在双方发生计算结果不一致时，只能是因为他的粗心，而不能是你的失误。因为个人报酬毕竟是个敏感的问题，少算了毕竟会引起别人的不快，宽宏大量的会一笑了之，斤斤计较的会认为你有针对性而故意犯错。

善于沟通协调 每学期的后半程，随着任课教师所授课程陆陆续续地结束，监考任务就被排上了日程。现在大多数学校随着高校的扩招，受到市内校区面积限制无法大规模发展，而搬迁到了比较偏远的大学城，这样教师上班就成了一个问题。尽管学校也出台了很多行之有效的措施，如在新校区附近建立生活区、配备接送班车等，有的教师根据自己的需要会定在1～2节或7～8节，而学校公共课更是以定在1～2节的居多。这样就要求监考教师早出晚归，有的不靠近班车点的教师甚至五点钟就要出门，跟微薄的监考费相比，显然是付出回报不匹配的。

学校规定每场次必须有2人监考。这样矛盾同样需要教务秘书来解决，怎样解决这样的矛盾呢？一是尽量说服授课教师在3～4节或5～6节监考，动之以情、晓之以理，告诉他路途遥远的其他教师参加这样的监考不方便，大家是一个群体，要有集体意识，要照顾到其他教师。二是尽量把一些课程凑在一起考。如两个老师考试时间相差不多，可建议他们同一天的上下午考，或者把院里的专业课和学校的公共课放在一起。三是根据不同人的不同情况，安排不同的监考。除了常规的期末考试外，还有每年两次的英语四六级考试和四次的计算机等级考试。如果工作日早出晚归困难，那么就安排周末的考试。这样既考虑到每个人的切实困难，又不失公平性，保证完成每名教师的监考任务。

善于解决矛盾 教务秘书的工作是贯彻执行一些教务处的政策规定，在政策推进的过程中，无论是否带有主观上的故意性，它的实质就是给教师安排布置一些任务，需要教师身体力行去完成。有时候某些政策会损害教师的个人利益。比如说重修任务的安排，因为几个不认真学习的学生，教师就要把本应在上学期就上过并结束的课程重新再炒一次冷饭，再次为了一个人付出巨大的劳动，并且所得报酬与所付出的劳动不成比例。因而教师对此项政策有抵触情绪。但教务处的重修名单下来后，就是需要这些教学一线的工作者去布置这些任务，一些资格老的教师难免要发几句牢骚。学校教务处执行如此的重修政策难道就是为了刁难教师吗？仔细想想，显然不是的，学校的高层决策领导者是站在更高的角度上看待问题的，是从全盘出发的，重修任务这样安排是为学生考虑的，使得学生有更多的机会进行重修，能得到教师更多的指导时间，进而把整个的毕业生质量抓上去，提高学校声誉。

这就要求不能急躁，不能被某些教师的情绪所影响，要心平气和得做些说服解释工作，要学会站在对方的角度考虑问题，推心置腹地进行谈话，而不是着急把工作布置下去。对方感受到你对她的理解和关怀，一般也会顾全大局，服从学校的安排和决定，顺利地接受任务。

3 高校教务秘书的自我塑造应注意的事项

在高校中，为了科研等方面的考虑，教师无需坐班，而教学管理人员是需要八小时在岗，并且与每位教师都有千丝万缕的联系，从某种程度上来说是系部的一个窗口。在高校教务秘书的培养中应该注意以下几点。

1）牢固树立起服务意识，热心为师生提供服务，做到谦虚、尊重人、热情、善解人意、多办实事，努力营造一个祥和、融洽、互相信任的氛围，建立起良好的人际关系，为高效地开展工作创造良好的氛围。

2）教务秘书在工作中要学会控制自己的情绪，使自己的情绪处于最佳状态。要通过不断地反思，养成一套规范化的语言行为，这样在面对突发事件时也不至于行为不当，影响工作。

3）做工作要认真细致，减少差错的发生，一来避免发生教学事故，二来有助于树立自己的威信，增加别人对自己的信赖感；否则经常朝令夕改、出尔反尔，令人无所适从、产生怀疑。要学会发挥自己的人格魅力。

4）教学管理工作具有辅助性、服务性、事务性、整体性等特点，这样就要求每个教务秘书具有敬业爱岗、乐于奉献、吃苦耐劳、精益求精的职业精神。教学秘书的一切工作都是为了实现学校教学工作的顺利开展，工作性质是服务性的。在教学秘书的自我塑造过程中，一定要树立起服务理念，并将这种服务理念贯彻到教学过程中去。

5）要培养自己良好的心理素质。教务秘书一职所面临的工作比较庞杂，涉及教学工作中的方方面面。教务秘书在工作的过程中，所面临的工作压力比较大，既有来自于学校领导的直接工作要求，也要满足学生的实际学习需求，还要在工作过程中照顾各位教师的情绪。面临着复杂的工作任务，教务秘书必须锻炼出自己的良好的心理素质，才能适应复杂的工作环境，才能更好地服务于学校的实践管理工作，圆满完成各项工作任务。

4 小结

管理和服务是管理实践中管理职能的两个方面，是紧密联系、相互促进、密不可分的。所以在教务管理过程中，教务秘书必须树立“管理即服务”的人本化工作理念，要从服务的对象的立场思考问题，这也正是管理沟通的本质所在[1]。要勤于动手、善于思考，会沟通、会表达。“工欲善其事必先利其器”，要想做好此项工作，先得做一个合格高尚的人，只有具备良好的性格和心理，才能把工作做得完美无瑕，使得学校的教学管理工作更上一层楼。

参考文献

[1]王景明.高校教务秘书管理沟通有效途径探析[J].管理观察，2008（20）.

[2]聂长江.试论新形势下高校教务秘书的角色创新[J].内蒙古师范大学学报：哲学社会科学版，2014（1）.

[3]梁扬眉.论教务秘书在高校教学管理的重要性[J].南方论刊，2009（7）.

[4]曾凡荣.浅谈如何做好高校教务秘书工作[J].科技信息，2012（11）.