推行设备设施“一件一档”管理全面提升企业经营管理水平

李笑林

摘 要：文章以大秦铁路股份有限公司榆次站的实践经验为切入点，从设备设施“一件一档”管理的实施范围、基本要求以及推行设备设施“一件一档”管理的方法和措施等方面作了较为全面的阐述。

关键词：设备设施 “一件一档”管理 实施范围 基本要求 方法措施

中图分类号：F270  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）09-294-02

设备设施“一件一档”管理是企业管理的重要基础性工作，是一种综合的管理方法，尤其是在大中型制造类、交通运输生产企业推行“一件一档”管理更有着十分重要的意义，既可以准确地知晓家底，掌握企业的生产、加工能力，有效解决企业在发展中可能存在着的设备设施重复投入、资源浪费或者投入不足、制约和影响生产均衡、各种设备设施整体功能难以有效发挥的问题，也可以及时准确地反映设备设施的运行状况和安全投入情况，确保设备设施的安全运行和均衡生产，不断降低生产安全风险，实现生产安全与经营效益的共赢发展。

一、设备设施“一件一档”管理的实施范围

企业类型的不同决定了实施范围的差异，但基本的要求是相通的。一般来讲，推行设备设施“一件一档”管理的范围主要应有以下几个方面;（1）生产运输类设备设施。主要包括各种机床、加工设备、吊装设备、机车、车辆、线路、站场设施、信号设备、电气化供电设备等专用资产。（2）检修维护类设备设施。主要包括各种机械动力设备、运输起重设备、仪器仪表、工具及器具、电子信息设备等。（3）后勤保障类设备设施。主要包括厂房、房屋、各类建筑设施等固定资产及公用车辆、空调、锅炉等供采暖设备、大型厨具等。

通常情况下，企业应根据国家有关规定，按照企业实际情况和现有设备设施的实际价值，划定最低建档标准。

二、推行设备设施“一件一档”管理的基本要求

推行设备设施“一件一档”管理，应以设备设施的财务和技术资料为基础，按照规定格式，借助信息化系统，为每件设备设施建立一个电子档案，并动态详细记录设备设施整个寿命周期内各种价值投入和运用维护支出，为生产经营决策提供直接、实际、准确的统计分析数据和基础信息资料，以提高设备设施的精细化管理水平，实现设备设施全寿命周期综合效益最大化的管理目标。

1.明确建档内容。设备设施“一件一档”即指一件设备或设施建立一份专门的档案。档案中的基本内容主要应包括设备设施的名称、规格、型号、技术参数、企业编号、购置时间、费用等静态资料和使用年限、折旧提取、更新改造、加装扩容、技术升级、大修中修、专项整治及日常维护支出等动态数据。也可以根据生产和经营管理的需要以及设备设施的专业特点增进一些相应的项目和内容，特别是对于涉及设备设施的投资性支出必须分门别类地反映在“一件一档”档案中。

2.规范建档要求。设备设施“一件一档”的建立，应以企业财务台账反映的固定资产范围为基础，以单位固定资产卡片或原始记录为依据，并且遵循各专业技术设备台账、设备履历簿的分类标准或管理方法。一般情况下，设备设施能够单台或单件记录的，原则上要独立建档;对于财务部门固定资产卡片上未能按照单台、单件记录的设备设施，或自成系统单元，不易再划分识别的（如供电系统、监控信息平台等），可以按系统独立建档;企业的厂房、房屋按照“栋”建立;其它建筑物按照“座”“处”“个”单件建立;站场服务设施按照“站”“场”“所”建立。

在建档过程中，要特别注意设备设施动态变化数据的记录和整理，如设备设施在其整个寿命周期内发生的所有投资性支出和维护保养性支出包括购置、运用、维护保养、中修、大修、更新改造、加装改进、技术升级、专项整治等所有的信息，必须按照规定时段和时间节点，分门别类，逐项逐笔记录和整理，并清晰地反映针对设备设施实施的项目类别、时间、支出金额、实施负责人、验收人等内容，严禁虚列、错列、漏列等行为的发生。

3.大力采用信息化手段。随着现代信息化技术的快速发展和大数据时代的到来，加之设备设施种类繁多，技术规格、质量标准愈来愈高，各种数据、参数愈来愈庞杂，传统意义上的低质建档、人工编撰的方式显然愈来愈难以满足实际的工作需要。因此，推行设备设施“一件一档”管理，首先要大力采用信息化手段，要根据企业生产类型和现有主要设备设施状况，进行充分的系统调研分析，考虑实际使用和信息化技术的标准格式，按大系统分类制定专用设备设施“一件一档”的标准格式，在此基础上专门开发“一件一档”管理信息系统，并将其纳入企业管理信息网络，利用先进的信息技术手段，实现设备设施“一件一档”信息数据及时传递与网络共享，进行网上数据汇集、分类管理、集中会审、适时考核、及时监控、动态修正等。通过高效快速的信息处理能力，使设备设施“一件一档”管理工作更加科学、合理、高效准确，数据和资料的收集、整理、归档、分析更加可靠。

