生产阶段文件管理程序体系的构建

朱昀蕾

（海南核电有限公司 海南昌江）

一、前言

海南昌江核电项目一期工程以秦山核电二期为参考，采用翻版加改进的方式建设2台650 MW压水堆核电机组。生产阶段文件管理模式如何借鉴工程建设期间的经验和教训，并结合集团公司信息化战略部署，探索出一套行之有效的文件管理方法，是未来工作的努力方向。文件管理作为公司管理领域的一个重要组成部分，在满足公司质量保证大纲的要求下，形成了一套完整的文件管理程序。一套完整合理的程序体系还能将管理最新的期望，工作中的良好实践，实践中经验教训等内容反馈出来，通过文件的形式保存下来，以实现知识技能和经验的传承。

二、生产阶段文件管理组织架构

海南昌江核电站项目正在从建造阶段逐步平稳过渡到生产阶段，在文件管理方面，即要满足生产阶段文件管理需求，又要兼顾建造阶段文件管理规范。HNPC文件管理体系采用集中控制、分级管理的原则。HNPC在信息文档处设置基准文件库，在各部门设立部门工作文件库，对文件进行分级管理。各部门的文件管理工作接受信息文档处的业务指导和监督。信息文档处作为HNPC文档归口管理部门，业务职能涵盖从文件的生产到销毁的整个生命周期，负责对基准文件、资料和档案的管理，即集中控制；各部门负责对其工作范围内的工作文件进行管理，承包商则应按合同规定对其所承担工作范围的文件进行管理，即分级管理。

三、文件管理程序体系结构及主要内容

生产阶段文件管理程序纳入公司生产质量管理手册（PQOM），作为第25章内容。截止2015年4月底已生效23份程序，完成程序体系的95%，已建立生产阶段文件管理程序构架。文件管理程序体系结构如图1所示，文件管理程序主要内容见图2。整个文件管理程序体系涵盖了公司内所有应当控制的文件，包括所有生产、管理业务活动和事务以及在业务活动中产生和接收的所有文件，及产生文件的信息系统。

图1 文件管理程序体系结构图

1.文件体系

根据文件的使用和管理要求，应对不同类别的文件使用不同的管理原则加以控制，文档体系结构如图3所示。

2.生产文件处理流程

（1）总体原则和要求。使用正式规范的文件格式，包括规范的封面格式、内容要求和统一的文件编码，任何不规范的文件不得生效使用；对于承包商提供的文件，在合同（协议）中必须有固定的规范的文件条款，其中包括提供文件范围清单、技术规范、形成要求、编码原则、传递方式、最终验收要求等；应该确定公司文件体系中各类文件的密级、保管期限和具有唯一性的文件编码，受控文件必须有明确的有效性标识；确保文件的最新版本能够及时发送到参与各项业务活动人员手中，应建立有效的文件控制制度，以防止使用过时文件。

（2）文件控制。必须对文件的编制、审核和批准进行控制，必须明确文件编制的格式，规定编制人、审核人和批准人的资格要求和权限，确保文件的正确性和适用性；文件的发布、接收和分发必须履行必要的手续并形成记录，必须按最新文件分发清单进行文件分发，确保最新版文件迅速地分发到有关单位、部门和人员。

图2 文件管理程序主要内容

图3 文件体系

文件分为受控和非受控文件两类。受控文件分发时应及时通知并分发最新版本文件，并将已分发的旧版文件回收并予以销毁。若需保留旧版文件，必须加盖已升版或作废章，以防误用。非受控文件没有此要求。文件的变更必须由审核和批准原文件的同一单位进行审核和批准，或由其他部门专门制定的单位审核和批准。文件发生变更时，应迅速通知有关单位和人员，及时回收或标识作废过时的文件。对各类文件（包括管理程序、技术程序、来往函件、商务文件、记录报告等）的产生过程及详细要求制定了相应程序予以规定。

（3）文件的整理、归档。文件归档要求和档案管理要求详见相关档案管理程序。

（4）电子文件的管理。电子文件包括纸质文件电子化以及电子信息系统中直接生成的电子文件。对于长期、永久保存的电子文件，应同时保存纸质文件，并使用不可擦除或不可修改的介质或光盘存贮。电子文件的升版、作废与纸质文件的升版、作废同步进行。保管期限及密级的划分工作参照纸质文件密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的收集要求详见DM-HN-208《文档信息系统及电子文件管理》。

