医学院校试剂耗材信息化管理平台的构建与实践

赵志强 郑 丽 王 喆 张 伟 吴 兵

[文章编号] 1672-8270(2015)09-0112-03 [中图分类号] R197.324 [文献标识码] A

医学院校试剂耗材信息化管理平台的构建与实践

赵志强①郑 丽①王 喆①张 伟①吴 兵①

[文章编号] 1672-8270(2015)09-0112-03 [中图分类号] R197.324 [文献标识码] A

目的：基于试剂耗材信息化管理平台的构建与实践，实现医学院校试剂耗材信息化管理水平的提升。方法：以规范化管理为导向，以高效服务为宗旨，以信息技术手段为依托，建设信息化的管理平台，规范试剂耗材的采购、供应与报销。结果：试剂耗材信息化管理平台改变了其粗放式管理的传统做法，极大提高了科研教学的工作效率和科研经费的使用经济效率。结论：试剂耗材信息化管理平台加强了试剂耗材管理的信息化、规范化及专业化，建立了科学完善的管理体制，提升了服务保障功能。

试剂耗材；管理平台；信息化管理

[First-author’s address] Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China.

试剂耗材是高等医学院校开展教学和科研工作的重要物质基础和保障，随着政府对高校科研经费投入的不断增加，以及高校科学研究的日趋发展，对试剂耗材的需求越来越大[1]。试剂耗材具有品种型号繁多、应用量大、易于损耗、专业性强、质量标准严格以及价值涵盖宽等特点，因此高校对这类物资的管理较为薄弱，存在一些管理漏洞[2]。为了规范试剂耗材的采购、供应与报销，以规范化管理为导向，以高效服务为宗旨，应以信息技术手段为依托，建设信息化的管理平台，从而实现试剂耗材管理的信息化、规范化、专业化及高效化，达到统一管理、安全使用、专业服务和支出透明的目标[3]。

1 传统管理模式存在的问题

医学高校中无论是科研或教学，实验室数量众多，所涉及专业多，所需试剂耗材涵盖生物、化学及电子元器件等多种领域，与其他学科比较具有种类型号繁多、应用量大、易于损耗、采购周期短、质量标准严格、存放条件要求高以及价值涵盖宽等特点。因此，长期以来试剂耗材的管理成为医学高校的一个难点[4]。传统的试剂耗材管理采用分散采购、分散到货及分散付款模式，即使用人员自行联系供应商采购所需试剂耗材，供应商直接将货物送到实验室中，再由采购人员自行到财务处报销。这种分散管理模式不仅大幅增加了使用人员在采购报销过程中的时间与精力，同时也存在采购盲目性、失范性，而且易造成经费的流失，也易滋生腐败问题，给学校的发展带来不必要的经济损失及负面影响。因此，创新采购管理模式，建立医学院校试剂耗材的信息化平台势在必行。

2 信息化采购平台创新管理模式

建立并逐渐完善医学试剂耗材信息化采购平台，利用信息化创新管理模式将该行业的供应商通过招标，遴选出一批符合需求的入围，再将入围的供应商信息集中整合，供应商所生产或经营的产品目录导入到数据库中，试剂耗材的使用人员可以根据各自的需要在平台中查找所需购买的产品，比较优劣，选定后加入购物车下单，经三级审核后，订单生成进入供货环节。供应商凭单供货，货物由管理人员，采购人员和供应商三方验收方可出库使用。平台管理人员集中统一到财务处办理报销业务，试剂耗材信息化采购平台流程如图1所示。

与传统的采购模式相比，信息化采购平台大幅降低了采购人员花在试剂耗材采购报销上的时间与精力，并可通过价值质量比对，进行择优选择。利用信息化采购平台进行试剂耗材的供应，从供应商准入资质审核到实验人员的采购需求及财务部门支付，全过程监控，实现公开、公正及透明，从根本上杜绝了腐败现象的产生，也极大的提高了科研经费的使用效益。信息化采购平台的应用建立，实现了试剂耗材管理工作流程的规范化、标准化及透明化，提高工作效率和采购资金使用效益的同时，也将极大提升医学试剂耗材管理水平。

3 提升服务保障功能

图1 试剂耗材信息化采购平台流程图

做好医学高校试剂耗材的管理，必须要进一步建立和不断完善内部的管理机制[4]。通过建立结构合理、配置科学、程序严密以及制约有效的运行机制，加强管理人员对试剂耗材安全管理知识的学习与培训，提高管理人员的服务意识，为学校教学科研的有序开展提供有效的支持和保障。