三、推行设备设施“一件一档”管理的方法和措施

设备设施“一件一档”管理既是企业生产经营管理的基础性工作，也是对传统企业经营管理理念的进一步拓展和深化，各类企业特别是大中型制造类和交通运输生产类企业都应该积极推进设备设施“一件一档”管理，以期不断改进和提升企业管理水平。

1.要有专门机构或指定专人负责。“一件一档”管理工作是一项十分细致严谨的工作，涉及面广、范围大，溯及时间周期长，技术含量专业要求高，特别是在一些管理基础薄弱、设备设施资料数据不齐不全的企业更是如此。因此，企业推行“一件一档”管理，原则上应该有专门的机构或指定专人负责，通常情况下，考虑资料数据来源的准确和可靠，一般应由财务部门或者设备设施管理部门牵头、各业务部门配合组织进行。

2.应制定统一明确的工作要求。为确保“一件一档”管理工作的顺利实施，企业应制定统一的工作方案，提出明确的工作要求，包括实施“一件一档”管理的目的、意义、实施范围、内容要求以及方法步骤等。

3.抓好基层基础。企业推行“一件一档”管理，重点在基层车间、班组，难点在原有设备设施的资料收集整理。要认真深入进行摸底调查，通过现场调研查看、座谈、个别访问、查阅账册资料等多种方式摸清家底。要以各基层单位、各部门的财务账反映的固定资产范围为基础，以固定资产卡片为依据，遵循各专业技术设备台账、设备履历簿的分类标准或管理方法，以这些资料、数据为依托开展建档工作。“一件一档”的基本档案资料除设备规格、设备型号、购置时间、使用年限、技术参数、修理状况等项目外，可以根据相关业务部门的要求，结合设备设施的专业特点，增加相应的项目和内容。对于在固定资产卡片上未能按照单台、单件记录的设备设施，“一件一档”建立时要依照有关技术标准，尽可能单件单台建立。

4.综合协调，统筹兼顾。设备设施“一件一档”管理涉及企业管理的方方面面，必须综合协调，统筹兼顾。要自上而下布置安排，统一步骤，确定工作标准，明确工作要求;要自下而上反映现场设备设施状况，即班组及时、准确记录、登记台账，车间根据班组提供的情况逐一核实并上报，相关部门根据车间上报的资料逐项分析核实，使公司、车间、班组三级台账完全相符，真正达到闭环管理。要上下结合，及时更新台账各项信息，即车间、班组及时向相关部门反馈更新信息，相关部门则根据反馈的信息安排专职台账管理人员进行检查、指导、纠偏，真正实现动态管理。

5.集中会审，逐次提高。为确保及时发现“一件一档”管理工作中存在的问题和不足，应定期对整个管理过程开展集中会审和评价。集中会审的重点是分门别类对各基层单位专用资产和通用资料“一件一档”基础档案建立情况、考核期内费用支出数据录入的准确性及合理性、“一件一档”运用情况进行阶段性审核。为保证集中会审与会计核算期间的一致性，一般应按年度进行集中会审，集中会审要充分体现专业性和综合性相结合，并突出专业性，以有效提高集中会审的质量和效果，及时进行数据修正和纠偏，总结好的经验和做法并积极进行推广。会审一次，改进一次，一个阶段一个阶段逐次提高。

6.定期考核，持续推进。在推进设备设施“一件一档”管理工作中，要建立和完善考核激励机制。从明确考核内容、考核分工、考核方式、考核标准等入手，建立和健全考核评价机制，按期进行考核，充分激发和调动企业全员参与“一件一档”管理工作的积极性。考核的内容和重点应包括各车间、各部门设备设施“一件一档”建立情况，考核期内有关数据的录入、维护、更新情况和业务部门、综合部门对各种设备设施“一件一挡”的管理使用及监督检查情况。考评的方式可以采取定量考核与定性考核相结合，同时实行联挂联考，即业务部门的考核结果要与基层单位的考核结果挂钩，综合部门的考核结果要与各业务部门和基层单位的考核结果挂钩，通过比对分析，严格标准，赏罚分明、奖优罚劣，推进设备设施“一件一挡”管理工作的扎实有序开展。

参考文献：

[1] 毕冕.项目管理[M].复旦大学出版社，2000

[2] 余小三.路政管理规定之立法进步析评[J].武汉交通管理干部学院学报，2003（12）

（作者单位：大秦铁路股份有限公司榆次站 山西晋中 030600）

（责编：李雪）