论述政府档案信息的资源管理

姜艳芹

（中共黑龙江省农垦建三江管理局委员会党校 黑龙江 佳木斯 154000）

论述政府档案信息的资源管理

姜艳芹

（中共黑龙江省农垦建三江管理局委员会党校 黑龙江 佳木斯 154000）

档案信息管理在当下的信息社会中所发挥的作用越来越大，对于政府来说，档案信息管理更为重要，无论是对于政府的日常运行，还是对于社会的发展来说其作用都是不可忽视的。因此，对于政府档案信息资源管理的研究是十分有必要的。本文主要阐述了政府档案信息资源管理的产生，分析了政府档案信息资源管理的现状，并对政府档案资源管理的措施进行了一定的探索，旨在为提高我国政府档案信息资源管理的水平而提供一些有价值的参考意见。

政府；档案信息；资源管理；现状

档案信息作为政府的一项重要资源，在当今的社会中发挥着巨大的资源。然而，在意识到这一重要性的同时，如何提高政府档案信息的资源管理成为了档案管理领域研究的一个重点问题。我国相关领域虽然在政府档案信息的资源管理方面进行了一定的研究，并且其研究应用在实践中也取得了很大的成就，但是随着我国社会的发展以及政府职能的转变，现有的对政府档案信息资源管理的研究已经不能满足发展的需要。因此，在今后的发展中，要加强对政府档案信息资源管理的研究，并且在研究的过程中逐渐将对政府档案信息资源管理的研究纳入到该领域研究的一个重要课题，从而促进政府在政府档案信息资源管理方面的提高。

一、政府档案信息资源管理的产生

政府档案信息资源管理是社会经济发展的产物，随着国家的出现而出现。国家出现以后，在进行行政管理的过程中，便不可避免地要颁布各种各样的政策以及传达一系列的信息，记录这些政策及信息的文字便是政府的档案信息资源。例如国家在制定法律、政策的过程之中，会产生多种多样的文字记录以及档案资料。

在早期，纸张多充当文字记录的载体，随着科技的日益发展，光盘、软盘等大容量储存介质得到广泛的应用，逐渐成为信息记录的载体。随着政府职能的不断演变，管理活动越来越多，致使政府档案信息资源越来越多，政府档案信息资源管理逐渐成为政府部门的负担。为了快速高效地对政府档案信息资源进行管理，有效地降低政府档案信息资源管理的成本，美国制定了一系列的信息管理法规，成立了专门机构对政府档案信息资源管理进行监管。美国的政府档案信息资源管理以法律为支撑，对于档案信息资源管理过程中出现的任何问题，都会通过法律来解决。美国的这些举措在促进了政府档案信息资源管理迅速发展的同时，也成为政府档案信息资源管理的开端，为此后政府档案信息资源管理的发展奠定了基础。

二、政府档案信息资源管理的现状

伴随着政府职能的转变，政府管理范围的增大，政府作为信息主体的同时也成为信息资源管理的主体，因此政府在信息社会化过程中发挥着越来越重要的作用。为了适应信息时代的到来，政府档案资源管理运用通讯技术、信息技术等手段进行信息化，使得传统的信息档案管理得以改造，极大地提高了政府档案资源管理的效率，最大程度上满足了社会发展的需要。美国等国家最早提出了社会信息化，发展中国家为了经济快速发展的需要，也把加快信息化作为社会建设的重点。政府档案资源管理信息化的过程是对政府机构进行信息技术改造，对政府档案信息进行规范化、数据化处理的过程，这对政府档案资源的管理有着很大的作用。

三、政府档案资源管理的措施

由上述可知，政府档案信息管理是在社会、经济的发展过程中逐渐产生的，并且政府档案管理信息的产生符合社会发展的自然规律，是社会发展所需要的。但是，随着我国社会的不断发展与进步，政府职能的不断转变，当下政府的政府档案信息资源管理虽然有了一定的发展，但是，我们在承认发展的同时，也必须要承认当下的管理还存在着一定的欠缺，所以，加强政府档案资源的管理是十分有必要的。笔者在此对加强政府档案信息资源管理进行了一定的探索，希望能够为政府在该方面的提高而献计献策。

（一）电子政务环境下的政府档案信息资源管理

政府的档案信息资源管理主要是与政府有关的计划、预算、组织、指导、培训和控制活动记录的管理。随着计算机网络系统在政府工作中的广泛应用,导致了信息载体发生了革命性的变化,传统纸质文献在政府中所占的比重越来越小,而电子信息则占越来越重要的地位,电子档案也随之逐渐增多。因此,加强对电子档案信息资源的管理已经上升到政府信息工作的重点。据统计,目前各级政府部门大约集聚了全社会信息资源总量的百分之八十,这些信息还常常比一般的信息资源更有价值,质量和可信度也较高。因此,如何加强管理、综合开发利用这些资源,已经成为各级政府工作的当务之急。但是我国政府的信息资源管理水平比较低,这将会影响档案的有效开发与利用。

（二）将档案管理工作做强、做细

在建设电子政务的过程中，各级政府部门应该设立专门的档案信息资源管理机构，以保证政府档案信息资源管理工作的有效进行。有关档案部门要做好政府档案信息化建设，构建统一的信息资源管理平台，通过档案信息资源的共享交换平台来进行管理活动。政府档案信息化建设是推动我国电子政务建设的重要内容，充分利用计算机技术，把政府档案信息按照相关的规范标准进行数字化处理，加快政府档案信息化建设，推动各级政府部门之间的有效沟通，实现政府档案资源共享，方便相关资源的查询检索，降低信息管理成本，提高政府档案资源管理的效率。要正确处理好政府档案信息资源利用和保密之间的关系。要按照相关的规定，对相关的文件进行甄别，哪些文件可以公开，哪些文件不可以公开，应在什么时候公开。加强政府档案信息资源管理的法制化建设。如今，对政府信息公开的呼声越来越高，为了保证公民的知情权，各级政府都做了很多尝试，其中定期的新闻发布会是主要的形式。加强政府档案信息资源管理的法制化建设可以从法律方面对政府档案信息资源管理给予保证。加强政府档案息资源管理人员队伍建设。

四、结语

综上所述，随着社会的发展与变化，政府档案信息的资源管理势必也要跟随时代的潮流而进行一下改变和更新，从而使得政府无论是在服务的领域上，还是在服务的方式和质量上都能得到大幅度的提升。所以，在今后的政府档案信息资源管理中，要积极的探索发展的新方式、新方法，进而为我国社会的发展做出更大的贡献。

[1]屈培红.浅谈当前档案信息资源管理[J].档案管理，2010（03）

[2]陈惠霞.孟祥喜.苑伟民生档案信息资源管理体系建设研究[J].兰台世界，2010（06）