高校档案馆信息化建设刍议

兰家友

高校档案馆信息化建设刍议

兰家友

【摘要】高校档案对于高校有着重要的意义和作用，是高校的历史见证。高校档案馆的建设是衡量学校管理水平的重要因素，随着信息技术的不断发展，各领域开始积极运用先进信息技术来加强管理、提升工作水平，学校的档案馆也应进行信息化建设，使档案管理工作向信息化、数字化方面发展。本文就高校档案馆信息化建设进行了研究探讨。

【关键词】高校档案馆信息化建设

一、前言

高校档案记录了高校员工在教学科研、管理等各项活动的情况和亮点，承载了学校发展中的重要事件。高校档案管理的信息化建设能够帮助高校提高教学质量，满足学校发展的需要和时代发展的需求，现阶段高校在档案馆信息化建设过程中还存在着一些不足之处，需要学校积极研究，加快高校档案馆信息化建设进程，提升学校管理水平。

二、高校档案馆信息化建设意义

在高校中，档案馆具有对高校人员档案进行集中管理的功能。对高校师生的学习和工作都有着非常重要的作用[1]。现阶段，许多高校的档案馆工作，依旧依赖于人工操作，工作效率不高，并且十分容易出现人工失误。高校档案馆的信息化建设能够使档案信息得到信息化管理，提供便捷的存取服务，提升工作效率，增加广大师生对高校档案馆的满意程度，减少人工失误。

三、高校档案馆信息化建设现状

（一）领导重视程度不够

档案管理重视程度不够。现阶段，很多高校的工作人员和领导，对高校档案管理工作和档案馆建设工作存在认识不足的问题，认为档案工作仅仅是对档案的保存和提取，不能为学校带来经济效益，不必作为学校管理工作的重点，没有充分意识到档案馆对提升学校管理水平、教学质量的积极作用。

学校的工作主要集中在招生、教学等工作上，往往忽视了档案馆的建设问题和档案管理问题，造成档案工作的懈怠。经常会出现因档案资料收集不及时，出现档案丢失的情况，为学校带来了一定的损失。由于档案工作主要依赖于人工操作，工作效率低下，再加上办学初期的档案遗留工作等问题的存在，给档案工作带来了极大的负担。

（二）档案管理人员业务水平不高

高校的档案馆管理人员配备普遍不足。很多高校虽然建设了档案馆，并配备了专业的管理人员，但是配备的人员十分有限，往往会聘用很多兼职档案管理人员。这些兼职人员并没有接受过专门的培训，对档案的重要性、业务流程等方面都不了解，在进行档案工作时，通常只负责收集，而忽略了档案的整理归档工作。在向各部门移交档案资料时，也往往不能按时上交，上交的材料在格式、纸张的使用上也没有得到统一规范，还经常会出现材料内容描述不清、必填栏目未填等问题。

专职的档案馆管理人员虽然具备一定的专业基础，但是由于信息技术水平不足，观念相对陈旧，因此，很难适应档案馆信息化建设后的工作，再加上档案馆十分缺乏系统开发和维护的人才，在信息技术上的研究相对缓慢，也给高校档案馆的建设和发展造成了一定的阻碍。

（三）高校档案馆信息化建设设施相对落后

由于一些高校对档案馆建设的不重视，造成档案馆出现设备陈旧和配置不足等问题。档案馆空间不足，随着学校的快速发展，档案资料的不断增多，档案馆的设备已经不能够满足档案管理工作的需求，急需加强高校档案馆信息化建设，添加现代化设备。

四、高校档案馆发展趋势

随着信息技术的不断发展，档案馆的档案管理技术也将发生转变。无纸化和自动化管理已成为当前的发展趋势[2]。档案的收集和存取工作可以在网上进行，保证了档案的安全性和完整性，使文件的传递更加方便快捷。高校档案管理工作的主要目标是实现信息共享，这就需要高校档案馆增加馆藏资源，档案的虚拟化可以将不同的档案馆馆藏进行传递共享，具有占用的空间小，可以使档案管理工作更加便捷，这已经成为了高校档案馆建设的必然趋势。

传统的档案主要是以纸张等材料为载体，经常会出现遗失、损坏等情况，不便于档案管理工作的进行。数字化引发了一种技术范式的革新[3]。将档案数字化后，管理人员能够利用信息化设备进行档案检索，与传统的档案管理方式相比更加快捷、便利，并有效地解决了纸质档案占用空间大的问题，减少了档案遗失、损坏的现象。面对高校档案中图片的消退问题，可以通过先进的技术手段解决，将图片还原、复制，更好的进行保存。档案的数字化也已经成为高校档案馆建设的趋向。

随着信息技术的普及，高校档案馆业逐渐向网络化、多元化、智能化发展。通过对档案的加密，提升档案的安全性，增加了光盘、磁盘等档案信息载体，并在信息的收集传递上，实现了文档一体化、自动接收信息、自动分类归档。