3.1 加强管理 规范制度

管理制度的规范化是实施有效管理的前提[5]。为了使医学院校教学科研的物资质量得到有效的保障，首先要建立完善的试剂耗材的相关管理制度[6-7]。供应中心根据国家有关的法律法规建立和完善试剂耗材的采购规章制度，根据《中华人民共和国政府采购法》限定非政府采购项目下的自采产品，通过完善“实验室安全管理制度”和“化学危险品管理办法”限制易制毒和毒麻品的采购，建立试剂耗材信息化采购平台的使用制度，规范管理流程，保证试剂耗材从采购到使用的各环节均有章可循有法可依，实现全过程监控、公开、公正及透明化，减少腐败行为及浪费现象，构建学校对试剂耗材规范化管理的长效机制，全面提升学校对试剂耗材综合管理的水平[8]。

3.2 完善用人制度 强化人员素质

管理人员是物资管理的主体，试剂耗材管理需要由管理人员贯彻落实，因此建立一支业务素质高、结构合理、服务态度好及精干高效的团队，是提高管理服务水平的重要保障。基于管理人员在试剂耗材管理工作中的重要性，对管理部门人员进行制度化管理建设与创新尤为必要[9-10]。人员管理制度实施好坏取决于管理人员的个人道德品质、工作素养及管理意识等因素。试剂耗材管理工作是一项技术性、专业性很强的工作，因此要求管理人员在工作过程中不仅要有强大的理论专业知识作为基础，还应熟悉业务管理环节，具有一定的业务知识，并具备一定的责任感，在工作中各司其职，发挥其在试剂耗材管理中的作用，加强管理人员的培训力度，调动员工的工作积极性。

3.3 强化服务意识 提高服务功能

服务管理部门应更好地服务和保障学校教学及科研活动的顺利开展，不断提高服务意识，改进服务方式，增加服务内容[11]。在工作中应加强与科研人员、教职人员的沟通和联系，听取其对试剂耗材信息化采购平台的意见和建议，全面优化系统功能并加以反馈[12-13]。监督供应商按照学校要求做好产品信息完善，严格依照合同条款做好产品供应工作，考察其服务质量及信誉度，维护买卖双方的和谐关系，提高供应效率，满足采购人员的多样性、个性化需求。同时，严格把握验收工作，确保采购产品的质量安全、以保障教学和科研工作的顺利开展。明确科研经费的开支范围、审批权限和报销规定，方便项目负责人及时了解项目的支出情况，同时指导项目负责人及采购人员按照相关法律法规开展科研活动，依照预算合理使用经费，并敦促供应商及时送交发票，统一做好财务报销工作，以保障科研经费的使用效益[14-15]。

4 结语

通过建立试剂耗材信息化管理平台，加强了试剂耗材管理的信息化、规范化及专业化，改变了粗放式管理的传统做法，建立了科学完善的管理体制，提升了服务保障功能，为保障学校科研与教学的物质基础、提高实验室使用的安全性和科研教学的工作效率，为科研经费使用的经济效益提供可靠保证。

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Establishment and practice of reagent and consumables information management platform in medical colleges and universities/ZHAO Zhi-qiang, ZHENG Li, WANG Zhe, et al// China Medical Equipment,2015,12(9)∶112-114.

Objective∶ To achieve greatly promote the level of our reagent and consumables management. Methods∶ To build information management platform in order to normalize reagent and consumables procurement, supply and reimbursement, which have been taking standardized management as to lead to, taking efficient service as an aim, and taking information technique means as the basis. Results∶ Reagent and consumables information management platform has set up to change its traditional extensive management, and greatly improve the efficiency of scientific research as well as the usage efficiency and economic benefit on funds in scientific research. Conclusion∶ Reagent and consumables information management platform strengthened the management with informatization, standardization, specialization and high-efficiency, meanwhile established a scientific and perfect management system and enhanced the service function.

Reagent and consumables; Management platform; Information management

赵志强,男,(1979- ),博士, 副研究员, 首都医科大学设备与实验室管理处，从事设备与实验室管理工作。

2015-05-25

①首都医科大学设备与实验室管理处 北京 100069

DOI∶ 10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.09.036