改进船舶国防科技报告管理工作的研究

奚 昕，吴 昊，阎 涛

（中国船舶重工集团公司 第704研究所，上海 200031）

0 引言

国防科技报告是重要的特种文献，是科研管理部门按照有关规定，由科研项目完成者按照《中国国防科学技术报告编写规则》格式要求撰写和提交的，能够完整而真实地记录该科研阶段先进科学技术内容和经验教训，以技术积累、传播和交流为目的的科学技术报告。它是国家宝贵的知识、信息产品和重要的战略资源[1]。

船舶科研院所提交的国防科技报告是指本单位所承担的与舰船有关的国防科研、预研、技术基础、型号装备等项目的科技人员按照规定格式撰写的，能够完整而真实反映其所从事科研活动的技术内容和经验的特种文献[2]。

1 国防科技报告管理工作现状

某船舶设备研究所的国防科技报告工作从2000年开始，经过14年的发展，国防科技报告工作取得了一定的成绩。

首先，报告篇数不断增加。从2000年至2013年，共提交国防科技报告1193篇，近几年一直呈现上升趋势。如图1所示。

其次，报告质量不断提高。在1193篇国防科技报告中，被评为一级报告的达到431篇，占总数的36.1%，近三年的一级报告率均超过了38%。说明科研人员真正把撰写国防科技报告作为科研任务中一项重要工作来做，努力将报告写得真实、详尽。这不仅是对自己工作的一种记录和总结，也为单位、为年轻同志留下了一笔宝贵的财富。

图1 某船舶设备研究所提交国防科技报告数量

该研究所国防科技报告现在的管理模式是：科研人员根据科研项目要求撰写完国防科技报告后，交所技术管理部门对报告进行形式审查，审查合格的交由相关专业副总工程师进行技术内容审查，填写审查意见。国防科技报告撰写者收到形式和技术内容审查合格的国防科技报告后，按照《中国国防科学技术报告编写规则》编制出国防科技报告纸质版及电子版交所技术管理部门，技术管理部门统一在审定表上加盖所章后，上报集团公司国防科技报告管理办公室。具体如图2所示。

图2 国防科技报告管理模式

2 管理工作中存在的问题

2.1 国防科技报告工作未能正真纳入科研项目程序

国防科技报告的征集工作应贯穿于科研项目的整个过程，包括科研项目立项时、项目研制过程中、项目验收等环节。某个科研项目应该在哪些节点时间提交多少篇国防科技报告应该在任务下达通知时就应该明确下来，把国防科技报告提交完成与否同项目执行率结合起来，项目管理部门应将此作为考核的一个指标。但由于种种原因，现在的国防科技报告工作并未与项目各环节紧密结合。现在国防科技报告主要有两部分来源：一是集团国防科技报告管理办公室每年给单位下达的国防科技报告提交计划；二是由科技人员自主选择写作题目进行撰写，随意性较大。

2.2 国防科技报告管理人员工作量不断增加

该船舶设备研究所国防科技报告管理人员一直是配备一名人员，但随着国防科技报告提交量的逐年提升，管理人员的工作量也逐年增加。国防科技报告管理人员的工作职责是收集全单位的科技人员撰写的国防科技报告（电子版），对每篇报告进行形式审查，发现有格式方面问题的报告退回并告知撰写者，待撰写者修改完毕后，再次进行审查。若格式正确，给予当年的基层编号，将国防科技报告按专业分发给主管专业副总工程师进行技术内容审查。形式和技术内容都审查好的国防科技报告再次转交撰写者进行打印（纸质版）。最终汇集齐纸质版国防科技报告，将审定表盖上单位公章，统一通过机要渠道上报集团公司国防科技报告管理办。

粗略计算一下，国防科技报告管理员平均针对一篇报告所花的工作时间约1.5个小时。如果一年全单位提交200篇国防科技报告，那么国防科技报告管理工作所花的时间将达到300小时，每年要花费近两个月的工作时间进行国防科技报告的收集和上报工作。随着报告书的逐年递增，工作时间还将进一步增加。

2.3 国防科技报告利用率较低

现在本单位的科研人员撰写国防科技报告的作用主要是为了项目结题、试验验收、课题查新、评定职称等，这些国防科技报告上交后就较少有人再去查询利用它们，致使国防科技报告没有得到充分交流使用。

