手持PDA在检验工作流程管理中的应用

谢莉杰（福建省产品质量检验研究院，福建 福州 350002）

手持PDA在检验工作流程管理中的应用

谢莉杰
（福建省产品质量检验研究院，福建 福州 350002）

PDA是一种手持式的掌上信息录入和数据导出的设备，它具有信息录入和条码扫描功能。由于PDA体积小巧、方便携带，已在很多行业广泛应用。本文主要从样品管理、检验管理、设备管理、报告管理等方面讨论了现有管理中的缺点及手持PDA给检验工作管理带来的便利。

手持PDA ；二维码；检验工作

1 引言

随着计算机通信技术的发展，移动终端设备的应用也越来越广泛，越来越多的行业机构考虑借助这些高科技产品来改善工作流程，降低劳动成本，提高工作效率和质量。PDA（Personal Digital Assistant，个人数字助理）是可移动的便携式电子产品。PDA通常具有红外和蓝牙接口，便于无线传输。它配有条码扫描功能，可通过无线或有线的方式访问数据服务器，与服务器进行数据交换。它还可作为一种手持式的掌上信息录入和数据导出的设备，采用手写笔作为数据输入设备，它相当于扩展了计算机的输入能力。由于PDA具有体积小巧、方便携带、易于二次开发等优点，现已被广泛地应用，如餐饮、快递、医院等行业。但是手持PDA在检验工作的管理中，还没有得到应用。

首先介绍一下检验工作流程。委托方带着检测样品到检验机构提出检测申请，填写好委托单交给业务室。业务室受理检验业务并检查样品是否完好，确认无误后开检验流转卡，然后将流转卡分发给各个检验室。检验室主任接收流转卡后下发给检验员。检验员接到流转卡后去领取样品开始检验。检验员检验结束后将样品入库，然后开始编制报告。接着是报告校核人员校核报告，报告审定人员审定报告。最后报告批准签发。

现有的检测工作流转方式是将检验业务的信息反映在纸张化的任务卡上，并且由一个流程人员交给下一个流程人员。这种方式对检验工作及时性造成了影响。检验周期过长有可能造成有些检验报告不能按原计划准时完成，影响客户对检验机构的信任。这对检验机构的业务发展也会造成损失。

本文主要从样品管理、检验管理、设备管理、报告管理等方面讨论手持PDA在检验工作管理中的应用。

2 样品管理方面

在一个试验室里同时在试的样品数量很多，有成百上千，而且有些是同一型号同一厂家但不同检验性质的样品。许多样品外观看上去都差不多，尤其是电线电缆产品，仅凭外观难以区分。目前的区分方法是在每个样品上挂一个小标签，上面注明每个样品对应的工作令号。这样每次查找样品的时候需要先仔细查看样品上的小标签。由于不清楚样品具体存放位置，这种方法在样品多的情况下查找难度大、速度慢、易出错。

我们可以借助二维码对样品进行识别。在接收样品后，每个样品就产生一个二维码。同时，样品接收人员将样品所有信息录入管理系统，并将检验任务卡提交给相应的室主任，节省了时间和人力。接着，样品进入样品库等待检验。当检验人员在接到检验任务后，只需用手持PDA对着二维码进行扫描，即可查询到这个样品的具体存放位置。这样就避免了错误的发生，还提高了工作效率。检验人员在找出样品后，样品管理人员在管理系统中录入“样品出库检验”的信息，在检验人员完成检验归还样品后录入“样品试毕入库”的信息，这样就便于对样品进行管理。

3 检验管理方面

当检验人员在检验过程中需要查询样品的相关信息时，只需用手持PDA对二维码进行扫描，即可查询该样品的所有相关信息。这就减少了来回往返于试验室与办公室查找样品信息的时间，提高了工作效率。另外，现有的管理系统中无法查询到样品的检验状态，只有检验人员本人才知道样品的检验进度。应用PDA设备后，管理人员可以及时查询到样品出库检验、样品检验完毕入库等状态，实现对样品的检测进程跟踪管理。而当室主任接到新任务卡时，也可以及时查询每个检验人员检测完成情况，以便合理分配任务。

4 设备管理方面

检验机构的试验设备种类繁多、数量大。如果手工对这些设备进行登记管理，不仅工作量大而且容易出错。我们可以利用PDA的录入功能，及时对设备的信息进行录入。对于新购置的仪器设备，在设备现场就可录入设备信息。每台设备对应一个二维码，该二维码包含了设备名称、型号、厂家、有效日期、计量状态及特征描述等信息。当试验室与办公室相隔较远时，可以很方便地查询到设备信息，提高了工作效率。在检验人员完成一项试验项目时，只需用PDA扫描对应仪器的二维码，即可完成仪器使用登记，这简化了原来手工登记的过程。另外利用PDA设备还可实现设备档案资料管理的无纸化，减少了手工记录，降低了错误发生概率。

5 报告管理方面

在现有管理中，管理人员无法查询到报告的实时状态。报告审批采用纸质传递逐级审核，在此过程中如果发现错误还需要返回上一级审核修改并重新打印纸质报告。在实际工作中，由于指定签字人往往处于中层领导位置，经常需要出差等，这样报告完成时常常存在不能及时签字的现象，导致大量的时间被浪费。我们利用PDA及管理系统进行报告管理后可以改善这种情况。我们采用电子报告审核的方式，这样就算其中某些人员外出也可以通过电脑登录管理系统完成相关工作。报告编制完成后，报告编制人员在系统上录入“编制完成”的状态，然后提交给报告校核人员。接着校核人员、审定人员都进行同样操作。这样在系统上就可以直接查询到报告的实时状态，同时也记录下了相关人员完成的时间。这就有利于提高报告的及时率。

结语

本文通过引入手持PDA设备及相关管理系统，改进现有的工作模式，实现样品管理、样品检验、设备管理、报告管理的自动化运作，从而提高检验工作质量及效率。

[1]毛勇，江传华.手持式PDA在计量器具管理中的应用[J].计测技术，2010，30 （01）：39-40.

[2]张久朋.NY检测中心食品检测业务流程优化研究[D].山东：山东大学，2012.

U446

A