高校实验室档案规范化管理研究

文/廖建兵



高校实验室档案规范化管理研究

文/廖建兵

摘要:高校实验室档案规范化管理在高校实验管理中尤为关键，直接体现出高校教学品质、科学研究及管理能力。只有持续完善高校实验室档案管理，令其变成高校日常管理中的基本内容，完成高校实验室档案的规范化管理，才可以良好提升高校教学品质及科研管理能力。

关键词:实验室;档案;规范化管理

引言:实验室作为高校教学的主要部分，成为培养复合型人才的主要场所。高校实验室档案管理工作是完成实验室工作，从整体上提升实验室管理能力及实验教学能力的有效保障，对实验室建设及发展尤为重要。稳抓实验室档案建设，掌握实验室档案管理模式，能够加快实验室综合管理能力的提升，以此更好的体现实验室在实验教学及科学研究中的作用。创建一套完善的高校实验室档案管理体系，创建科学规范的文档材料，能够给不同评估给予正确、完善、及时的实践教学档案材料，不仅能够加快教学改革，还可以提升教学品质。

一、高校实验室档案管理中的问题

1、实验室档案管理制度不完善

很多院校没有创建有效的实验室档案管理制度及完善的组织机构，缺乏实验室档案管理中有效的制约方式，相关部门及人员职责混淆，甚至有些有价值的资料没有及时收集归档，院校实验室档案工作无人管理，毫无章法。

2、实验室档案管理人员素质较低

实验室档案管理人员不仅要具备较高的思想觉悟，还要具备较高的档案知识及专业知识，可是很多高校因为各类因素，缺少专业档案管理人员，通常由实验室技术人员担任，没有相关专业知识，无法正确进行采集、整理，使得实验室档案出现少归或漏归的现象［1］。

3、管理方式落后，研发力度欠缺

很多高校不具备正规化的档案保管部门，欠缺必备的档案用品。实验室档案存放于实验办公室，没有建立专门的防护设施。采集、整理及管理档案方式落后，并且通常使用封闭式管理，只为了应付检查和评估，并没有利用价值，实验室档案不具备服务功能。

二、实验室档案规范化管理的方法

1、提升意识，强化领导

主管领导需真正意识到实验室档案建设的意义所在，了解实验室档案对于实验室不同管理工作所体现出来的重要作用，将实验室档案工作归入领导职责范畴，提升领导对实验室档案工作的重视度，将其归入高校档案工作及实验室工作规划当中。细致规划归档内容、归档时间、归档类别及统计、保管、运用制度。

2、创建完善的档案管理制度

实验室档案涵盖面较广，专业性较强。所以必须规划出相应的实验室档案管理制度。比如《实验物品领用制度》、《实验室档案管理人员职责制度》、《实验室档案管理制度》、《实验室设备采购制度》、《实验室仪器设备档案管理制度》等。关于实验室档案组织部门、职责权限、运用及法律责任均应给出具体的规定，让实验室档案管理工作更加科学化、规范化、制度化［2］。

3、强化实验技术团队建设，提升实验室档案管理能力

实验技术团队素质的程度，是做好实验室档案管理的重要所在，领导需不断培训技术人员的档案管理知识，通过走出去、请进来的方式，实施不同方式的实验室档案管理分析及研发工作，通过不断交流提升意识，加强管理能力及业务能力。

4、改变档案管理的工作氛围及设施

硬件设施是做好实验室档案管理工作的必备条件，所以，只要学校经费足够充分，则需有规划的为实验室档案管理提供相应资金，以便打造有利的设施条件。

5、提升实验室档案管理方式

当今社会已经进入高科技信息时代，档案管理已经由传统档案管理形式朝着科学管理形式逐步转变。运用电子文件、计算机网络技术进行档案管理已经成为必然趋势。所以，需透过计算机操作系统创建统一的数据库结构以及严谨的命名规则，将手工操作的纸质文件逐渐朝着计算机操控的电子文件转变，并需不断创造条件透过网络扩大信息量及服务范畴。

档案管理系统在设计方面需考量其实用性、操作性、灵活性以及通用性，需具备可扩充性，便于维护。用户的登录模块中需设置用户注册、登录、身份验证等选项。透过判断登录人员的身份，依照设定程序提供登录人员相关的管理权力。信息管理模块作为关键的功能模块，提供基本信息录用功能，用户可以将收集过得信息，通过处理后进行分类归档。系统维护功能模块可以对用户提供设置权限、更改登录口令、修改数据、删除信息及信息备份的功能。

6、有效体现档案的运用效率

实施实验室档案管理工作是为了研发运用实验室档案信息资源，所以，档案作为一种信息，更为关键的是一种资源。不论是实验室应用的录影带、图片、实验方式的分析、仪器设施，还是大型仪器设施功能的研发、拓展与整理的相关材料，均会成为实验室管理及教学改革中使用的客观证据，需最大程度体现出档案的利用效率，令其真正为科研、教学所应用。

7、扩大实验室档案的开放力度

为地方经济提供服务，强化校校联合、校企结合的方式已经成为高校办学的重要方式。所以，实验室档案为教学科研提供服务的同时，还要积极扩大与盟友院校间、生产厂家间的沟通与合作，为其他院校乃至当地经济发展提供应有的帮助。

结束语:高校实验室档案工作作为实验室创建及管理的科学化、标准化、程序化、规范化的主要标志之一，是一项根本性、持续性的工作。实验室档案管理能力对实验教学乃至其他实验室工作的正常运转，乃至实验室未来的发展情况有着直接的影响，所以，需加强高校实验室档案建设管理。档案学的根本需求为展现存档内容的最初属性，因此，实验室档案需要在实验教学及研究当中直接构成具备保存价值的记录。只有确保其记录的真实性与直接性，才可以保障归档材料的真实度及可信度。随着时间的推动，高校实验室档案会越积越多，档案整理及管理工作量愈发庞大，纸质档案愈发无法符合目前实验室的管理所需。由于信息化方式的普及，档案信息化管理则成为实验室档案工作的必然选择。

(作者单位:湖南食品药品职业学院)

参考文献:

［1］胡志富，王雅琴．高校科研档案集成管理模式研究［J］．浙江档案．2011．( 9): 38－39．

［2］梁国华，武晓峰．高校实验室档案工作的实践与思考［J］．实验技术与管理．2012．29 ( 6) : 206－211．

中图分类号:G647

文献标志码:A

文章编号:2095－9214 ( 2015) 09－0201－01