五、高校档案馆信息化建设的策略

（一）加强档案信息资源建设

档案的信息资源建设是档案馆信息化建设的重要内容，应加快档案数字化工作，实现档案的精细化、自动化管理，提升管理效率。将高校档案馆馆藏通过扫描等形式以数字的方式记录到信息储存设备中。为了避免信息的遗失和外泄，还需要将档案信息进行加密处理。

高校档案信息化建设应满足办公自动化的需求，利用电子文档进行管理工作，并将有关文件尽快电子化，加强文件的归档力度，并对每份文件做好备份，保证电子文档的安全管理。

（二）提升档案管理人员素质水平

提升档案管理人员素质水平是高校档案馆信息化建设的重要内容。随着高校档案馆信息化建设的不断深入，对管理人员的素质提出了更高的要求[5]。高校需要重视对人才队伍的培养，定期对档案馆工作人员进行专业知识的培训，组织工作人员参加研讨会、专题讲座等活动。要求工作人员能够充分认识到自身职责，不断提升自己的专业素养和工作水平，主动学习信息技术及其它科目的内容，成长为具备专业素养的复合型人才。高校要在引进先进设备后，还应主动安排专业人员对工作人员进行操作技能的指导，保证工作人员能够熟练运用先进设备。并引进一批能够合理维护软硬件的技术型人才，保证图书馆人才队伍的结构合理性。

（三）加大档案管理硬件、软件投入力度

高校档案馆信息化建设需要大量的资金，高校应加大投入力度，加快信息化建设的脚步。高校档案管信息化建设需要建立自己的数据库、存储系统、网络系统等，必须配备现代化的数据转换机、储存器等，加强硬件设备的更新和引进。并且在购置硬件设备时，要保证硬件设备能够满足档案馆的长期发展需求，购置国内外先进设备。这就需要学校投入更多的资金，并有计划地进行分段投入，采用循序渐进的过程，以便对建设过程进行及时调整。由于高校的档案馆主要是为了满足教师和学生对信息资源的需求，因此，在进行设备选择时，应注意选择比较容易操作和维护的设备。

（四）建立相关规范标准

标准规范建设是档案馆信息化建设的重要基础之一[4]。高校在进行档案馆信息化建设时，应注重对相关规范标准的建立。根据各高校的实际情况和档案管理工作需求，建立具有较强通用性的信息保存标准，保证档案系统能够实现与校园网之间信息的顺利传递。利用高校网络资源共享的优势，加强文档一体化管理模式的构建，尽快实现各部门之间的文档共享，对档案进行自动收集归档，避免因档案人员工作失误造成的档案重复录入，保证档案的真实完整。

（五）构建安全保障体系

档案的信息安全至关重要，在进行高校档案馆信息化建设中，为避免互联网中的不安全因素造成的档案信息泄露、丢失，应加强档案信息安全保障体系的构建，积极引进先进的档案信息安全技术，要求高校各部门在使用档案信息资源时，应提高信息安全意识。档案馆要加强对高校网上档案信息的审查和管理工作，排除不安全因素，并制定档案信息安全保障策略，以便在发生档案信息安全问题时能够及时进行处理。

（六）建立信息共享平台

档案建立的主要价值在于广泛的运用，高校档案馆信息化建设能够使档案得到充分的利用，发挥其实际价值。高校应积极建立档案信息网站，并与校园网进行对接，提供信息的网上发布、检索服务，保证高校师生能够对档案信息进行充分利用，并提供交互式信息咨询，加强与教师和学生之间的交流沟通，根据高校师生的建议，加强对高校档案工作的改进完善，提升档案服务质量。

积极争取政府电子政务建设部门的支持，建立信息共享平台，为高校师生提供更便捷的服务，使师生能够通过共享平台进行档案业务办理。并根据业务的不同，设置不同的服务板块，例如：出国翻译、档案查询、档案提取、证明等。高校师生可以根据自己的需要选择不同的板块，保证共享平台所出具的文件都使用统一的纸张、格式等，并具备他人无法进行仿造的唯一标识，保证档案的真实性和严肃性。

六、结论

随着信息技术的不断发展，各领域也开始积极利用先进信息技术加强管理工作，高校的档案馆也应加强信息化建设，提升档案的利用率。高校应对档案馆现状及发展趋势进行科学的分析，制定合理的发展计划，建立相关规范，构建信息安全保证体系和信息共享平台，加大投入力度和人才队伍的建设力度，有效促进高校教学质量的提升。

参考文献：

[1]韩英.论高校图书馆和档案馆信息化建设的作用[J].档案管理,2013,3(3):92-93.

[2]周江艳.论高校档案馆信息化建设[J].黑龙江史志,2013,11(11):183-184.

[3]扈航.浅析高校数字档案馆建设[J].兰台世界,2015,5(5):32-33.

[4]管先海.对档案馆信息化建设的理性思考[J].档案管理,2014,4(4):15-18.

[5]陈思颖.高校档案数字化建设刍议[J].四川档案,2014,6(6):62-63.

（作者单位：四川职业技术学院）