改进档案管理工作之我见

张世斌

摘 要：档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是单位协调、有序、高效运行的有效保证。新形势下，加强和改进档案管理工作，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。

关键词：档案管理;策略;规范;信息化

一、不容忽视的问题

一是对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。二是管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。三是档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、改进管理的策略

首先，要加强培训，提高管理人员素质。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：

一要选好用好档案管理人员。要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。 作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。二要具备多元化的知识结构。现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。三要全面掌握档案专业知识。要通过自学和培训让安敢管理人员具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案着录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。

其次，要健全制度，规范档案管理。建立档案工作制度必须遵循以下要求：一是规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。二是简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。四是坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

第三，要改进管理，完善档案功能。要做到记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

第四，要更新手段，实现档案信息化。传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，须做好以下几项工作：一是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;二是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;三是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。四是要注意电子档案的安全性、真实性和法律效力问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。在实际工作中，要让电子档案与其相对应的纸质档案之间建立统一的管理方法;要注意选用耐久的储存电子档案载体，保证档案的完整性、可靠性。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。在这一点上要特别注意。

第五，要强化服务，提高服务水平。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，盡快使自己成为合格的档案工作者。因此档案管理人员必须终身学习，提升素质，适应档案管理工作新需要。用人单位也要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。