国防科技报告因不受篇幅限制，往往内容详尽、具体，包括大量的图表、数据以及科技工作成功的经验或失败的教训，可操作性强，极有实用价值。普通期刊只能发表非密的论文，而国防科技报告可以发表涉密内容，能为从事国防科技研究的人员提供一个发表和交流学术见解的平台。因此如何利用好国防科技报告这一丰富资源是国防科技报告管理部门的又一重要工作。

3 对国防科技报告工作的几点建议

3.1 将国防科技报告工作真正纳入科研管理程序

在科研项目立项阶段，项目建议书或任务通知书就应该将提交国防科技报告的数量、时间等明确，在项目验收、鉴定、报奖等阶段都应考察国防科技报告工作的完成情况。国防科技报告工作应该由科研项目（技术）管理部门、科研项目承担单位和情报信息管理部门合作，将国防科技报告工作与科研项目完全挂起钩来，融入科研项目的全过程管理[3]。

3.2 国防科技报告部分管理工作下放到基层单位

在现有机关管理人员编制数不再扩大的前提下，建议在每个基层单位设立一位国防科技报告联络员，每篇国防科技报告在撰写完后不直接提交到技术管理部门的管理人员，而是先由各基层单位的国防科技报告联络员收集各自部门所写的国防科技报告，由联络员先对报告进行初步审查，如发现问题直接在部门内部就修改完毕，待一个部门的报告收集齐后，由联络员统一发给技术管理部门管理员，技术管理部门管理员在完成形式审查及最后技术内容审查后，也统一将最终稿转发给各联络员。技术管理部门管理人员负责对各部门的联络员进行国防科技报告编写规则的培训。这一做法的好处有：

1）能够减少技术管理部门对报告的审查时间。因有些格式问题已经被联络员发现，在部门内即可修改完毕，大大减少了国防科技报告提交到管理部门的出错率。

2）能够减少技术管理部门管理人员的反馈次数。原先每位撰写者写完国防科技报告后直接提交到技术管理部门，如果每年有100位作者写国防科技报告，那么管理人员就要面对100位作者进行审查意见的反馈，有时甚至要往复好几次，面对这么多作者，难免有遗漏或出错的时候。但有了联络员后，技术管理部门管理员只需面对十几位联络员，所有审查意见统一反馈给联络员，再由联络员分发到各个撰写者。

3）便于各部门进行国防科技报告的统计。因为有了联络员制度，联络员就能对各自部门每年撰写国防科技报告的情况进行方便的统计，并对这些报告进行有效的管理和再利用。

3.3 加强信息化建设，加大国防科技报告利用率

现在，该船舶设备研究所正在推进国防科技报告工作的信息化进程。情报信息管理部门正在建设本单位数字图书馆，国防科技报告作为科技文献的重要组成部门将被纳入数字图书馆，供科技人员阅览使用[4]。这一举措将把那些沉睡在档案室里的国防科技报告重新唤醒，新来的科技人员或其他需要检索国防科技报告的人员可以轻松得看到“前辈”所做的科研项目，汲取他们的成功经验，吸取他们的失败教训，使自己能少走弯路，尽快取得科研的成功[5]。当然，国防科技报告大多涉及国家秘密，在被使用前要制定一套行之有效的规章制度，在使用时要严格控制知悉范围，审查查阅、使用者的密级和使用目的，防止国家秘密的泄露。

4 结束语

国防科技报告是国防科技发展的重要资源，对于促进装备现代化建设具有非常重要的意义，同时也是科研单位的宝贵财富。应该集合单位领导、机关职能部门、基层单位、科研人员等各方面力量，共同做好本单位的国防科技报告工作。

[1]时春丽.关于国防科技报告工作的思考——以中国原子能科学研究院为例[J].科技成果管理与研究,2010(12): 52-53, 90.

[2]代玉东, 魏敬.浅议航天国防科技报告的开发与利用[J].航天工业管理, 2004(3): 27-29.

[3]陈卫红.航天国防科技报告知识管理研究[J].航天器工程, 2009, 18(2): 95-99.

[4]张刚.关于加强航天国防科技报告利用的几点思考[J].航天工业管理, 2005(1): 21-22.

[5]尹益辉, 胡文军.简论GF报告的作用与使用[J].中国科教创新导刊, 2008(8): 14-16.