（5）文件的保管。库房必须满足“九防”标准，详见DM-HN-211《档案保管》程序。

四、基于PDCA的程序体系建立与管理方案

一套程序体系的建立与管理的各个环节、各个阶段共同构成了一个典型的PDCA循环。依据PDCA循环原理，提出了生产阶段文件程序体系建立与管理方案。建立和完善文件管理程序体系是通过程序的设计、编写、校对、审核、生效、修订的一个闭环过程来实现。

1.策划阶段

（1）程序总体结构设计与过程识别。为了使程序规范化且具有广泛的指导作用和可操作性，依据HAF法规要求和质量保证大纲，结合现阶段文件管理程序总体层次与结构，同时进行过程识别，确定每一类程序应包含的主要内容。

（2）确定编写人员。为了保证程序编制质量，选择相对熟悉相应专业知识及编制要求的人员编写，并形成相对比较稳定的程序编写队伍。

（3）制定程序编制/修订计划。根据质量保证大纲，信息文档处制定了生产阶段程序编制计划和建造阶段程序修订计划。经程序归口管理部门审核，主管领导批准后生效执行。计划包括程序文件编码、版次、类别、责任人或编写人、计划完成时间、批准人等，并严格按照计划执行编制/修订工作。

2.实施阶段

一个完整有效的程序体系不能缺失的最重要的三个因素：程序本身、程序的使用者以及对任务执行过程的监督。在实施阶段，正确认识程序、培训和监督三者之间的关系是关键，这三个因素共同作用保证着程序的执行效果。通过程序审核与批准发布、程序宣贯、监督执行三个实施阶段来完成。

3.检查阶段

（1）信息文档处自查。应根据整个管理文件体系，体现管理层；支撑层-过程；执行层-技术或方法这样的构架，面向过程和面向职能互相渗透的同时，又能有较为清晰的层次划分，体现不同的逻辑结构。

（2）质保监察。安全质量处根据相关法规与标准的规定，对文件管理程序体系、涵盖内容及执行效果进行监察，制定纠正行动。

4.处置阶段

（1）程序更新与再批准。程序若经修改则需要再次批准生效。修订或升版后的程序应根据程序使用范围进行分发。

（2）信息反馈。根据上述自查及质保监察结果，对发现的问题及时给予纠正，并发起程序修订或升版流程。

（3）持续修改及完善。在前一循环的处置阶段结束时，应将程序体系运行过程中没有解决的问题或者新发现的问题作为遗留项转入下一个PDCA循环中继续实施，这样程序体系的建立和执行就真正成为一个持续改进，永不停滞的过程。

五、程序体系构建过程中的注意事项

1.加强程序宣贯

公司员工对程序的关注和理解程度是程序体系能否有效发挥作用的关键。因此，需要通过培训教育对程序进行宣贯，尤其是新发布或升版的程序，让程序使用者正确理解程序相关条款，提高程序的执行力。

2.应组织程序编制专项培训

海南核电项目是一个年轻的团队，专业文档人员平均年龄还不到30岁，很多年轻员工承担起程序编制任务，由于工作经验的限制，在专业技能和质量管理知识掌握上都有欠缺。对于确定或可能要编制程序的员工，工作前进行编制程序的专项培训。培训内容需包括管理程序体系的基本介绍，程序编制流程，以及程序编写技巧等。在对编写人员进行培训的同时，还应尽量保证编写人员的稳定性，使其通过频繁的培训和实践提高编写技能，进而提高程序的编写质量。

3.建立有效的反馈机制

程序的错误和不足在使用中最容易暴露，因此要建立一种有效的反馈机制，来确保任何一个使用者在发现程序的错误和不足时可以及时上报，并提供修订意见。需要开通各种渠道来接收改进程序的信息，包括培训活动中得到的反馈；交流活动中获得的信息以及外部的信息和建议。

六、结束语

海南核电有限公司生产文件的管理刚刚步入轨道，还有大量的工作要做。如何建立有效的文档管理模式，充分利用文档管理系统，优化文档管理流程，并与各业务电子流程密切配合，使文件流转更高效、资源配置更优化等方面都需进行大量的实践工作。